制作行政执法案卷的注意事项.docx

执法文书是执法行为的有效载体，执法案卷又是执法水平的直接体现我们在执法实践中，往往因为文书制作不规范，程序不合法，导 致行政复议被撤销或变更，甚至在行政诉讼中败诉为此，认真制作执法案卷显得尤为重要笔者就执法检查中发现的一些问题，谈一 点粗浅的认识装订整齐、条理清楚案卷应由封面、封底、罚款票及各种实用文书组成案卷装订应用装订机和线绳；卷内文书应按事情的发生、发展、时间顺序排列； 在每页文书右上角用阿拉伯数字标明页码，逐项登记在“目录”内，尤其注意罚没款统一收据应贴在一张白纸上标明页码装订入卷，以 免丢失；案卷封面按要求逐项填写，案由要求写得简单明了，处理结果按处罚决定书内容填写，办案日期写清起止日期，保存年限及文 书的件数、页码、归档号及结案日期，做到条理清楚，便于查阅必用文书不能省略新修订的执法文书共有43种，但在执法案卷中必须使用的文书有9种，即现场检查笔录、立案审批表、调查笔录、通知、送达回证、 行政案件审理记录、行政处罚告知书、行政处罚决定书、行政案件结案报告这是一般立案案件必用文书，缺少任何一种，执法案卷不 完善，执法实践中往往是办、审不分离，不履行告知程序，这样做既不符合《技术监督办案程序》的规定，也不符合《行政处罚法》原 则；既影响了执法文书的严肃性，也直接影响到行政执法的有效性。

填写执法文书应仔细认真文书制作必须使用水笔或签字笔，不能用铅笔或圆珠笔，涂改处应有当事人签字或压印认可，空白处应当填写空白符号或用文字说 明，记录违法事实字迹工整，条理清楚，认真填写文书每项，不能忽视任何细节如被检查单位（人）全称，法定代表人的姓名、职务、 地址、企业代码、行政相对签字人与法人的关系等应交待清楚在任何环节上出现问题，哪怕是一个字的误差，都有可能导致行政处罚 无效，案件无法执行，在执法实践中，其教训也是很深刻的两种笔录使用应准确、规范现场检查笔录是把执法人员在检查中发现的情况作如实记录，调查笔录则是把行政相对人和其他有关人员提供的情况如实记录两 种笔录的作用、程序、意义不同，不能混为一谈，相互取代使用现场检查笔录应抓住被查物品的细节特征，客观、准确、全面地记录， 如检查依据、检查方式、检查范围及检查内容，物品进价、销价、数量、库存等有关情况，绝不能盲目对当事人行为或案件性质进行定 性，如“目测”含量不够，即定性为该产品不合格这是现场检查笔录中不允许出现的调查笔录应根据案情事先拟定调查主题，避免 调查偏离目标，使用多个调查笔录应互相印证其有效性，相对人应在两种笔录中文书结尾处签属“情况属实”字样，执法人员在笔录中 未签字，或调查人、记录人是同一人现象不允许存在。

笔录应写明第x页、共x页，应在坚持实事求是的原则上，做到准确、公正、全 面准确填写结案报告，做好后处理工作执法案卷要求所有立案案件一案一结，现场处罚案件可以多案一结，对于不能正常执行或根本不能执行的案件，结案报告应写明原因 结案报告中应充分体现质量技术监督部门的监督与服务职能，不要只罚款了事，对于那些未办理“许可证”、“无标生产”等问题，案 卷中应写明帮助企业申请办证、建标等整改方案；对国家明令淘汰的产品应填写涉案物品处理记录，按照《罚没物品管理办法》写清后 处理结果第一条为进一步规范系统行政处罚文书格式、案卷材料及装订，提高系统行政 处罚案卷制作水平，切实推进行政执法程序化、制度化、规范化、法治化建设， 根据《国家行政机关公文格式》和《江苏省南通工商行政管理局行政处罚文书格 式及案卷装订规范（试行）》（通工商发〔2010〕8号）要求，结合本局实际， 制定本规范第二条本规范所称的行政处罚文书，是指国家工商总局《工商行政管理行 政处罚文书、行政复议书和行政赔偿文书》中所指的行政处罚专用文书以及行政 处罚过程中使用的其它文书第三条 行政处罚文书格式制作应遵循以下规范：1. 行政处罚文书格式制作版面规范：采用国际标准A4型纸，幅面为21厘米X29.7厘米。

