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ERP系统管理相关制度.doc

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  • 文档编号:281145140
  • 上传时间:2022-04-23
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    • ERP系统管理制度《ERP系统帐务处理制度》为了加强ERP系统的操作使用管理,确保ERP系统管理软件的正常运行及安全、在会 计信息处理和保存中的效用,根据公司实际需要,结合本公司具体情况制定本规定一、 财务部应根据现行财务制度在每年年初或上年末建立新的会计年度的完整的帐务 文件,运用当前在用系统的规则正确地设置全部级次的会计科目,会计年度中间可以任 意追加新的会计科目,但以制单或记帐的会计科目不得修改或删除二、 转换会计年度时,应在新的会计年度开始后的20天内,完成结转各帐户的年初手 续,并保证数据检验平衡正确,年初余额在当年记帐以前可以修改,当年记帐以后如有 调整,只能通过填制记帐凭证进行三、 任何登记入帐的经济业务都必须填制记帐凭证,摘要规范填入,在系统上填制的记 帐凭证编号应当连续,编号出现间断时,应在断号的第一张凭证上注明间断的编号,并 在打印输出的该张凭证上注明断号的原因并签字盖章四、 记帐凭证必须经过复核人员签字后,才能根据其登记帐薄,复核人员必须在屏幕上 直接对系统存储的记帐进行复核签字同时要对打印输出的记帐凭证或代用凭单进行签 字盖章同一张记帐凭证,制单和复核不能是同一人。

      记帐凭证在记帐以前必须打印输 出(记帐凭证清单),没有打印输出的记帐凭证不得登记入帐五、 总帐及现金帐和银行帐均可采用计算机打印输出的活页帐装订,出纳人员根据审核 人员审查并准许报销的凭证,收入或付出款项,出纳人员可以不登记订本式日记帐,如现金处理收支较多可根据需要自设辅助帐每天必须将当日发生的现金收支数据输入系统并据以计算出库存日报表,在表上签 字盖章六、 公司根据系统使用和人员分工情况以及工作需要,确定每月的记帐期限,每月至少 记帐一次,每月月末以前应将当月所有收支及转帐业务全部登记入帐至少每月核对一 次总帐,每季度核对一次明细帐七、 必须将储存在系统内的帐簿数据打印输出为书面帐簿,会计帐簿打印间隔时间不得 超过一个月,平时可以只打印已满页的帐簿数据,但每年年末必须将全部帐簿数据打印 输出《ERP系统操作管理制度》为了加强ERP系统的操作使用管理,确保软件的正常运行及会计信息的全面、准确与 安全特制定本制度一、 操作使用人员:操作使用人员是指有权使用ERP系统软件完成职责范围内工作的财务人员或相关部门 工作人员根据ERP系统工作要求配备以下操作使用人员;(一)系统管理人员:负责所有ERP系统软件数据的初始化、数据备份与恢复、系统运行错 误的登记与排除工作负责系统操作使用的组织与管理工作,分配操作人员的工作权限, 并设置操作使用人员的保密字。

      数据录入员:按照操作规程录入凭证数据,并负责录入数据的正确性校验,对操作中出 现的问题作详细记录并及时报告系统管理员数据录入人员无权修改原始凭证或手制凭 证上的数据,不得进行凭证复核操作系统维护人员不能担任数据录入人员工作三) 数据复核员:负责对已录入计算机的凭证编号及数据的完整性、正确性审核,确保入帐 数据的完整与正确四) 数据管理人员:负责已复核数据的入帐、入帐后凭证、帐页的打印输出工作,协助系统 管理员定期做好数据备份工作,负责程序软盘、存档数据软盘、输出凭证、帐页及其他 资料的保管工作,做好软件数据扩资料的安全保密工作五) 系统维护人员:负责对电算化硬件和软件的检查及运行故障处理工作,以保障电算化工 作的正常运行ERP系统管理软件操作使用人员的操作权限:(-)系统管理员必须根据ERP系统的特点和电算体系与核算方式会计科目的设置必须符 合会计制度与单位核算、管理的要求报表格式必须符合公司要求二) 数据录入员进行数据录入操作时应严格按照凭证内容输入数据不得擅自修改凭证数 据,如发现凭证数据错误立即通知凭证编制人员或系统管理人员,并根据修正后的凭证 修改录入的数据数据录入人员除可以进行数据录入操作外还可以进行数据查询工作, 但不得进行数据复核操作,复核人员亦不能进行数据录入操作,复核时发现凭证录入错 误,必须通知数据录入人员进行修改,复核人员不得进行已录入数据的修改操作,待数 据录入人员修正录入数据后再进行复核签字操作。

