M-电子文件管理SMD.doc

常州 思马德 电器有 限公司管理文件 SMART-XZB-3002电子文件管理办法2003-01-28 实施2003-01-28 发布常州思马德电器有限公司发布电子文件管理办法编制： 年 月曰批准人： 年 月曰页数：共5页（含本页）文件更改记录更改单号更改条款更改标记更改人/日期审核人/日期生效日期常州 思马德 电器有 限公司管理文件 SMART-XZB-30021、 目的为了规范现代化计算机工具的使用，推动现代化管理，使公司管理规范化、 程序化、高效化，同时为了加强公司内部计算机、电子文件的管理，特制定本制 度2、 范围本文涉及的计算机设备，包括所辖公司计算机设备及由其负责管理、使用公 司各部门供其使用于办公、生产与检测等方面的计算机设备及电子文件管理3、 电子文件范围3.1办公自动化：电子公文、信息，3. 2计算机辅助设计（CAD）：电子图纸，3. 3互联网上信息传递：电子邮件4、 电子文件管理的基本方法电子文件归档和电子档案管理工作中采取的主要策略有：4. 1.文档一体化管理原则电子文件、电子档案管理纳入整个公司办公自动化中对电子文件与纸质 文件进行一并归档保存4. 2.管理职能分工文件形成部门负责电子文件的收集、积累和整理，技术部负责技术指导，行 政部为档案管理部门负责监督；电子档案由行政部门归口管理。

电子文件的多媒体集成性文字、图形、声音、影象等多种媒体信息均可以 单独或相互搭配构成电子文件的内容，使得其组成和结构要比纸质文件复杂得 多，甚至会造成同一份电子文件的信息存在不同的载体上，给保管带来很多问题 4. 3电子文件的归档CAD电子文件的归档时限有明确要求CAD电子文件在各研制阶段结束、产 品定型、工程竣工后，由有关责任部门进行系统整理，并在3个月内完成归档办公自动化过程中形成的电子文件的归档，定期归档，现有电子文件随办随 归、电子文件按照纸质文件归档期限规定同时归档等方法1） .技术部在不同的设计和开发阶段，应检查交付的文档的正确性、完整性2） .在产品鉴定前，项目负责人应会同相关部门对所开发的产品图纸的正确 性进行校对，检查应交付的文档的正确性、完整性4. 3. 1签署1）一般应复制成纸张性文件后，进行手签；2）对不能制成纸张性文件的，在文件审签完成后，由审签人员在纸张性的审 批结论上签署；3）在软盘上签署4. 3. 2贮存1） 非纸张性文件应有A、B盘，其中A盘原盘存于行政部，B盘提供使用2） 非纸张性文件应贮存在适宜的环境条件下，如防潮、防尘、防阳光直射、 防压、防消磁等。

4. 3. 3更改1） 由设计者填写更改单，图纸经签署完整后保存部门方可接受，并存入软盘2） 对零星的更改单，可暂时更改使用图纸到一定阶段时集中更改软盘3） 软盘更改由技术部有关人员负责，更改完成后绘制白图或底图交设计者认 可，经校核无误后，按更改后的软盘更改相应的软盘，将原始文件复盖，作为新 版本由行政部存档4. 4计算机文档保密依据公司保密管理办法，公司计算机、电子文件管理应建立相应的保密制度, 具体保密方法有：不同密级文件存放于不同服务器中；设置进入计算机的密码；设置进入计算 机文件的密码或口令；设置进入计算机文件的权限表；对计算机文件、数据进 行加密处理1. 为保密需要，定期或不定期地更换不同保密方法或密码口令2. 经厂长批准，才能查询、打印有关计算机保密数据3. 管理员对保密信息严加看管，不得遗失、私自传播4. 5计算机使用和管理公司鼓励员工使用计算机，以提高公司决策和管理水平在不影响工作情况 下，员工应多加练习，争取能熟练地进行计算机操作禁止使用、传播、编制、 复制计算机游戏或其它软件公司技术部、行政部负责统一管理，并落实责任人未经许可，任何人不得 随便支用计算机设备；不得更换计算机硬件和软件；拒绝使用来历不明的软件和 光盘；严格按规定程序开启和关闭计算机系统。

4.6计算机病毒的防治公司购买使用经公安部批准的计算机杀毒产品；未经许可，任何人不得携入 软件使用，防止病毒传染；凡需引入软件使用的，首先应防止病毒传染；计算机出现病毒，操作人员不能杀除的，须及时报技术人员处理；在各种杀 毒办法无效后，须重新对计算机格式化，装入正规渠道获得的无毒系统软件；建 立双备份制度，重要数据除在计算机贮存外，还应拷贝到其它可存储设备上，以 防病毒破坏而遗失；及时关注计算机界病毒防治情况和提示，根据要求调节计算 机参数，避免计算机病毒侵袭5记录凡归档电子文件由行政部记录于公司《受控文件一览表》附加说明本管理办法由行政部提岀 本程序主要起草人：本程序审核人：。