ManicTime时间管理软件使用笔记.ppt

个人的时间管理秘书 ——MANICTIME时间管理软件的使用心得余学锋FRED_C_YU@MSN.COM关键问题今天干了哪几件事在这几件事中• ++ 出了哪些成果 • -- 浪费什么时间、怎么浪费时间的（原因）、为什么会浪费时间、日 后如何改进 • 投入精力的这几件事中，为什么做这些事？排序是否合理？2软件功能对时间的自动记录：Never forget what you were working on.3提纲日程记录（Day）统计（Statistics）系统设置（Tools and settings）使用心得41.1 日程记录Tags条：能看出当天的主要工作项，以及分别用了多长时间• 对于设定开始时间及时长的tag 时段，完成时，可单击进度条 后，将tag的末端拉长到完成时点 • untagged的时段可以分析文档名称来推测 Computer Usage条：能看出多长时间外出，还可Tag标识Applications条：能看出使用了哪些程序Documents条：能看出编辑了哪些文档还可增加Outlook的Calendar条等51.2 日程分析单击Applications条时，在左下角的“Title”窗格，可以看出这各个时段激 活的程序名称（即在用的程序），在右下角窗格，可以统计每个程序的使 用时间比率单击Tag条、Documents条也有同样效果这样，结合Tag，在午餐前、下班前、周五、月底、年中。

可以直 观看到“自己在这段时间里干了什么事”61.3 工具栏Timeline editor：• 可以改变各进度条的位置 • 可以添加outlook calendar、google calendar • 可以添加自定义的custom web source（开放的体系/插件） Date：• 方便地在今天、明天、前天等日期切换 Tags：• 可Add Tag…: 如在外出后返回时，标记刚才干啥了；在集中完成某项 工作阶段，标记这段时间干什么 • 可筛选untagged的时间段，或显示没untagged的时间段，从而对无序 时段进行分析 Stopwatch• 集中干一件事，可tag后记录使用时间，从而提升急迫感、提高效率71.3 工具栏（续）•Day start、Day end、Duration：显示今天的时间情况•Auto Zoom按钮：在时间轴上显示当天的时间进度双击底下 的时间段后，可以显示已流逝的时间占全天的比率•最左下角有个“停止记录”的绿色按钮•Tilter/Advanced search：查询，可按Tags、Computer Usage、Applications、Documents分别查询•Help：有完善的帮助文档8提纲日程记录（Day）统计（Statistics）系统设置（Tools and settings）使用心得92.1 统计针对在Day中记录的内容，在Staticstics中都能按需进行统计• Day duration • Top Applications • Top Documents • Top Comuter Usage • Top Tags • Custom：统计各条目的top项、每天使用电脑时长的day duration 可将上述内容Export后，排序找到top3/5/10，分析花费时间最长的工作Tag、文档 、程序，有多长时间离开工位（非Computer Usage的时间）10统计实例•在统计Statistics 页签Tab，将top20的Tag的Table（下面窗格 的第二个Tab），将数据保存为Excel文件•然后，将各时段的工作（Tags）的时长汇总，就能得到本周用 Tag标记的总时间，相比5天×8h/天=40h，就能初步统计出本周 时间的mark率•然后，选出最重要的5项功能（标记Tag时可用“！”“O”等前缀 来标识，可以是自己负责的工作），可以看出本周时间利用率 和产出112.2 工具栏•时间范围Date Range•快捷选择时间范围Shortcuts• This week，This month, This year, All •Show top：可显示前1/5/10/20/50个•图形/表格 Chart/Table的显示方式•保存/复制 Save/Copy•导出 Export•图标：用不同颜色区分，颜色可选（或许是用来满足不同心情吧）•分包/分组Folder/Group：归纳同类项•连接功能：双击统计图/表，就能自动连接到当天的day记录12提纲日程记录（Day）统计（Statistics）系统设置（Tools and settings）使用心得133.1 系统设置•一般设置General开机启动和运行设置本地语言和计时格式清空统计缓存•监控Tracking设置计算机离线时段阀值是否监控窗口标题和文档名称•隐私和提醒Privacy and notifications显示/隐藏系统托盘图标设置密码•定期备份Scheduled backup其否启用定期备份备份频率及文件路径设置143.2 导出及备份功能•导出：将选定日期内的内容，如Tags、Computer Usage、 Application、Document，逐项导出为Excel格式•备份：将整个监视Log记录导出为.sdf数据库文件15提纲日程记录（Day）统计（Statistics）系统设置（Tools and settings）使用心得163.1 使用感受 •这是个人最忠实的时间使用记录秘书 • 可以24h实时监视在电脑上的操作 • 不在电脑上的工作，寥寥跟他说几句就行 • 告诉他关于自己需要统计的内容，眨眼间结果就呈现出来了 •非常易用：没有操作手册就可以直接使用•做得用心：鼠标在某个按钮上点帮助后，直接跳转到该项的帮助 页上，而非一个笼统的链接；将窗口拉大或拉小时，Tags窗格同 比率放大或缩小地显示BPA•照顾个人隐私，可以随时删除系统记录，还可以设置密码•勤标Tag，就是详细标识各时间段内的工作内容，这样很方便快 速分析自己的时间使用情况；其余的Compute Usage、 Application、Documentation都是为Tag分析提供信息的•活用Tag：重要工作或成果的tag以“！”等符号开头，以便查询、 分析172分钟原则• 立即行动。

有了方向就马上动手去做，不一定全盘计 划得很好再行动• 2分钟原则如果一项工作估计在2分钟内能完成，那 就马上去做，之后返回主要工作上18个人时间管理的效益分析投入产出分析1.标记逐项工作所花时间 ，一般不超过10分钟/每天 ； 2.分析半天/当天时间和精 力的分配情况，一般不超 过10分钟/每天，且越分析 得久就越能发现深层次的 问题； 3.分析每周/月/年的时间和 精力的分配情况，一般不 超过20分钟/每次，且越分 析得久就越能发现深层次 的问题 4.熟悉时间管理软件功能 ：由于系统操作简单，总 共一般不超过2小时1.更加明确工作方向通过每 天对照时间花费情况和几条主 要工作线，对工作重点的认识 也日益清晰和固化 2.明确方向的牵引工作时间 越来越自然而然地分配到重点 工作上：明确的工作方向能有 有效牵引精力都科学分配 3.提升工作乐趣感觉时间和 精力花得值，用到了点上，由 此产生很强的实足感；时间用 在重点工作上后更容易推动工 作进展并产出工作成果，由此 能产生工作成就感 4.提升绩效通过分析时间的 分配情况，可以逐渐消减无效 作业，个人的时间和精力就相 应地转移到重点工作上，工作 绩效提升。

• 没用时间管理软件时，对过往时间和精 力的分配、产出基本没有有效回顾，过去 的就过去了，对时间的开销往往是听之任 之，时间效率往往不高 • 借助于时间管理软件，个人的时间及精 力的分配情况得以可视化，并将形成电子 化工作事项库 • 在个人时间管理上的投入不超过20分钟 /每天(仅占上班时间的1/24) • 运用PDCA循环后，可以更加明确工作 方向和主线，逐渐消除无效作业，大幅提 升工作乐趣和效率 • 在个人管理处于起步阶段，包括但不限 于以下情况时，应用个人时间管理软件的 产出远大于投入： • 在只有模糊的工作方向和几条 粗略的 工作主线/辅线• 没明确的工作方向，限于日常事务 • 工作生活的多方面需并行 • 执行详细计划或日程前1920。