联想电脑公司会务手册.docx

二、会议制度及规范 三、流程图 在公司内召开的会议 8在公司外召开的会议 9四、程序 会前工作（按顺序） 议题及参会人员范围的确定 会议场所的选定： 会议通知的起草 申报会议预算 人员确认 设备准备 预定 车辆安排 会务通知起草 议程PPT制作 食品的采买 指导服务员工作 会议场地布置与熟悉 会中工作（按顺序） 会议室保障 汇报人员的保障 用餐的保障 娱乐的保障 住宿的保障 会后工作（按顺序） 离会车辆安排 退房 设备整理 结帐 设备归还 费用报销 会务总结 五、注意事项 附件： 18会议通知草稿 19会务通知草稿 22会议预算草稿 27会务分工明细表 28主要会议场所明细表 29二、会议制度及规范为保障会议顺利召开和会议的效果，电脑公司特制定并颁发了会议制度（试行版），对会议的全程工作做了要求，现将制度附下：联想电脑公司会议制度（试行）1. 目的：会议是公司一项重要的工作方式，为了提高会议效率，保证会议效果，规范公 司的会议工作，特制定本制度2. 适用范围：本制度适用于公司或部门牵头组织的各类会议，部门内部会议不做要求，可做参考3. 名词解释：3.1 汇报：使参会人员了解某项工作的状况，并就有关问题进行讨论和决策3.2 通报：使参会人员了解公司某项工作的状况，一般不涉及决策和讨论3.3 研讨：参会人员就某一主题畅所欲言，目的在于碰撞出更多的思路和火花3.4 汇报人：对会议议题的内容进行阐述，并回答参会人员的问题，参与讨论；3.5 主持人：对会议的进程进行整体控制，保证会议目标实现；3.6 参会人员：对会议议程参与讨论和决策3.7 列席人：列席会议，但不参与会议议题的讨论和决策；3.8 与会人员：参会人员、汇报人员、列席人员和主持人等参加会议人员的总称；4. 会议通知起草与发送4.1 会议组织部门应在会议前发出会议通知前应该充分准备，一项会议的召开必然涉 及到其它部门人员的相应工作安排和时间资源的占用，因此在组织会议前应有充 分的客户意识，使与会人员能够准确了解本次会议的关键信息，以便提前准备， 保证会议目标的实现；4.2 会议通知应该包括以下几项内容4.2.1 会议目的：明确说明举行此次会议要达到的效果，4.2.2 会议时间：应包括会议的开始时间和结束时间4.2.2.1 由多个部门参加的会议：上午的会议定为 9:10 开始，下午的会议定 为 14:10 开始。

由于特殊情况无法按以上规定时间开始的会议，需由会 议组织者在会前通知中明确说明4.2.2.2 为保证会议效率和质量，在议题和内容有限的情况下，会议时间一 般应控制在 2 小时以内4.2.3 会议地点：会议地点应该明确标出,如果会议地点在公司外部,与会人员并 不熟悉,会议通知中应附上会议地点示意图;4.2.4 会议议程：4.2.4.1 会议议程的第一项是主持人讲解会议要求4.2.4.2 根据会议内容的不同，会议可分为汇报、通报、研讨等内容（参见名 词解释）4.2.4.3 会议议程应以 30 分钟为单元，列出本单元的会议内容，如果某项内 容多于 30 分钟，也应该分为多个单元，其目的保证与会人员参加会议 前能对会议内容有清晰的了解4.2.4.4 每项会议议程应该列出本项议程的汇报人、参会人员、列席人员和 主持人的名单；组织会议人员在确定与会人员时，应该在明确会议目的 基础上确定哪些人必须参会，哪些人可参加可不参加；努力做到既不因 某些人的缺席而影响会议效果，也不因使与本次会议关系不大的人员原 因参加此次会议而影响他们的正常工作，同时又给相关人员以学习、观 摩的机会；4.2.5 会议注意事项4.2.5.1 着装要求:在工作日期间召开的会议需正式着装；在周末或休息日期 间召开的会议可以着便装；如有特殊的着装要求需要明确指出；4.2.5.2 会议内容保密要求：会议组织者根据会议的性质和内容确定会议内 容是否要保密；如果需要保密，需要采取必要的保密措施。

例如：涉及 公司商业秘密的会议，参会人员如果委托他人代替参加会议，必须事先 报会议主办部门批准除主办会议部门外，一律不得录音、摄像会议 中使用的文件一律由会议主办部门统一收发，若需要会后带走的必须履 行相应的登记手续4.2.5.3 对会议文件的要求：会议组织人员根据会议的目的、规模的等内容 确定是否要用 PPT 文件，是否需要文本文件，需要多少份，其它特殊求 也要一并注明汇报部门在制作 PPT 文件时，首页应该包括本次议程的 时间安排和会议注意事项，使与会人员清楚本次会议的议程；同时，制 作 PPT 文件应该使用公司标准模版，为保证投影效果清楚，应注意色彩 的搭配；4.2.5.4 对请假的要求明确参会人员如果因特殊原因无法参会需要通过合 种途径请假4.2.5.5 明确对会议纪律的要求（见后）4.2.5.6 其它需要特殊说明的会议注意事项4.3 会议通知的发送4.3.1 跨部门的会议，会议组织部门应该提前3 个工作日发出会议通知；如果会 议涉及公司总经理室一半以上人员参加，应该提前 5 个工作日发出通知，涉 及总经理使全体成员参加的会议，应该提前 10个工作日发出通知；以便与会 人员能够事先调整好时间安排并为参会做好准备；4.3.2 如果因特殊情况需要临时召开会议（会议通知发出距离会议召开 24 小时以内），跨部门的会议应该由本系统的总经理室成员批准，总经理室一半以上人员参加的会议应该获得公司总经理的批准；5. 会议主持人5.1 会议主持人负责控制整个会议进程。

