腾讯企业邮箱正式版版用户使用手册.pdf

TENCENT 腾讯企业邮用户手册 En 腾讯企业邮箱用户手册 V 4 1 Powered by Tencent Exmail 18 8 2015 TENCENT 腾讯企业邮用户手册 1 目 录 1 创建篇 5 1 1 阅读 腾讯企业邮箱服务协议 6 1 2 选择注册方式 7 1 2 1 创建收费版企业邮箱 10 1 3 添加域名 11 1 4 设置 MX 记录 12 1 4 1 验证域名所有权 非必需步骤 14 1 4 2 设置 SPF 提升邮件可信度 优化达到率 可选 15 2 管理篇 15 2 1 管理端的登录 15 2 2 首页 16 2 3 我的企业 16 2 3 1 企业信息 17 2 3 2 企业 Logo 设置 18 2 3 3 域名管理 19 2 3 4 企业地址本 20 2 3 5 公共地址本 21 2 3 6 管理员账户 24 2 3 7 修改密码 26 2 3 8 分级管理员 27 2 4 成员与群组 28 2 4 1 组织架构 28 2 4 2 成员管理 30 2 5 系统日志 37 2 5 1 邮件概况 38 2 5 2 邮件搜索 38 2 5 3 登录记录 38 2 5 4 操作记录 39 2 5 5 批量任务 39 2 6 工具箱 40 2 6 1 开放接口 40 2 6 2 内部公告 41 2 6 3 企业网盘 43 2 6 4 邮箱搬家 45 2 6 5 登录模板 49 2 6 6 用户欢迎信 50 2 6 7 邮件转移 51 2 6 8 外域入信限制 52 2 8 收费版增值功能 55 2 8 1 收费版及增值服务简介 55 TENCENT 腾讯企业邮用户手册 2 2 8 2 邮件备份 56 2 8 3 企业签名档 58 2 8 4 个性化登录界面 60 2 8 5 设置 IP 登录权限 61 2 8 6 限制成员外发 62 2 8 7 企业名片 63 2 8 8 RTX 关联号 65 2 8 9 定期修改密码 67 2 8 10 邮件归档 68 2 8 11 发信频率限制 71 2 8 12 邮件审批 72 3 用户篇 75 3 1 登录 75 3 1 1 公共登录页面 75 3 2 邮件收 读 发 76 3 2 1 收信 76 3 2 2 收信规则 77 3 2 2 收信规则 77 3 2 3 阅读模式 78 3 2 4 浏览信件 79 3 2 5 发信 81 3 2 6 商务函 81 3 2 7 发信特色功能 82 3 2 8 邮箱容量 84 3 3 通讯录 85 3 3 1 个人通讯录 85 3 3 2 企业地址本 88 3 4 邮箱管理 88 3 4 1 文件夹和标签 88 3 4 2 收件箱 90 3 4 3 草稿箱 91 3 4 4 已发送 92 3 4 5 已删除 95 3 4 6 垃圾箱 95 3 4 7 自助查询 96 3 5 邮箱设置 97 3 5 1 常规 97 3 5 2 提醒服务 99 3 5 3 帐户设置 104 3 5 4 换肤 107 3 5 5 收信规则 107 3 5 6 反垃圾 107 3 5 7 文件夹与标签 108 3 5 8 其他邮箱 108 TENCENT 腾讯企业邮用户手册 3 3 5 9 移动设备 113 3 5 10 客户端设置 115 3 5 11 信纸 118 3 6 记事本 118 3 6 1 写记事 118 3 6 2 查看记事 119 3 6 3 编辑记事 120 3 6 4 删除记事 120 3 7 明信片与贺卡 120 3 8 文件中转站 122 3 9 企业网盘 122 TENCENT 腾讯企业邮用户手册 4 腾讯企业邮箱用户手册 腾讯企业邮箱是针对企业用户提供的企业邮局服务 用户可搭建属于企业自己的邮局 实现邮件收发等功能 企业将自己的域名按要求进行配置后 即可拥有一批以企业域名为后 缀的邮箱帐号 并可根据需要对这些帐号进行自主的组织 