Excel会计应学招秘技.pdf

也许你已经在 Excel 中完成过上百张财务报表，也许你已利用Excel 函数实现过上千次的复杂运算，也许你 认为 Excel 也不过如此，甚至了无新意但我们平日里无数次重复的得心应手的使用方法只不过是Excel 全 部技巧的百分之一本专题从Excel2002 中的一些鲜为人知的技巧入手，领略一下关于Excel 的别样风情一、建立分类下拉列表填充项我们常常要将企业的名称输入到表格中，为了保持名称的一致性，利用“数据有效性”功能建了一个分 类下拉列表填充项1.在 Sheet1 中，选中需要输入“企业类别”的列(如 A 列)，执行“数据→有效性”命令，打开“数据有效性” 对话框在“设置”标签中，单击“允许”右侧的下拉按钮，选中“序列”选项，在下面的“来源”方框中，输入 “工业企业”，“商业企业”，“个体企业”……序列(各元素之间用英文逗号隔开)，确定退出提示：在以后打印报表时，如果不需要打印“企业类别”列，可以选中该列，右击鼠标，选“隐藏”选 项，将该列隐藏起来即可二、建立“常用文档”新菜单在菜单栏上新建一个“常用文档”菜单，将常用的工作簿文档添加到其中，方便随时调用1.在工具栏空白处右击鼠标，选“自定义”选项，打开“自定义”对话框。

在“命令”标签中，选中“类别”下 的“新菜单”项，再将“命令”下面的“新菜单”拖到菜单栏按“更改所选内容”按钮，在弹出菜单的“命名”框中输入一个名称(如“常用文档”)2.再在“类别”下面任选一项(如“插入”选项)，在右边“命令”下面任选一项(如“超链接”选项)，将它拖到新 菜单(常用文档)中，并仿照上面的操作对它进行命名(如“工资表”等)，建立第一个工作簿文档列表名称重复上面的操作，多添加几个文档列表名称3.选中“常用文档”菜单中某个菜单项(如“工资表”等)，右击鼠标，在弹出的快捷菜单中，选“分配超链接 →打开”选项，打开“分配超链接”对话框通过按“查找范围”右侧的下拉按钮，定位到相应的工作簿(如“工 资.xls”等)文件夹，并选中该工作簿文档重复上面的操作，将菜单项和与它对应的工作簿文档超链接起来4.以后需要打开“常用文档”菜单中的某个工作簿文档时，只要展开“常用文档”菜单，单击其中的相应选 项即可提示：尽管我们将“超链接”选项拖到了“常用文档”菜单中，但并不影响“插入”菜单中“超链接”菜单项和 “常用”工具栏上的“插入超链接”按钮的功能三、让不同类型数据用不同颜色显示Generated by Foxit PDF Creator © Foxit Software For evaluation only.在工资表中，如果想让大于等于2000 元的工资总额以“红色”显示，大于等于 1500 元的工资总额以“蓝 色”显示，低于 1000 元的工资总额以“棕色”显示，其它以“黑色”显示，我们可以这样设置。

1.打开“工资表”工作簿，选中“工资总额”所在列，执行“格式→条件格式”命令，打开“条件格式”对话 框单击第二个方框右侧的下拉按钮，选中“大于 或等于”选项，在后面的方框中输入数值“2000”单击“格 式”按钮，打开“单元格格式”对话框，将“字体”的“颜色”设置为“红色”2.按“添加”按钮，并仿照上面的操作设置好其它条件(大于等于 1500，字体设置为“蓝色”；小于 1000， 字体设置为“棕色”)3.设置完成后，按下“确定”按钮四、制作“专业符号”工具栏在编辑专业表格时，常常需要输入一些特殊的专业符号，为了方便输入，我们可以制作一个属于自己 的“专业符号”工具栏1.执行“工具→宏→录制新宏”命令，打开“录制新宏”对话框，输入宏名如“fuhao1”并将宏保存在“个 人宏工作簿”中，然后“确定”开始录制选中“录制宏”工具栏上的“相对引用”按钮，然后将需要的特殊符号 输入到某个单元格中，再单击“录制宏”工具栏上的“停止”按钮，完成宏的录制仿照上面的操作，一一录制好其它特殊符号的输入“宏”2.打开“自定义”对话框，在“工具栏”标签中，单击“新建”按钮，弹出“新建工具栏”对话框，输入名称— —“专业符号”，确定后，即在工作区中出现一个工具条。