上下边距各为2.54厘米， 左边距为2.8厘米，右边距为2.6厘米单面印刷，每面排22行，每行排28 个汉字2. 行政处罚文书格式制作技术规范：（一） 文书标题文书标题主要是指文书制作机关及文书名称，如“南通市 海门工商行政管理局”和“行政处罚决定书”，机关名称与文书名称应分为两 行，机关名称为小1号宋体字，文书名称为1号黑体字文书标题居中排布，字 间无空格，字体加粗执法机关代码章位置：行政处罚决定书首页右上角二） 文书字号字号在文书标题下一行，由发文机关代字、年份和序号组 成，3号宋体字，居中编排年份、序号采用阿拉伯数码标识法，年份编满四位， 用六角括号“〔〕”括入例如：海工商案字〔2010〕第00001号文书字号下 一行划一长直线与文书正文隔开三） 文书正文正文部分每自然段首行左空2字，全部用3号仿宋体字， 字符间距为标准，行间距为单倍行距四） 落款及印章正文结束后空三行，落款处应有制发机关名称与成文时 间（右空2至4个汉字），成文时间采用中文标识法，年、月、日不得使用分隔 符“一”、“/”或“.”代替，年份不得省略或简化，“零”标识为“ 不得用英文字母“O”或用阿拉伯数码“0”代替，月份、日期不得使用简写“廿”或“卅”，准确写法如“二。

一年三月二十一日”加盖制发机关印章，印章应端正、居中下压机关名称与成文时间两页以上 的文书于各页底端居中插入页码（页码格式：第X页共X页）并在各页右边中间 处加盖骑缝章如排版后所剩空白处不能容下落款及印章位置时，可适当调整间 距，保持页面美观第四条 结合本局实际，另对行政处罚文书制作形式、表述方式、注意事项 等如下规范：1. 行政处罚文书制作形式：行政处罚决定书、调查终结报告、告知书（听证 告知书）、行政处罚建议书、草拟处罚文稿一律实行微机制作其它执法办案文 书原则上实行微机制作2. 行政执法办案文书涉及承办人、相关负责人签字的一律本人手写3. 案件调查终结报告、草拟的处罚文稿、行政处罚告知书（听证告知书）等 文书格式要求同第三条规定的规范相同，文书各页底部居中标示“第X页共X 页”4. 条款项的表述方式：条款项的序号用中文数字表述，其中款的序号不加圆 页”4. 条款项的表述方式：条款项的序号用中文数字表述，其中款的序号不加圆 括号，项的序号必须加圆括号如第一条第一款第（一）项5. 除行政处罚决定书的文号自动生成外，其它行政处罚文书的文号中发文机 关代字为“海”，序号由行政处罚专用章编号+三位数顺序号组成。

如由城区分 局承办的案件行政处罚告知书的文号应为：海工商案告字〔2010〕第01-001号第五条文书正式印制前应当进行复核，重点是审批签发手续、文书内容及 格式等未经签发的行政处罚文书不得印发，严禁越权签发和先印发后补签第六条行政处罚案卷装订应遵循的技术规范：（一） 行政处罚简易程序案件可数案一卷一般程序案件一案一卷，并应当 按正卷和副卷分别装订；个别案情复杂的可一案数卷二） 卷内文书材料应当使用打码机依次标注页码标注通常采用三位数标 注法，如第1页标注为“001” ；卷宗材料超千页的，采用四位数标注，如“0001”页码标注在每页的右上角（如有反页在左上角标注）封面、卷内目 录、封底不编页码三） 案卷封面一律打印，目录及卷内文书材料应当使用钢笔书写，字迹要 工整、规范、清楚四） 案卷装订还应当注意以下问题：1. 文书破损的，应当进行修补或者复制，复制件放于原件之前；2. 文书纸面超过A4纸的，按卷面大小折叠整齐；3. 文书纸面过小或者装订后影响字迹的，以A4纸进行粘贴；4. 以视听资料、计算机数据为证据的，应当在案卷中标明载体的形式、录制 的时间和地点，以及载体的数量、内容、责任者、存放地点等；5. 不能附卷保存的物证可拍摄成照片附卷。