管理和分配 例 如 企 业 的域 名 是 那 么 使 用 腾 讯企 业 邮 箱 就 能 拥 有 类 似 tom david 等帐号 企业使用属于自己的企业邮箱在对外业务 时 能有效提升自身形象 同时可将这些帐号分配给企业员工使用 实现管理职能 除了基础的收发邮件功能 腾讯企业邮箱还针对企业的需要开发了很多实用的特色 功 能 本手册将详细地予以介绍 并指导大家创建 管理和使用腾讯企业邮箱 一些常见的使用问题 您还可以访问这里寻找答案 1 创建篇 1 1 阅读 腾讯企业邮箱服务协议 企业在使用腾讯企业邮箱的服务之前 请仔细阅读 腾讯企业邮箱服务协议 确保您了解 相关的法律细节和服务条款 1 2 选择注册方式 1 2 1 创建收费版企业邮箱 1 3 添加域名 方式一 邮箱链接激活后 即已激活管理员帐号 点击 开始使用 进入域名设置页面 方式二 使用管理员帐号直接登录 TENCENT 腾讯企业邮用户手册 5 要使用腾讯企业邮箱必须先添加一个您可由您企业管理的域名 TENCENT 腾讯企业邮用户手册 6 1 4 设置 MX 记录 如果设置 MX 记录前您的页面出现 验证域名所有权 的指示 请参照 1 4 1 后返回此 步骤 域名的 MX 记录表明了该域名所对应的邮件服务器地址 给域名设置 MX 记录是使 用腾讯企业邮箱收取邮件的必要前提 例如 当有人发邮件给 admin 时 系统将对 进行 DNS 中的 MX 记录解析 如果 MX 记录存在 系统就根据 MX 记录的优先级 将邮件转发到 与 该 MX 相应的邮件服务器上 每个域名商通常都会提供域名管理页面 请登录您域名 的管理页面设置 MX 记录 每个 域名商的后台管理界面略有不同 但其内容是固定的 分别为 温馨提示 为了保证邮件接收稳定 请删除其余的 MX 记录 TENCENT 腾讯企业邮用户手册 7 MX 记录设置相关问题链接 在域名管理后台设置 MX 记录的相关参数 手动查询 MX 记录是否生效 MX 记录设置失败的常见原因 在域名管理页面设置完成后 点击 完成设置 即可查看设置的结果 温馨提示 域名的 MX 记录生效时间可能立即生效 根据域名商的不同一般需要 2 24 小时 请耐心等候 点击网页上 刷新 按钮即可即时查看是否验证通过 TENCENT 腾讯企业邮用户手册 8 到这里 您的企业邮箱已经配置完成了 您可以用它来设置邮箱帐号来收发邮件了 同 时您的密保邮箱会收到通知邮件 告知用户您的帐号的相关信息 1 4 1 验证域名所有权 非必需步骤 非必要操作 如果没有出现 验证域名所有权 的页面指示 则直接进入下一步 为了 防止域名被冒用 对某些域名 我们需要验证用户对域名有所有权后才能进行相关操作 请 参照以下教程 方法一 给您的域名设置一个 CNAME 记录 按照页面指引设置 如图 方法二 下载专用的验证文件 按照页面指引设置 如图 TENCENT 腾讯企业邮用户手册 9 1 4 2 设置 SPF 提升邮件可信度 优化达到率 可选 为了避免企业邮箱的邮件被对方误拦截 优化发往外域 之外的邮箱 的邮 件 到达率 建议您设置 SPF 关于 SPF 的知识 SPF 是通过域名的 TXT 记录来进行设置的 值为 v spf1 include all 以 万网为例 万网的设置页面 在 TXT 正文字串 处设置一条 TXT 记录 如下 注 部分域名商目前不支持设置 TXT 记录 详情需要联系您具体所使用的域名所在域名商 2 管理篇 管理篇 的读者是企业邮箱的管理员 该篇会详细说明企业邮箱的各项管理功能 2 1 管理端的登录 管理页面的登录地址是 以本手册创建过程为例 这里填 写注册时的管理员帐号和密码 或企业邮箱帐号和密码 管理员帐号 testexmail 密码 企业邮箱帐号 admin 密码 TENCENT 腾讯企业邮用户手册 10 2 2 首页 后台首页主要是常见功能的入口以及企业邮局的整个概况 如导航栏 添加成员 内部 公告 