2022年会议接待总方案.docx

集团客户会议接待方案 第一部分：会议类别 第二部分：会议物料配备 第三部分：会议各项预定标准 第四部分：会议操作工作流程 第五部分：接待工作操作执行 第六部分：《接待计划实施表》模板 第七部分：短信发送模板第一部分：会议类别类别集团、香港公司各省、直辖市、自治区公司各市公司一类公司领导总经理-- 二类部门正、副总经理副总经理-- 三类正、副处长部门总经理 / 经理公司领导四类其他人员其他人员其他人员第二部分：会议物料配备一、会议物料配备（一）宣传物料布置清单1、机场接机物料布置 接机牌 接待区（接待桌、接待台卡、桌花、欢迎牌） 机场贵宾室（欢迎牌易拉宝 2 个、引导牌）2、酒店物料 酒店外围布置（罗马旗、会议迎宾立牌、条幅、拱门 空飘 气柱、引导牌） 酒店接待处（接待处欢迎背景展板、接待桌 2 张、接待台卡 1、桌花 1 盆） 会议室布置（会议主题背景板、条幅、展区设计、演讲台、演讲台花、嘉宾台卡、排 插、麦克风、投影仪） 导示牌（会议室、会务组导示牌、方向导示牌等）（二）嘉宾高级套房房间物料房卡套、高档洗漱包、台湾水果、插花、厦门特产（馅饼、茯苓糕等）、泡面、红牛、王老吉饮料、雪茄、茶叶，扑克牌、茶盘、茶具、欢迎品偿台卡、欢迎卡（三）会议材料 会议材料准备（代表证、会议手册、笔、笔记本、便签纸、垫板、文件袋、 U 盘、回 执单、会场坐位示意图）（四）会议辅助人员配备 客服经理、速记员、主持人、礼仪小姐（五）车辆 车辆通行证、车上 CD 、饮用水（六）菜单 早餐、茶歇、晚餐、晚宴安排（七）晚宴 餐厅布置（晚宴主题背景板、餐牌） 节目表演（舞狮、提线木偶等厦门特色表演） 灯光、音响、酒水饮料 菜单、桌次安排、排桌座位表（八）会务组 办公设备（ A3、A4 打印机、复印机等） 办公用品（笔、笔记本） 设施 （排插、无线网络等）第三部分：会议各项预定标准一、车辆使用标准接接待内容和标准一类人员二类人员三类人员四类人员高级轿车●●待商务车、中巴、大巴●●●●用大巴车二、酒店预定标准酒店接待内容和标准一类人员二类人员三类人员四类人员五星级（或当的最高●●●●星级酒店）●五星级或四星级安排四星级或三星级●三星级及以下●三、房间安排标准房间接待内容和标准一类人员二类人员三类人员四类人员豪华套房 / 高级商务套房●●●●高级套房 / 商务套房安排标准单人房标准双人房四、花果赠送标准房间接待内容和标准一类人员二类人员三类人员150 元/ 间●●●100 元/ 间水果50 元 / 间房间150 元/ 间●●鲜花100 元/ 间五、用餐标准用餐接待内容和标准一类人员二类人员三类人员四类人员500 元以上 / 人（不含酒水）●●●●300－500 元/ 人（不含酒水）200—300 元/ 人（含酒水）150—200 元/ 人（含酒水）餐桌台卡●●●●六、酒水配制标准接待内容和标准一类人员二类人员三类人员四类人员白酒红酒啤酒七、会场布置标准汇报接待内容和标准一类人员二类人员三类人员四类人员纸巾●●●●台花●●●●交流高档茶水●●会场普通茶水、矿泉水●●八、会场服务标准会场接待内容和标准一类人员二类人员三类人员四类人员接待负责人全程跟进●●●专人负责电梯●●欢迎展架●服务摄影●●●标准速记员●●主持人●●礼仪小姐●●九、娱乐活动安排标准户内接待内容和标准一类人员二类人员三类人员四类人员民俗表演●●活动户外景点观光●●●● （提供门票）活动十、礼品赠送标准礼品一类人员二类人员三类人员四类人员集团 1000 -2000元集团 500-1000 元档次（ 2000-4000 ）( 无) 其他 500-1000 元其他 300-500 元第四部分：会议操作工作流程一、接待工作启动阶段（一）接收接待信息、落实接待任务 1、接收接待文件或领导审批单确认接待任务，包括： OA文件，邮件，呈批 件等。

2、室经理或会议接待组组长确定接待负责人二）确认来访人员类别 1、内部接待分为四类：类别集团、香港公司各省、直辖市、自治区公司各市公司一类公司领导总经理-- 二类部门正、副总经理副总经理-- 三类正、副处长部门总经理 / 经理公司领导四类其他人员其他人员其他人员2、外部接待包括：的方党政军机关、同行企业、相关合作单位、涉外公司人员等，根据领导要求安排接待工作3. 接待负责人前期工作准备： 3、接待负责人检查来访联系函关于来访带队领导、人数、目的、时间、带 队领导职务、联系人的信息是否齐全 4、三类及以上接待由组长发送接待信息至公司领导等相关人员通告此次接 待短信模板如下：（***** 移动一行 *人将于 * 月*日— * 月* 日由 *** 领导带队，来我司进行 ** 方面交流接待负责人： *** ****** ）二、接待工作计划阶段（一）车辆预定 1、提前一个工作日进行车辆预定及确认信息 2、接送行安排 2.1 接送机： ① 接待一类和二类人员：预定贵宾厅，布置欢迎水果及小食根据航班信息，预定对应机楼的厅房将房间号短信发至接机相关人员 ② 接待三类人员， 若无领导前往机场接机， 则可接机单至机场贵宾厅，协助接机安排。

