公文格式及电脑操作步骤.docx

一、红头文件的制作及标准1、进行页面设臵 选择“文件”——“页面设臵”选择“页边距”附签，上：3.7 厘米 下：3.5 厘米 左：2.8 厘米 右：2.6 厘米选择“版式”附签， 将“页眉和页脚”设置成“奇偶页不同”，在该选项前打“丿”选择“文档网格”附签，“字体设臵”，“中文字体”设臵为“仿宋”；“字 号”设置成“三号”，单击“确定”按钮，选中“指定行网格和字符 网格”；将“每行”设置成“28”个字符；“每页”设置成“22”行 然后单击“确定”按钮，这样就将版心设置成了以三号字为标准、每 页 22 行、每行 28 个汉字的国家标准2、 插入页号选择“插入”——“页码”，“位置”设置为“页面底端（页脚）”，“对 齐方式”设置为“外侧”然后单击“格式”按钮，“数字格式”设置 为全角的显示格式，单击“确定”按钮，再次单击“确定”按钮完成 页码设置双击页码，在页码两边各加上一条全角方式的短线；并将 页码字号设置成“四号”；字体任意；奇数页的页码设置成右空一个 汉字，偶数页的页码设置成左空一个汉字3、 发文机关标识制作选择“插入” “文本框” “横排”菜单项，鼠标将会变成"+”，在 Word 2000版面上单击鼠标左键，出现一个文本框，在该文本框内 输入发文机关标识，输入完成后，选中该文本框，单击鼠标右键—— “设置文本框格式”，在这里来设置红头的属性。

选择“颜色和线条”附签，“颜色”设臵成“无填充颜色”选择“大小”附签，“高度”设置成'2cm”;宽度设置成“15.5cm” 注：用户 可根据实际情况调节尺寸选择“版式”附签，单击“高级”按钮， 水平对齐：“对齐方式”设置成“居中”，“度量依据”设置成“页面”； 垂直对齐：“绝对位置”设置成“页边距”，“下侧”设置成“2.5cm” 平行文标准，“8. 0cm” 上行文标准，注：用户可根据实际情 况调节尺寸然后单击“确定”选择“文本框”附签，左、右、上、下都设置成“)cm”，单击“确定” 完成文本框属性全部设置完成，单击“确定”按钮选中文本框内 的全部文字，将颜色设置成“红色”，字体设置成“小标宋简体”，字 号根据文本框的大小设置成相应字号，但要尽量充满该文本框，这样， 宽为155mm、高为20mm、距上25mm的红头制作完成4、红线制作 首先将“视图”——“工具栏”——“绘图”选中，单击“绘图”工 具条的直线工具，鼠标会变成“十”字形，左手按住键盘上的Shift 键，右手拖动鼠标从左到右划一条水平线，然后选中直线单击鼠标右 键，选择“设置自选图形格式”，红线的属性在这里进行设置选择“颜色和线条”附签，“颜色”设置为“红色”；“虚实”设置为“实 线”；“粗线”设置为“2.25 磅”。

选择“大小”附签，“宽度”设置 为“15.5cm”选择“版式”附签，单击“高级”按钮，水平对齐：“对齐方式”设置成“居中”，“度量依据”设置成“页面”，垂直对 齐：“绝对位置”设置成“页边距”，“下侧”设置成“7cm” 行文标准，“13.5cm” 一一上行文标准，注：用户可根据实际情况进行调节单击确定5、 文号制作平行文文号：文号——三号仿宋、居中显示上行文文号：文号——三号仿宋字体、左空一个字的距离；签发人——三号仿宋字体；签发人姓名——三号楷体、右空一个字的距离注：文号一定要使用六角符号六角符号插入方法：选择“插入”— —“符号”——“符号”附签，找到六角符号后，将光标臵于准备插 入的地方，单击“插入”按钮即可6、 主题词制作 选择“表格”——“插入”——“表格”，选中表格，单击鼠标右键 ——表格属性——“表格”附签，“对齐方式”设臵为“居中”；然后 单击“边框和底纹”按钮，在“预览”窗口中将每行的下线选中，其 它线取消，在表格中填写具体内容：主题词用三号黑体；主题词词目 用三号小标宋；抄送、抄送单位、印发单位及印发日期用三号仿宋7、保存成模板文件单击“文件”一一“保存”，“保存类型”：选择“文档模板（*.dot）”；“文件名”：给模板命名；“保存位臵”：模板所在路径（一般不做， 默认即可）。

至此，模板制作完成以后所有属于此种类型的公文都 可以调用该模板，直接进行公文正文的排版 要对该模板进行修改， 可以调出相应模板，方法是：选择“文件”——“打开”，找到相应 的模板路径，若模板保存时按系统默认设臵的，然后单击“打开”按 钮调出模板即可进行修改二、公文正文排版1 依据模板建立新公文：选择“文件”——“新建”——“常用”附 签，选中所需模板，单击确定，调出模板2 制作公文正文内容：正文内容根据用户的实际需求，可以直接录 入文字，也可以从其它软件中将文字复制进来，但必须遵循以下国家 标准：标 题——二号小标宋字体，居中显示； 主送机关——三号仿宋字 体，顶格，冒号使用全角方式；正 文——三号仿宋字体；成文日期——三号仿宋字体，右空四个字的距离，“O”和六角符号 的输入方法一致，不能使用“字母0”或“数字0”代替文号、签发人、主题词——按照模板定义的字体填写完整最后，将 红头、红线、文号、签发人、标题、主送机关、正文、成文日期、主 题词的相互位臵调整好。