切换到“命令”标签中，选中“类别”下面的“宏”，将“命令”下面的“自定义按钮”项拖到“专业符号”栏上(有 多少个特殊符号就拖多少个按钮)3.选中其中一个“自定义按钮”，仿照第 2 个秘技的第 1 点对它们进行命名4.右击某个命名后的按钮，在随后弹出的快捷菜单中，选“指定宏”选项，打开“指定宏”对话框，选中相 应的宏(如 fuhao1 等)，确定退出重复此步操作，将按钮与相应的宏链接起来5.关闭“自定义”对话框，以后可以像使用普通工具栏一样，使用“专业符号”工具栏，向单元格中快速输 入专业符号了五、用“视面管理器”保存多个打印页面有的工作表，经常需要打印其中不同的区域，用“视面管理器”吧Generated by Foxit PDF Creator © Foxit Software For evaluation only.1.打开需要打印的工作表，用鼠标在不需要打印的行(或列)标上拖拉，选中它们再右击鼠标，在随后出 现的快捷菜单中，选“隐藏”选项，将不需要打印的行(或列)隐藏起来2.执行“视图→视面管理器”命令，打开“视面管理器”对话框，单击“添加”按钮，弹出“添加视面”对话 框，输入一个名称(如“上报表”)后，单击“确定”按钮。

3.将隐藏的行(或列)显示出来，并重复上述操作，“添加”好其它的打印视面4.以后需要打印某种表格时，打开“视面管理器”，选中需要打印的表格名称，单击“显示”按钮，工作表 即刻按事先设定好的界面显示出来，简单设置、排版一下，按下工具栏上的“打印”按钮，一切就 OK 了六、让数据按需排序如果你要将员工按其所在的部门进行排序，这些部门名称既的有关信息不是按拼音顺序，也不是按笔 画顺序，怎么办?可采用自定义序列来排序1.执行“格式→选项”命令，打开“选项”对话框，进入“自定义序列”标签中，在“输入序列”下面的方框中 输入部门排序的序列(如“机关,车队,一车间,二车间,三车间”等)，单击“添加”和“确定”按钮退出2.选中“部门”列中任意一个单元格，执行“数据→排序”命令，打开“排序”对话框，单击“选项”按钮，弹 出“排序选项”对话框，按其中的下拉按钮，选中刚才自定义的序列，按两次“确定”按钮返回，所有数据就 按要求进行了排序七、把数据彻底隐藏起来工作表部分单元格中的内容不想让浏览者查阅，只好将它隐藏起来了1.选中需要隐藏内容的单元格(区域)，执行“格式→单元格”命令，打开“单元格格式”对话框，在“数字” 标签的“分类”下面选中“自定义”选项，然后在右边“类型”下面的方框中输入“；；；”(三个英文状态下的分 号)。

2.再切换到“保护”标签下，选中其中的“隐藏”选项，按“确定”按钮退出3.执行“工具→保护→保护工作表”命令，打开“保护工作表”对话框，设置好密码后，“确定”返回经过这样的设置以后，上述单元格中的内容不再显示出来，就是使用Excel 的透明功能也不能让其现 形提示：在“保护”标签下，请不要清除“锁定”前面复选框中的“∨”号，这样可以防止别人删除你隐藏起来的数据Generated by Foxit PDF Creator © Foxit Software For evaluation only.八、让中、英文输入法智能化地出现在编辑表格时，有的单元格中要输入英文，有的单元格中要输入中文，反复切换输入法实在不方便， 何不设置一下，让输入法智能化地调整呢?选中需要输入中文的单元格区域，执行“数据→有效性”命令，打开“数据有效性”对话框，切换到“输入 法模式”标签下，按“模式”右侧的下拉按钮，选中“打开”选项后，“确定”退出以后当选中需要输入中文的单元格区域中任意一个单元格时，中文输入法(输入法列表中的第 1 个中文 输入法)自动打开，当选中其它单元格时，中文输入法自动关闭九、让“自动更正”输入统一的文本你是不是经常为输入某些固定的文本，如《电脑报》而烦恼呢?那就往下看吧。