邮件群组等常见功能入口 2 3 我的企业 该分类下 用户可以自主设置企业信息 管理员与分级管理员 账户密码 域名管理 企业与公共地址本 TENCENT 腾讯企业邮用户手册 11 2 3 1 企业信息 企业信息是企业情况的一个基本描述 建议您将贵企业信息补充完整 这将帮助我们 为您提供更有针对性的服务 请放心 您 的信息我们将严格进行保密 编辑企业联系地址 如图所示 点击 我的企业 企业信息 联系地址处修改按钮 TENCENT 腾讯企业邮用户手册 12 2 3 2 企业 Logo 设置 Logo 是属于企业形象的一部分 企业管理员可以给自己所管理的企业邮箱设置企业的 logo 设置成功后 该企业 logo 将会出现在每个成员帐号页面的左上角位置 在企业信 息修改的编辑页面 点击域名及 Logo 后面的修改按钮 上传本地的企业 logo 图片 然后在网页编辑框中裁剪调整大小 TENCENT 腾讯企业邮用户手册 13 2 3 3 域名管理 域名管理里主要是管理当前账户下已经开通企业邮的域名 如下图中 1 添加域名 如果用户想添加新域名 可以点击右上角的 添加域名 添加的方法本 手册第一部分 添加域名部分的教程 注 免费新用户不再支持添加多个域名 2 注销域名 如果用户不需要该域名 比如在腾讯企业邮箱其他账户创建该域名时冲突 则需要先将 该域名注销 或其他原因 则可以点击右边的 注销 按钮 温馨提示 注销后 该域名下对应的成员帐号及邮箱邮件将会被全部删除 我们强烈建议您 先对成员帐号 历史邮件做好备份 及时通知您的往来联系人 或修改您的 MX 记录至可用的邮件服务器上 以免您丢失重 要 的信件 TENCENT 腾讯企业邮用户手册 20 2 3 4 企业地址本 企业地址本是方便公司内部进行通讯录共享的一个功能 设置了 地址本共享 以后 成员将会在自己的邮箱中 看到企业成员的邮箱帐号及其他信息 1 共享企业地址本 企业地址本默认是不共享的 您需要手动点击 设置共享 取 消共享同样只需点击 取消共享 共享后 企业成员能在邮箱中看到企业其他成员的地址 在成员帐号页面 写信时显示的企业地址本效果 2 导出企业地址本 此功能将导出包含企业所有成员地址 并以 csv 格式保存 用户可以在任何支持 csv 格式导入的地方导入该地址本 当然同样支持在腾讯企业邮箱联系人中导入 腾讯企业邮箱 TENCENT 腾讯企业邮用户手册 21 需要导入联系人的地方本手册会在相应部分介绍 点击导出企业地址本后进入如图页面 点击立即导出 导出的地址本用 Excel 打开效果如图 2 3 5 公共地址本 公共地址本是企业为了统一管理客户 将客户的邮件地址等信息以地址本的形式在腾讯 企业邮箱中管理起来 方便企业职员与客户沟通联系 TENCENT 腾讯企业邮用户手册 22 1 管理地址本 进入 管理地址本 可以编辑公共地址本 单个添加 点击添加后直接编辑联系人信息保存即可 批量导入 从您的电脑选择相应格式文件 目前支持的格式为 csv vcard 选择重名记录处理方式 1 跳过 即如果目前地址本里已有该联系人 即跳过 TENCENT 腾讯企业邮用户手册 23 2 覆盖 将导入的新联系方式覆盖已有联系方式 3 您可以在页面下部下载模板 填写保存文件直接导入 2 设置共享 类似于企业地址本的共享 将客公共地址本共享给指定的部门 人 对方将可 以在邮箱联系 人中查看到 公共地址本 中的信息 3 导出地址本 类似于企业地址本的导出 将地址本导出到本地保存 并按 csv 文件 TENCENT 腾讯企业邮用户手册 24 csv 格式保存 保存后文件名为 exmail crm addr csv 2 3 6 管理员账户 管理员账户是您所使用腾讯企业邮箱管理权限最高的用户 可以在后台实现本手册介绍 的所有管理职能 管理员账户的设置是为了保障您管理员账户的安全而进行 密保邮箱等设置 1 绑定 点击绑定 然后按照页面指引发送验证短信到指定号码即完成绑定 TEN。