Access-2010数据库基础与应用教学课件-第2章-数据库与表.pptx

第2章数据库与表3456数据表的结构数据表的内容数据表之间的关系数据表的操作与调整目 录CONTENTS2数据表概述1Access数据库的创建及基本操作2.1Access数据库的创建及基本操作2.1.1 空数据库的创建 在Access2010中,有两种创建数据库的方法:一种是先创建一个空数据库,然后向其中添加表、查询、窗体等数据库对象;另一种是利用系统提供的模板创建数据库,用户可以通过向导进行一些简单的选择,进而创建相应的表、查询和窗体等对象通过以上两种方法均可以建立一个扩展名为accdb的数据库文件1.创建空数据库利用Access2010可以创建空数据库,其中不包括任何数据库对象,后续可以根据需要在数据库中定义数据库的每一个对象例2-1】建立名为“教务管理”的数据库文件,并将该数据库文件保存在D盘根目录下的“教务管理数据库实例”文件夹中具体操作步骤如下:(1)在D盘根目录下新建一个名为“教务管理数据库实例”的文件夹2)启动Access2010,在其主窗口的菜单栏中执行“文件”“新建”命令,在“可用模板”区域单击“空数据库”按钮3)在右侧窗格浏览“空数据库”效果图,并在“文件名”区域中单击按钮以修改该数据库文件的保存路径,选择D盘根目录下的“教务管理数据库实例”文件夹,并将该空数据库命名为“教务管理”,如图2-1所示。

4)单击“创建”按钮,即可创建一个空白的Access数据库,并默认在数据表视图打开一个新的表图2-1利用“空数据库”创建数据库2.1.2 使用模板创建数据库Access2010中包含很多预先设计好的数据库模板,如“教职员”“任务”“学生”“营销项目”等每类模板数据库中均包含其所需的基本表、窗体、报表等数据库对象,用户可在这些内置的数据库模板上进行数据库对象的增减,也可以从O上下载更多模板例2-2】利用“教职员”模板创建一个名为“教职员信息”的数据库文件,并将该数据库文件保存在D盘根目录下的“教职员信息管理数据库实例”文件夹中具体操作步骤如下:(1)在D盘根目录下新建一个名为“教职员信息管理数据库实例”的文件夹2)启动Access2010,在其主窗口的菜单栏中执行“文件”“新建”命令,在“可用模板”区域单击“样本模板”按钮选择“教职员”模板3)在右侧窗格的“文件名”区域中单击按钮以修改该数据库文件的保存路径,选择D盘根目录下的“教职员信息管理数据库实例”文件夹,并将数据库命名为“教职员信息”,如图2-2所示图2-2利用“教职员”模板创建数据库教学思想(4)单击“创建”按钮,即可创建一个已经包含表、查询、窗体及报表的数据库文件,如图2-3所示,此时可以根据具体需求修改数据库模板中提供的各类数据库对象。

图2-3创建完成的“教职员信息”数据库2.1.2 数据库的基本操作1.打开数据库数据库创建完成后,即可对其进行增加、修改、删除对象等操作,在操作之前需先打开数据库打开数据库文件的方法有以下几种:(1)启动Access时打开最近使用的数据库文件2)在资源管理器中双击要打开的数据库文件,打开所选的数据库3)执行“文件”“打开”命令打开,如图2-4所示图2-4“打开”对话框教学思想有4种打开数据库文件的模式,如图2-5所示打开:支持多用户环境下进行共享访问,所有用户均可读写数据库以只读方式打开:用户仅可以进行只读访问,即用户只可以查看数据库但不可以对数据库进行编辑若一个用户以该模式打开数据库,其他用户可以读写该数据库图2-5打开数据库文件的模式以独占方式打开:若一个用户以该模式打开数据库,其他用户试图打开该数据库时将收到“文件在使用中”的消息以独占只读方式打开:若一个用户以该模式打开数据库,其他用户仍可以只读方式打开该数据库2.查看数据库属性数据库文件包含常规、摘要、统计、内容和自定义五大类属性可执行“文件”“信息”命令,在打开的“信息”界面中单击“查看和编辑数据库属性”链接来打开数据库的“属性”对话框,如图2-6所示。

