ILASIIv2.0系统功能说明3(典藏).pdf

ILASⅡ 2.0 操作员手册：典藏管理子系统第 五 部 分 典 藏 子 系 统 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8 65.1 典 藏 登 记 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8 65.2 馆藏输出 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8 95.2.1 入藏确认单 ................................................... 895.2.2 入藏更新单 ................................................... 895.2.3 出馆登记单 ................................................... 895.2.4 馆藏文献单 ................................................... 905.2.5 日常丢失单 ................................................... 905.2.6 清点登记单 ................................................... 905.2.7 清点处理与丢失单 ............................................. 905.2.8 补打书标 ..................................................... 905.3 馆藏检查 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9 05.4 馆藏统计 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9 15.4.1 入藏确认统计 ................................................. 915.4.2 入藏更新统计 ................................................. 925.4.3 剔除登记统计 ................................................. 925.4.4 日常丢失统计 ................................................. 925.4.5 馆藏文献分类统计 ............................................. 925.4.6 文献利用统计 ................................................. 935.4.7 文献更新统计 ................................................. 935.5 馆藏库维护 ..................................................... 93ILASⅡ 2.0 操作员手册：典藏管理子系统86 第五部分 典藏子系统典藏子系统是针对图书馆典藏业务设立的专用管理模块，其主要功能是实现对馆藏文献（包括普通图书、视听资料等）的出入、分配、调拨、剔除进行登记，进行馆藏清点，检查馆藏状态，并输出各种统计报表，以确保馆藏数据与实物的一致性。

典藏子系统主要针对馆藏书目库、中央馆藏库进行管理，有关馆藏信息的统计、输出应在此进行本模块设置的入藏登记、清点等功能对新到文献来说属于选做部分若在采编时已确定好地点、流通类型，则无须入藏处理考虑到应用环境与管理的便利，典藏子系统与流通子系统作为一个整体进行管理，功能模块分开5.1 典 藏 登 记功能说明对指定馆藏地点的文献进行出 / 入登记处理及清点有以下几种情况 : （ 1） 对 采编部门交送的新书进行入藏确认，入藏后输出的入藏确认登记单与编目交送清单核对可知交接数目是否正确，以保证系统数据流与实物流一致；同时允许非正常状态馆藏的重新登记 2） 重 置指定馆藏文献的馆藏地点和流通类型，包括由典藏直接分配、实施馆藏调拨等；（ 3） 对 没有借期、罚款限制的集体借书（或馆外流通）单位，可用此标明文献去向（相当于调拨到其他单位），还回时再登回原地 4） 对 尚未进行登记的新条码，提供建立连接书目或建立临时书目的功能 5） 进 行出馆登记（剔除、装订等） 6） 进 行清点登记屏幕说明屏幕分为功能按钮区、设置区、文献信息区、工作过程列表区 1）设置区：设置一些基本条件，系统将根据这些条件检测馆藏或对馆藏进行处理。

2）文献信息区：显示当前处理馆藏的书目信息，如题名、责任者等；还可查看该种文献的其他馆藏信息 3）工作过程列表区：将处理过的馆藏信息保存在该列表中随着功能的不同，为用户提供不同的操作界面下面分别对各项功能进行说明：入藏确认，如图 5-1 ：ILASⅡ 2.0 操作员手册：典藏管理子系统87 图 5-1 确认文献来源、确认馆藏地点、确认流通类别指登入的文献一定是按照此设置已经设好的，否则确认时将提示是否修改确认的同时馆藏状态改为“入藏”入藏确认需要确认？：指每次输入条码号后是否在显示书目信息后提示确认需要查看其他馆藏？：指每次输入条码号后是否显示同种文献的其他馆藏信息本设置与“需要确认”在入藏变更和剔除中将发挥重要作用入藏变更，如图 5-2 ：图 5-2 ILASⅡ 2.0 操作员手册：典藏管理子系统88 重置文献来源、重置馆藏地点、重置流通类型指将改为的文献属性系统强行将以上文献属性置为当前设置，包括原来未分配任何属性的新文献，同时馆藏状态改为“入藏”入藏确认需要确认？：指每次输入条码号是否在显示书目信息后提示确认需要查看其他馆藏？：指每次输入条码号是否显示同种文献其他馆藏信息，可参考其他复本的分配进行调整。

馆藏分配最好先按地点分好，成批进行登记入藏出馆登记，如图 5-3 ：图 5-3 馆藏状态：指文献将要赋予的馆藏状态累借次数 > 提示、累借天数 > 提示：设置后符合条件的将提示经确认方可进行出馆登记出馆登记需要确认？：指每次输入条码号是否在显示书目信息后提示确认需要查看其他馆藏？：指每次输入条码号是否显示同种文献其他馆藏信息，可参考其他复本的情况决定是否进行出馆处理清点登记，如图 5-4 ：ILASⅡ 2.0 操作员手册：典藏管理子系统89 图 5-4 清点标识：作为一批清点的标记，以便进行清点处理，核查两批间丢失的文献只能是 1-99 之间的数字馆藏地点：指清点文献必须是指定地点的文献清点登记需要确认？指每次输入条码号是否在显示书目信息后提示确认操作流程作好设置 → 光笔扫描5.2 馆藏输出5.2.1 入藏确认单以表格式的方式输出入藏登记的结果用户选择输出字段的范围只能是书目库字段和馆藏库字段检索途径主要从登记日期出发，其他限定条件可以从馆藏库字段、操作员、工作站中选择5.2.2 入藏更新单以表格式的方式按要求输出入藏更新清单5.2.3 出馆登记单以表格式的方式按要求输出出馆登记清单。

