样机管理制度.docx

关于样机管理办法的通知公司各部:现阶段公司对样机的需求存在着品种多样、部门间循环使用以及 外单位借用等情况，为避免样机遗失，规范样机管理，公司结合目前 实际情况，特制定《样机管理办法》现将本办法下发，请各部门按 管理办法的规定贯彻执行2011年9月1日样机管理制度第一章总则第一条为完善样机管理，提高样机使用效率，规范样机申请、入库、 领用、借用以及归还手续特制定本规定第二条本规定所指的样机包括购买、借入、借出的所有样机第二章样机的管理及使用第三条样机管理涉及的相关部门包括市场部、商务部、综合部以及 其他使用部门第四条商务部、市场部负责与供应商或借用方签订样机合同，同时 负责或督促公司执行合同条款，并及时将合同交综合部存档第五条与供应商签订的样机购买协议条款中须写明样机单价、协议 金额、支付方式、发货时间、收货地址等；向供应商或合作伙伴借入 或借出样机时须签订样机借用协议，并在协议条款中写明借用押金、 支付方式、发货时间、收货地址、借用周期、到期后的处理方法等并 附收货回执；借出样机的借用周期不得超过1个月，若到期后仍需继 续借用的，经办人应办理续借手续并报总经理或副总经理审批第六条借入或购买的样机，需在综合部办理入库手续后由使用部门 办理领用手续。

第七条借出样机的，经办人应在确定收到样机押金时，将借出的样 机、配件交综合部统一安排邮寄并办理登记手续样机借出后，经办 人应要求对方于收到样机当日回寄或回传收货回执，并跟踪借用样机 使用和回收情况第八条若样机为我公司向供应方采购或借用的，经办人在签订合同 后办理费用申请手续，报主管领导批准后，由财务部进行打款，同时， 经办人应配合综合部跟踪样机收货、入库、以及到期归还事宜第九条样机的日常维护由领用人负责，若因人为因素造成样机损坏 或丢失的，由领用人全额赔偿；若借出的样机由于借用方人为造成的 损失，由借用方按合同约定的进行赔偿，若因逾期未收回样机造成样 机损坏或丢失的，经办人负连带责任第十条领用人在工作项目完成后无需占用样机的，应立即将样机及 配件如数归还综合部，由综合部验收合格后办理入库登记第十一条凡属样机转用情况的，相关人员应先将样机交还综合部后 再办理领用签字手续；未经综合部安排，私自转用样机造成遗失的， 其责任由领用人承担第十二条综合部应于每月月底核实样机使用情况，并统计当月样机 的借入、借出、领用情况对即将到期或超过借用周期的样机，综合 部应及时通知经办人，并由经办人负责追回样机。

对公司借入的样机， 由综合部督促经办人按时办理归还手续收回押金第三章附则第十三条本制度自公布之日起执行第十四条 本管理办法最终解释权归公司所有附件：1、样机日常管理表格2、样机借入、借出使用流程附件1:样机日常管理表格（1）样机台账，由综合部负责对样机日常管理，并做好样机台账登 记工作样机台账序品名型号资产编号数量金额入库 时间供货单位经办配件清况费用报销情况备注12345（2）样机使用情况表，用于综合部每月盘点购置、借入的样机使用 情况样机使用情况表序 号品名样机编号配件情况领用 人—月使用情 况/确认人—月使用情 况/确认人—月使用情 况/确认人—月使用情 况/确认人—月使用情 况/确认人—月使用情 况/确认人12345（3）样机借出情况表，综合部用于登记公司向外单位借出、收回的 样机情况，经办人应配合做好收回样机退还押金的联系工作样机借出情况表序 号品名/型号样机编号配件情况借用单位借用期限收取押金情况经办人寄件收货情况收回样 机情况退还押金 情况12345(4) 样机借入情况表，综合部用于登记公司向外单位借入、归还的 样机情况，经办人应配合做好退还样机收回押金的联系工作样机借入情况表序号一品名/型:号样机编号配件情况借入单位借入期 限支付押金情况经办人退还样机 情况收回押金情况12345(5) 样机送修、更换情况登记表，综合部用于登记公司样机维修、 更换情况表，经办人应配合做好收回维修、更换样机的联系工作。

样机送修、更换情况登记表附件2：样机借入、借出使用流程借入或采购样机流程图市场部与供应商是否签订样机合〔同 J旦市场部经办人报主管领导审 批市场部经办人须与 供应商确定押金情 况、周期等，并报主 管领导审批财务部根据协议上的规定或领导批准、打款给供应方X. 『领用各部门根据需要 向综合部领用归还、借用周期到换货或维修综合部办理出 库，并邮寄回供 应商借入的新样机寄 到时，经办人配合 综合部要办理收 （货、入库等手续 /财务部根据协议上的规定确认是否到否借出样机流程图市场部与借用方］ %市场部经办人跟踪< 1市场部对寄出的签订样机合同 1 》报总经理或副样机进行跟踪，若L )总经理审批审批史借方要续借 J综合部办理出库手 续并把样机寄给借 用方，并对寄出的 样机进行统计综合部不予办理 出库手续。