6. 案卷一般采用三孔一线的方法用线装订，左侧装订，文书材料的左边和下 边必须对齐案卷厚度以不超过2厘米为宜第七条有关行政处罚文书的文号、内容填制一律按照国家工商总局2009 年版《工商行政管理机关行政处罚文书使用手册》的规定及及本局制定的格式文 书示范文本手册的具体要求填制为了使行政机关及其行政执法人员严格履行法定职责，规范行政执法行为，保证法律、法规及规章的全面、正确实施，提高依法行政水 平，石景山区政府连续15年开展了行政处罚案卷评查工作近五年以来，共抽取279卷开展集中评查，其中优秀卷180卷，占总抽卷数 的64%，及格卷97卷，占总抽卷数的35%，不及格2卷，占总抽卷数的1%一、行政处罚案卷评查发现执法中的问题1、主体资格问题实施处罚主体身份不清行政执法中存在着行政处罚主体不适格，处罚不成立，以及执法人员忽视亮明身份、出示证件等环节，导 致执法主体不清等问题；行政执法文书未加盖行政机关印章的情况时有发生，导致处罚不成立在被处罚主体方面，因疏忽造成记述名称前后不一致或用简称等，导致无法确认被处罚主体资格，被处罚主体不合法；有的混淆了 公民与法人或其他组织的概念；被处罚主体同缴款人不一致，又无说明，也是引起被处罚主体不清的原因之一。

2、 事实证据问题在调查取证方面认定事实不清发现了违法事实，却未进行取证或取证不全或丢失关键证据的问题，在行政处罚案卷中表现十分突 出事实证据前后矛盾在检查笔录、询问笔录、行政处罚决定书等不同法律文书中，对违法事实的基本要素记述不一致等问题，时有 发生事实证据缺乏质证同一事实证据，当事人双方提供的证据不同，采信一方，作出的行政处罚决定，证据不足事实证据材料不齐备被询问人笔录的意见，未顶格签字，缺少“以上情况属实”或“和我说的一样”的意思表示，询问笔录中有 改动处，未加盖当事人指印，无法认定其笔录的真实性主要证据缺失行政处罚案卷中缺少被处罚当事人身份证明材料，无法确认其合法身份；违法当事人不能亲自参加处罚、委托接受 处罚的，无授权委托书或授权委托书要素不全、制作不规范，等等3、 法律适用问题适用法律法规条、款、项不准确、不完整处罚案卷中，适用法律，或款项不分，或没有具体到款项，占整个抽查案卷的20%；有个 别部门把未修改的法律、法规适用在法律、法规修改后的行政处罚上超越法律规定处罚如处罚明显低于法律规定最低限额4、 程序问题时间倒置如有的单位处罚还未履行，在结案报告中负责人已签字同意结案；处罚决定书日期和行政机关负责人批准或决定日期不 一致。

未履行告知程序或告知不全面、不准确行政处罚中有的未告知陈述权、申辩权，有的符合听证条件的未告知听证权；有的未告知 复议、诉讼的期限和途径，复议和诉讼期间等未按法律规定的时限送达在行政处罚中，忽视七日的送达时限，超期送达，或因找不到当事人不能送达的情况，依然存在审批程序不严格行政处罚审批中，未实行承办人、科室、领导三级审批程序，特别是缺少主要领导的审批意见；有争议案件或重 大处罚案件，无集体讨论记录；领导同承办人意见不一致，无原因、理由的说明限期整改后无复查在行政处罚中，往往下达责改通知书的同时，作出处罚决定，处罚执行完毕，便申请结案，忽视整改措施落实 情况，以罚代管5、 规范性问题主要存在：卷内文件目录与卷内文书名称不一致；当事人的基本情况填写不全，当事人未签字，未说明拒绝签字理由及证明人；勘 验的时间、地点、内容和方式填写不规范，特别是现场的关键细节记录不够详细；多名当事人和证人的，未逐一进行询问，分别制作笔 录；当事人对违法事实的供认，或证人对违法事实的指认，事实的时间、地点、行为和行为人、数量、情节和后果等情况记述不全；取 证文书上未注明取证的原因、地点、依据，取证人和被取证当事人未签名或盖章，取证文书未加盖行政机关印。