图2-6数据库的属性对话框3.更改默认数据库文件夹在创建数据库的过程中,Access2010会将所创建的数据库文件均保存在默认的文件夹中,用户可以通过单击按钮以修改本次数据库文件的保存路径,但若想要固定将所有数据库文件保存在某一指定文件夹中,则可通过更改默认数据库文件夹的方式来实现例2-3】将D盘根目录下的“教务管理数据库实例”文件夹设置为所有数据库文件的默认保存路径具体操作步骤如下:(1)执行“文件”“选项”命令,打开“Access选项”对话框2)默认选择“常规”选项,在“创建数据库”选项区,单击“浏览”按钮,选择新的默认文件夹位置,单击“确定”按钮,如图2-7所示图2-7更改默认数据库文件夹4.关闭数据库数据库编辑完成后需要将其关闭,常用的方法如下:(1)单击窗口右上角的“关闭”按钮2)执行“文件”“退出”命令2.2数据表概述教学思想2.2.1表的视图在Access2010中,表有4种视图,分别为数据表视图、数据透视表视图、数据透视图视图和设计视图前3种用于显示表中数据,后1种用于设计表的结构进行视图切换有以下几种方式:(1)打开一个表以后,在“开始”选项卡的“视图”组中单击“视图”下拉按钮,在弹出的下拉菜单中可以看到图2-8所示的表视图命令。

选择不同的菜单命令,可以在不同的表视图间进行切换图2-8表的视图表现方式2.2.1 表的视图表的视图在Access2010中,表有4种视图,分别为数据表视图、数据透视表视图、数据透视图视图和设计视图前3种用于显示表中数据,后1种用于设计表的结构进行视图切换有以下几种方式:(1)打开一个表以后,在“开始”选项卡的“视图”组中单击“视图”下拉按钮,在弹出的下拉菜单中可以看到图2-8所示的表视图命令选择不同的菜单命令,可以在不同的表视图间进行切换2)在选项卡式文档中右击指定表的名称,在弹出的快捷菜单中选择不同的视图方式,如图2-9所示3)单击底部状态栏右侧的视图切换按钮,选择不同的视图方式,如图2-10所示图2-10在状态栏中切换表的视图图2-9在快捷菜单中切换表的视图教学思想2.2.2 表结构概述表结构概述表结构的设计主要是确定字段个数、字段名、字段的数据类型等参数1.字段名表结构由若干字段组成,字段相当于关系模型中的属性每个字段均有其字段名,其命名规则如下:(1)字段名长度最多为64个字符2)字段名可以包含字母、汉字、数字、空格和其他字符,但空格不能用于开头3)字段名不可包含句号()、感叹号(!)、方括号()和单引号()。

教学思想1)文本型文本型(text)字段可以存储文本或文本与数字的组合,如姓名、性别等;也可以保存不需要计算的数字,如号码、邮政编码等文本型字段允许最大255个字符或数字,可以设置“字段大小”属性控制可输入的最大字符长度Access可以对文本型字段进行排序和索引在Access中,文本型常量必须用英文单引号()或英文双引号()括起来,如性别字段为女教学思想2)备注型备注型(memo)字段可以存储超过255个字符的文本,其允许的最大字符个数为65536(64KB),如简历、学院简介等在备注型字段中虽然可以搜索文本,但却不如在有索引的文本字段中搜索得快Access不可以对备注型字段进行排序和索引教学思想3)数字型数字型(number)字段可以存储用于进行数字计算的数值数据,如入学成绩、学时等用户可以设置“字段大小”属性定义一个特定的数字型字段,任何指定为数值数据类型的字段均可设置成“字节”“整数”“长整数”“单精度数”“双精度数”“同步复制ID”“小数”7种类型,每种类型占用字节不同,分别为1,2,4,4,8,16和12个字节教学思想4)日期/时间型日期/时间型(date/time)字段可以存储1009999年的日期、时间或日期时间的组合,占8个字节,如出生日期等。

