公司报刊邮件函电收发制度-实用.docx

公司报刊邮件函电收发制度1. 背景随着公司业务的发展，各部门之间的沟通需求也日益增加邮件、函电和报刊成为了公司内部和外部沟通的主要方式之一因此，为了提高工作效率，加强信息交流，公司制定了相关的收发制度，以规范各部门收发邮件、函电和报刊的流程和标准2. 收发方式2.1 邮件公司内部邮件分为内网邮件和外网邮件两类内网邮件：公司内部邮件，需使用公司内部网络发送外网邮件：发往外部的邮件，使用公司授权邮箱发送，并且需经过公司审批后才能发送2.2 函电公司收发函电主要涉及到与政府部门、客户、供应商等的联系函电接收：• 公司接受来自相关部门或合作伙伴的函电，由接收人员签收并记录函电发送：• 涉及到政府部门和重要客户的函电，必须由公司主管部门审核、签字并加盖公司公章后，由邮寄部门发送；• 涉及到供应商和中小客户的函电，由接收人员按照总部规定的步骤和流程发送2.3 报刊公司订阅有关行业经济、管理、技术和体育、文化等方面的报刊杂志报刊接收：• 报刊由邮寄部门签收，并通知公司对应部门及人员领取• 报刊阅读完成后，需在对应部门公共区域放置，方便其他人员阅读报刊发送：• 对于内部提供的文章，需要填写表格，由本部门公共邮箱发送给公司人事部门的公司报刊管理员进行审核和统计；• 提交时间为每个月月末。

3. 标准3.1 邮件发送标准• 邮件主题需简明扼要，符合内容；• 邮件内容需准确、清楚、简洁、真实，避免署名低级错误；• 邮件附件需准确合法3.2 函电发送标准• 函电格式符合国家及公司规定的要求；• 函电正式保密，不能随意泄露和转移；• 函电必须经过正确的传递和确认收到3.3 报刊接收标准• 报刊必须放置在对应部门公共阅读区域；• 报刊阅读时间不得超过一周，阅读期间内请勿将该报刊私自带去阅读4. 流程4.1 邮件及函电流程• 发送人员将邮件或函电文档发送给上级审核部门；• 上级审核部门审查内容并进行必要的修改或批复；• 如果需要重要保密，则需要主管部门审批后才能发送；• 若有必要抄送其他部门，则抄送完后，应告知对方已抄送该部门4.2 报刊流程• 负责接收报刊的人员将其存放在对应部门公共阅读区；• 阅读完成后，将报刊归还对应部门公共阅读区；• 每月月末，计算当月内外部提供的文章并整理提交5. 公司收发制度的实施不仅能加强内部各部门之间的沟通，提高工作效率，同时也能加强公司与外部联系的规范性和标准化，避免了发生管理上的混乱和意外这对于公司的长远发展和稳定运营具有积极的作用。