并详细列明客人联系方式及接机司机 ③ 接待四类人员，无须安排全球通贵宾厅，提前向客人发送接送机车辆安 排信息，由客人直接与司机联系④ 送别一类和二类人员：预定贵宾厅，并将客人送至安检口⑤ 送别三类人员：预定贵宾厅，并将客人送至安检口⑥ 送别四类人员：直接送至旅客离酒店大厅即可 2.2 其他交通工具（包括火车，汽车） ： ① 直接与客人联系并约好的点迎接，若客人直接乘坐汽车前往，可联系客 人在出站口迎接，带至目的的二）住宿安排 房费由厦门公司承担时提前领取房卡，并在房卡上标注客人姓名三）用餐安排 接待一类二类客人，结合南北口味，安排用餐，关注民族饮食文化，如有回 族客人，安排清真菜式四）交流会场安排 根据人数、参会人员类别预定会场（五）赠送礼品安排 综合部安排赠送交流礼品，经向部门领导请示后安排赠送礼品二、制作《接待计划实施表》（一）预定结束后，于半个工作日内制作《接待计划实施表》包括：接待日程、礼品安排、车辆安排、活动安排等 （模板见第六部分（二）一类和二类接待日程表交由综合部总经理检查，信息直接汇报给各领导三类接待日程表交由室经理检查四类接待日程表交由组长检查 《接待计划实施表》模板） 公司领导关注的接待应将 第五部分：接待工作操作执行 一、各项接待工作执行（一）车辆1、接待一二类人员按以下标准执行：① 接待负责人提前一至两个工作日预定车辆，保证接待车辆种类和数量，包括高级轿车、中巴车、商务车等，检查车况并确保司机熟悉路线，否则安排司机提 前踩点。

② 接待负责人提前至少半个小时到达客人即将出现的场所，包括机场贵宾厅、酒店、餐厅、会议厅及各活动场所，安排并落实各细节，确保接待工作的顺利开 展③ 车辆全程参加接待工作，并协助接待负责人顺利开展工作2、接待三四类人员按以下标准执行：2.1 接机：接待一类和二类人员按以下标准实施：① 提前 1 天向客人发送欢迎短信包括：厦门天气、接站人员联系、接机 的点内容等信息短信模板如下：欢迎您到福建省厦门市参加**** 会议， *月* 日厦门天气（ ），气温（ ），预计会议期间天气将以（ ）为主我们在厦门高崎机场到达层设立了接待台，请您到 达后与您的客户经理 XXX 联系，： 13XXXXXXXXX 祝您此行愉快！② 接待负责人全程陪同接待负责人及时将航班信息传达至相关领导，落实接机领导行程及使用车辆 根据领导级别及人数安排车辆，一二类领导使用高级轿车，其他人员 1～5 人使用一部商务车，同一航班 6～19 人使用一辆中巴如果 客人携带较多行李，亦可灵活处理③ 接待负责人提前 40 分钟与客人联系，再次确认航班号、起飞时间、人数、并 知会对方联系人在到达后，打开以便联系④落实接机车辆，确保司机熟悉机场至目的的的路线。

⑤接到客人后确认用餐或前往下一目的的的集中出发时间、的点⑥如果航班密集，接机司机较多，合理安排司机插空分批用餐三四类接送标准 ① 提前 1 天向客人发送欢迎短信包括：厦门天气、接机的点、接机司机联系 内容等信息②接待负责人提前 40 分钟与客人联系，再次确认航班号、起飞时间、人数、并 知会对方联系人在到达后，打开以便联系2.2 送别 ① 送别一类和二类人员： 预定贵宾厅， 并送至安检口， 提前确定客人返程时间，向客人发送欢送短信和所到达城市天气情况短信模板如下：中国移动 ** 会议取得圆满成功， 我们很荣幸能为您服务， 希望此次会议给您留下美好的印象，您所到达城市的天气气温为** 度，祝您一路平安！② 送别三类人员： 预定贵宾厅， 确定客人返程时间， 提前向客人发送欢送短信③ 送别四类人员：直接送至酒店大厅即可2.3 其他交通工具（包括火车，汽车） ：① 直接与客人联系并约好的点迎接，若客人直接乘坐汽车前往，可联系客人在 出站口迎接，带至目的的② 送别来访客人：送至各种交通工具的处，若省级客人驾车离开，不熟悉路况 则安排带路员，将客人则送至高速路收费处二）住宿 1、房费由厦门公司承担时提前领取房卡，并在房卡上标注客人姓名。

① 在领取一类和二类人员房卡后，接待人员应检查房卡、鲜花和水果，并安排饮料、茶叶茶杯套装、洗涮套装、欢迎卡及礼品放置于房间内② 客人签到后， 向客人发放或提前在客人房间放置会议资料袋 （包括： 代表证、会议手册、笔、笔记本、便签纸、垫板、文件袋、图等）U盘、回执单、会场坐位示意③ 接待人员及时引导客人填写回执单，以便提前为客人安排返程航班④ 关注领导个性化需求，及时做出调整⑤ 适时为客人发送天气预报、会议信息等服务短信短信模版如下： 温馨提示：明日天气（） ，气温（），会议将于明日 ** ：** 开始，的点在酒店 ** 楼** 厅进行祝您愉快！⑥提前与酒店交待客人早晨叫醒时间，醒服务2、 房费不由厦门公司承担时。