在Access2010中,日期/时间型字段自带内置日历控件,输入数据时,日历按钮会自动出现在字段右侧,可以方便地进行日期时间的选择在Access中,日期/时间型常量必须用英文字符“#”括起来例如,2019年3月25日可以表示为“#2019-03-25#”,2019年3月25日21:00可以表示为“#2019-03-2521:00pm#”,此时日期和时间之间需要用空格隔开教学思想5)货币型货币型(currency)字段可以存储货币值,属于特殊的数字型数据,等价于具有双精度属性的数字字段类型,占8个字节向货币型字段输入数据时,无须输入人民币符号和千位处的逗号,Access会自动显示6)自动编号型自动编号型(auto-number)字段可以存储一个唯一的顺序号或随机数,即每次向数据表中添加新记录时,Access会自动插入唯一顺序或随机编号最常见的自动编号是依次加1的顺序编号自动编号型字段不可更新,每个数据表有且仅有一个自动编号型字段教学思想7)是/否型是/否型(yes/no)字段可以存储“是”或“否”值,占1个字节,如有无奖学金字段等是/否型字段有3种显示形式:yes/no、true/false或on/off。

用户可根据实际需求通过设置其格式特性确定合适的显示形式8)OLE对象型OLE对象型字段可以存储链接或嵌入的对象,如Word文档、Excel表格、图像、声音或其他二进制数据,受磁盘限制最大为1GB,如吉祥物字段OLE对象只能在窗体或报表中用控件显示,不能对OLE对象型字段进行排序、索引和分组教学思想9)超链接型超链接型(hyperlink)字段可以以文本的形式存储超链接地址,包含作为超链接地址的文本或以文本形式存储的字符与数字的组合,最多存储64KB,如主页字段等超链接最多可包含3部分:一是在字段或控件中显示的文本,二是到文件或页面的路径,三是在文件或页面中的地址超链接地址的一般格式为DisplayText#Address其中,DisplayText表示在字段中显示的文本,Address表示链接地址,显示文本和链接地址之间用“#”隔开例如,“学校官网#http:/”字段中,显示文本为“学校官网”,链接地址为http:/教学思想10)附件型附件型(attachment)字段可以将一个或多个不同类型的文件嵌入数据库中,通过附件型字段可以将图片、文档及其他文件和与之相关的记录存储在一起其中,单个文件的大小不可超过256MB,且附件总大小不可超过2GB。

11)计算型计算型(computed)字段可以存储由表达式通过其他字段计算得到的结果,如可通过“学时”字段计算“学分”教学思想12)查阅向导型查阅向导型(lookupwizard)字段为用户提供了一个建立字段内容的列表,可以在列表中选择所列出的内容作为填入字段的数据查阅列表的值可从其他表或查询中获取,也可以自行输入所需值该字段实际的数据类型和大小取决于数据的来源教学思想2.2.3创建表的结构实例表的结构实例见表2-1表2-5表2-1“学生”表教学思想表2-2“教师”表表2-3“课程”表其中,“学分”字段由“学时”字段计算得到,16个学时为1个学分教学思想表2-4“选课”表表2-5“学院”表2.3数据表的结构教学思想2.3.1 创建数据表结构创建数据表结构在设计完数据表的结构后,创建数据表的任务就是具体地实现设计好的表结构并输入数据本节介绍了Access2010中的3种创建数据表结构的方法教学思想1.使用设计视图创建数据表结构使用设计视图创建数据表结构是最常用的创建表结构的方法例2-4】使用数据表的设计视图在“教务管理”数据库文件中创建“学生”表,具体表的结构见表2-1教学思想具体操作步骤如下:(1)启动Access2010,打开之前创建的“教务管理”数据库。

2)在“创建”选项卡的“表格”组中,单击“表设计”按钮,打开表的“设计视图”,系统将创建一个默认名为“表1”的新表的设计视图,如图2-11所示教学思想数据表的“设计视图”分为上、下两部分,。