ILASⅡ 2.0 操作员手册：典藏管理子系统90 5.2.4 馆藏文献单以表格式的方式按指定数据范围输出馆藏文献清单用户选择输出字段的范围只能是书目库字段和馆藏库字段检索主要从馆藏条码号或书目特征出发，其他限定条件可以从馆藏库、书目库字段中选择5.2.5 日常丢失单以表格式的方式按指定日期及其他数据限定输出日常丢失清单5.2.6 清点登记单以表格式的方式按指定数据范围输出清点登记单用户选择输出字段的范围只能是书目库字段和馆藏库字段检索途径主要从登记日期出发，其他限定条件可以从馆藏库字段、操作员、工作站、清点标识中选择5.2.7 清点处理与丢失单对在馆文献进行清点批处理，查出上次与本次清点间非正常流通过程丢失的文献，以表格式的方式输出丢失单，并打印出丢失清单即：将馆藏中状态为入藏、清点标识为指定数值的馆藏改为丢失状态同时输出清单本程序包括批处理与输出两部分，特别是批处理部分，只有将一个地点的数据全部清点完才能进行清点处理，否则未点到的全部将“丢失”5.2.8 补打书标功能说明流通人员可在此按索取号或条码号补打单个缺损书标请参见《编目子系统功能说明：书标》注意事项输出无结果：请检查书目记录的 9 0 5 @f 字段是否有内容或字段名有误。

5.3 馆藏检查功能说明对指定条码范围内的馆藏记录按指定检查项目进行正确性检查屏幕说明屏幕分为：数据范围选择区（左上）、检查项目区（右上）、功能按钮区（右中）和检查结果列表区（下）如图 5-5 ：ILASⅡ 2.0 操作员手册：典藏管理子系统91 图 5-5 （ 1）数据范围选择区：包括检索途径、检索键值和检索限定 2）检查项目区：提供要检查的项目，包括：馆藏地点代码、文献来源代码、流通类型代码、载体类型代码、装帧代码、专项服务标识、读者借 / 租信息与连接、书目信息连接、普通文献采访信息连接 3）检查结果列表区：显示检查的结果操作流程选择数据范围→指定检查项目→选择检查结果保存文件→开始检查→打印结果注 意 事 项（ 1）代码类错误：一般情况为此馆藏记录中的相应代码在参数库中未定义如条码号： * 馆藏地点码 * 错误！等根据列表中提供信息改正即可 2）连接类错误：此类错误可根据列表中提供信息手工检查修改相应连接信息如进行读者借 / 租信息与连接时提示条码号： * 不应该有读者信息（ *）！根据列表中提供信息检查后发现该条码号对应馆藏记录的馆藏状态与图书实际去向不符，改正后错误排除。

5.4 馆藏统计5.4.1 入藏确认统计对一定时间范围内发生的入藏确认登记事件进行统计ILASⅡ 2.0 操作员手册：典藏管理子系统92 本统计可选择书目与馆藏字段作为分类项，统计值可以是种、册、流通价格如果日志被删除本统计将不能取得正确结果5.4.2 入藏更新统计对一定时间范围内发生的入藏更新登记事件进行统计为防止误操作，本统计只对入藏更新操作后馆藏库内容与操作结果一致的事件进行统计，即对同一馆藏的重复操作只计最近一次本统计可选择书目与馆藏字段作为分类项，统计值可以是种、册、流通价格如果日志被删除本统计将不能取得正确结果5.4.3 剔除登记统计对一定时间范围内发生的剔除登记登记事件进行统计为防止误操作，本统计只对剔除登记操作后馆藏库内容为已剔除的事件进行统计，即剔除后又恢复将不计在内本统计可选择书目与馆藏字段作为分类项，统计值可以是种、册、流通价格如果日志被删除本统计将不能取得正确结果注意事项如果需要增加一个统计只需在 m34菜单上增加两行例：增加交换统计77 交换登记统计p P_Statistic HoldRegSta3.scr DESIGNSTATIC HoldRegSta_NetSer 3023i 3023 是出馆登记事件，‘ i ’为状态，具体可查看馆藏库维护中的状态。

5.4.4 日常丢失统计对一定时间范围内发生的丢失事件进行统计，日常丢失是相对于清点处理中直接做丢失标志而言的，统计所有丢失文献情况请使用《馆藏文献分类统计》本统计可选择书目与馆藏字段作为分类项，统计值可以是种、册、流通价格如果日志被删除本统计将不能取得正确结果5.4.5 馆。