5.2 会议主持人在会议开始前 ,应该清点参会人员名单 ,向与会人员通报此次会议的 会议目的，会议的具体议程；明确说明此次会议的注意事项和会议纪律；5.3 会议主持人在会议过程中，应该控制讨论的方向和时间，促成会议目标的实现；6. 会议纪律6.1 与会人员应按时参会，迟到而没有事先请假要罚占 1 分钟；6.2 会议期间避免随意走动，对 BP 机、做消音处理；6.3 与会人员如果因特殊原因需要在会议中途离开会场需要向会议主持人请假并得 到允许；7. 会议纪要撰写：在会议结束之后的 3 个工作日之内，会议组织部门应该撰写出会议纪要并发给相关人员；会议纪要应该准确、真实地反映会议的结论；8. 会务组织：8.1 会议预算：会议应本着高效，节约的原则进行每次的会议费用在 5000 元以上 时，会议组织部门要进行会议预算，并报本部门的直接上级审批；8.2 交通、食宿：如果会议在公司外部举行，会议组织部门应该视会议时间安排组织与会人员的交通和食宿如果下午有会议议程，午餐应安排为工作快餐；三、流程图在公司内召开的会议开始会前NY反馈审批结束*确定时间、地点、人拟定通*修改<:审批*接收下发准备工作整理资料•修改下发会间确定参会人员、时 会后间范畴、内容会间服务^部门总经理室总经理秘书相关部门备注时序\在公司外召开的会议选址及确定V确认议题及 参会人员范围会议室、汇报人员、用餐、 娱乐起草会保通知作会中会后四、程序会前工作（按顺序）会议离会车辆安排议题及参会人员范围的确定 退房 会议场所的选定：设备准备Y人员确认（住宿，交通）在会前至少十个工作日确定好会议地议室」并详细田了解场地的具体费用标准。

要求外部环境幽雅，适宜散内部设施齐备:会议室的布局，光线明暗，灯娱乐设施齐全（乒乓球，保龄空调等知;議，娱乐I;吉帐住宿、餐饮、娱乐的距离要适宜卫说明：对符合上述条件的场所最终提晴总经理室会议通知的起草日员程导服务员在会前一周确定本次会议的议:J指导服务员工作汇报的具体时间 主要内容及安排汇报人，列席人员等事项议程时间汇报议题主要内容及时间 安排主要汇报人员列席人员19:00—10： 0098财年经营情 况通报汇报人：、、 、举例如下:场所布置与熟悉10： 00-10： 15休息210： 15—11：45人力资源情况通报人事及培训 工作通报（40 分钟通报+50 分钟研讨）汇报人：、、、 、、结合会议议程起草会议通知，其中应注明会议的时间，地点，主持人，议程,会议的注意事项（必须包括着装要求，内容保密要求，会议文件的要求，请 假的要求，会议的纪律等）及路线图，并在会前十天发出申报会议预算 依据会议的长短及对参会人员情况的确认，做如下费用明细， 包括：会议室费用，住宿费用，餐饮费用，娱乐费用，食品费，交通费，相 关费用，不可预见费等会议预算要求在会前四天完成，经秘书处经理审阅后，报王总或刘总审批。

人员确认 结合会议通知中所注明的参会人员名单（主要是总经理室成员及全程列席人 员），与其确认住宿，交通（往返）情况对于 QDI 的总经理室成员要了解到京及离京的时间，做 好接机、送机及住宿的安排工作；原则上如有继续留京人 员，建议安排在翠宫饭店入住设备准备设备明细数量设备明细数量投影仪1台长线接线板至少2个胶投1台激光笔2个笔记本电脑1台磁带，电池依据会议长短打印机及驱动程序1套胶卷依据会议长短幕布（大）1个胶片1本白板（笔、擦）至少2套A4复印纸1包照相机1台订书机1个宽带透明胶1卷圆珠笔若干曲别针1合预定 依据征询结果，进行预定，其中要求确定的有：会议室，房间，餐饮，娱乐 （保龄，乒乓球，游泳，台球等） 要求：会议室要确认是否有音响设备及白板车辆安排 依据会议议程确定车辆往返的安排，一般选用依维柯要求明确发车时间， 地点，路线，并将安排情况通知公司车辆管理员车辆安排的原则：A. 结合会议议程安排，并要求车辆于会前10分钟到达会场；B. 车辆路线的安排应以所送汇报人员的出发地为主，C. 建议在会议结束后单独安排一个车次运送仪器设备，最好在会后1小时 由会场出发会务通知起草在所发会议通知的基础上，结合已确定的参会及预定情况，起草 会议的会务通知，要求所有安排确定并详细。

应包括时间、地点、主持人、议程、房间安排、就餐安排、车辆安排、活动 安排、会务组联系方法及房间、会议注意事项及会址路线图（ 注：要包含会 议通知的所有内容）如议程中包括总经理室周例会，在会务通知中注明下一周的例会是否召开会务通知要求在会前四天完成，经秘书处经理审阅后，报王总或刘总审批会务通知要求在会前三天发给参会人员议程 PPT 制作制作会议议程的 PPT 文件，以便会议主持。