1.执行“工具→自动更正”命令，打开“自动更正”对话框2.在“替换”下面的方框中输入“pcw”(也可以是其他字符，“pcw”用小写)，在“替换为”下面的方框中输入 “《电脑报》”，再单击“添加”和“确定”按钮3.以后如果需要输入上述文本时，只要输入“pcw”字符此时可以不考虑“pcw”的大小写，然后确认 一下就成了十、在 Excel 中自定义函数Excel 函数虽然丰富，但并不能满足我们的所有需要我们可以自定义一个函数，来完成一些特定的运 算下面，我们就来自定义一个计算梯形面积的函数：1.执行“工具→宏→Visual Basic 编辑器”菜单命令(或按“Alt+F11”快捷键)，打开 Visual Basic 编辑窗口2.在窗口中，执行“插入→模块”菜单命令，插入一个新的模块——模块 13.在右边的“代码窗口”中输入以下代码：Function V(a,b,h)V = h*(a+b)/2End Function4.关闭窗口，自定义函数完成以后可以像使用内置函数一样使用自定义函数提示：用上面方法自定义的函数通常只能在相应的工作簿中使用十一、表头下面衬张图片Generated by Foxit PDF Creator © Foxit Software For evaluation only.为工作表添加的背景，是衬在整个工作表下面的，能不能只衬在表头下面呢?1.执行“格式→工作表→背景”命令，打开“工作表背景”对话框，选中需要作为背景的图片后，按下“插 入”按钮，将图片衬于整个工作表下面。

2.在按住 Ctrl 键的同时，用鼠标在不需要衬图片的单元格(区域)中拖拉，同时选中这些单元格(区域)3.按“格式”工具栏上的“填充颜色”右侧的下拉按钮，在随后出现的“调色板”中，选中“白色”经过这样 的设置以后，留下的单元格下面衬上了图片，而上述选中的单元格(区域)下面就没有衬图片了(其实，是图 片被“白色”遮盖了)提示衬在单元格下面的图片是不支持打印的十二、用连字符“Extended Properties='Excel 8.0;';Data Source=“ & ThisWorkbook.FullNameSql = “select b1.[_COL0],b2.PARTY_ID,b1.[_COL1] from [nbs$] as b1,[custom$] as b2 where b1.[_COL1]=b2.PNAME“rst.Open Sql,cnn,1,1Sheets(“Sheet1“).Range(“a1:c10000“).ClearContents 'Sheet2 为测试用的工作表，换成自己的Sheets(“Sheet1“).Range(“a1“).CopyFromRecordset rstrst.Closecnn.CloseSet rst = NothingSet cnn = NothingEnd Sub01、如何在已有的单元格中批量加入一段固定字符？ 例如：在单位的人事资料，在excel 中输入后，由于上级要求在原来的职称证书的号码全部再加两位，即要 在每个人的证书号码前再添上两位数13，如果一个一个改的话实在太麻烦了，那么我们可以用下面的办 法，省时又省力： 1）假设证书号在 A 列，在 A 列后点击鼠标右键，插入一列，为B 列； 2）在 B2 单元格写入：=13& A2 后回车； 3）看到结果为 13xxxxxxxxxxxxx了吗？鼠标放到 B2 位置，单元格的下方不是有一个小方点吗，按着鼠标左 键往下拖动直到结束。