      三) 系统维护人员除实施数据维护时,一般情况下不允许随意打开系统数据库进行操作实 施维护时不准修改数据库结构其他操作人员一律不允许实施数据库操作四) ERP系统管理软件的硬件和软件只有操作人员才能上机操作使用其他人员一律不允 许上机操作人员必须经过培训并经系统管理员认可合格后方可上机五) 操作使用人员上机操作前后必须填写“上机操作登记簿”,如实填写操作人员姓名、上机 时间、操作内容、下机时间、操作期间系统运行情况等操作人员的保密字必须牢记, 并注意要安全保密,否则出现问题,操作人员有不可推卸有责任六) 维护人员、程序人员均不准实施数据录入操作七) 备份数据软盘和存档数据软盘、帐页、凭证、报表及其他资料由数据管理人员按规定统 一复制、核对、存放、保管三、 会计凭证的审核与管理:会计凭证是计算机处理会计核算业务的依据必须保证入帐前录入计算机的会计凭证准 确、可靠,因此应从以下几方面严格把关: (-)业务单据的审核:财务部门收到业务人员编制的业务凭证后首先由稽核人员审核业务发生的真实性和准 确性,确认无误后再审查业务单据有无业务负责人,业务主管的签章,如确认无误则上机制 单依此手工编制记帐凭证。

      二) 手工记帐凭证的审核:制单人手工编制完的记帐凭证必须交稽核人员审核后才能交数据录入人员录入稽核人 员必须认真审核凭证摘要的规范性、清晰性;凭证分录和数据的合法性、准确性如无误再 检查凭证科目的平衡关系,最后审查制单人是否签字三) 机制凭证的复核数据录入人员录入凭证数据后,由数据复核人员对录入的凭证进行复 查,确保与手工单据的一致性和复核人员复核无误后签字四) 复核后的凭证必须打印输出、并经有关人员(稽核员、制单人员、出纳、数据录入员、 数据复核人员、财务经理等)确认签字后方可进行记帐操作《ERP系统档案管理制度》为了加强会计档案管理,确保会计档案的安全,特制订本规定:一、 应根据帐簿数据准确编制或由机器正确生成会计报表,报表格式由财务总监统一设 计或认可二、 报表的编制要求做到数据真实,计算正确,内容完整,手续齐备,做到帐证,帐表, 表表之间勾稽严密,把所属单位的报表数据输入机器进行汇总表一并报出,书面报表必 须由分管帐务的财务总监,财务经理和制表人签名盖章三、 会计档案包括存储在磁盘上的会计文件和以书面形式存放的会计凭证、会计帐簿和 会计报表)存储在磁盘上的会计文件必须按规定及时打印输出书面形式,末打印之前不得抹去。

      )由机器打印输出的会计档案发生缺损时,必须补充打印,并由操作使用人员在打印 输出的页面上签字或盖章注明,由系统管理员签字盖章认可三)磁盘形式的会计档案保管期限必须在两年以上,其中会计科目和总帐数据(包括年 度和月度汇总数据)必须永久保存,明细帐、记帐凭证及其他数据资料在两年后可 根据需要决定存毁四、 必须经常对硬盘上的会计数据建立软盘备份备份是通过对硬盘的会计数据建立软 盘副本来实现信息存储的,每月备份不得少于一次不得直接对硬盘上的会计数据和作 为正式档案的备份软盘上的会计数据进行任何非法操作,如要对磁盘会计数据进行加 工,必须使用备份的副本,不得删除硬盘和软盘的数据恢复系统数据必须使用最新的正式备份五、八、七、必须妥善保管好会计数据的备份软盘,备份软盘应贴上写保护标签并用印章或封条 签封,或由专人保管备份软盘应装在保护封套和包装盒中,存放在安全,洁净,防热, 防潮,防磁的场所,并定期进行转储硬盘和正式备份软盘不得随便知心乱放和外借会计数据的备份软盘及自行开发原程序的备份分别在三个地点以上,应根据数据量 和硬盘空间的大小情况,每隔一定时期(如半年或一年以上)清理一次硬盘,删除硬盘 上以前年度的会计数据,以利于提高机器的利用率和运行速度,没有做过备份的硬盘数 据不得清理删除(三个存放地点分别为机房、档案室、财务室)。

      磁盘会计档案的管理工作,包括数据备份,数据恢复和清理硬盘等,由系统管理员 专职执行并对磁盘会计档案的安全的正确负责《计算机上机操作记录制度》《ERP系统管理软件的几项规定(试行)》中对软件的使用部门有明确要求一要有必 要的上机操作制度为了更好地完成系统维护的任务,了解故障发生的原因、地点、时间, 以及如何处理和处理结果等情况,并作为下结段合理调整机时分配的依据,严格计算机管理 制度,现规定如下:一、 计算机操作人员必须登记当天所有上机操作情况要求填写日期,操作员姓名,操 作内容,运行时间和运行情况二、 操作过程中没有问题则在运行情况及备注栏填写运行正常字样,若有问题发生则应 及时登记记录并向系统管理员报告三、 不得进行末作登记记录的任何软硬件维护工作四、 系统管理员在维护过程中发现的异常现象和处理方法,处理结果都应有所记载,对 于重大运行故障,除按规定登记外还须另行填写故障报告单五、 操作记录每月装订成册,日常由档案管理人员妥善保管,年终整理归档六、 要真实完整地填写操作记录,发生总是不登记者,按经济责任制相应条款处理,以上规定由系统管理员监督执行,请所有操作及维护人员遵照执行。

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