【精品】文件管理作业指导书1(1).doc

版本AXX公司企业标准QXMKJZY-03・14-2012文件管理作业指导书2012-3-142012・3.14发布X X公司发布目 次前言 1. 目的范围 2. 职责 3. 文件分类及管理 4. 文件质量要求 5. 文件借阅利用工作 6. 记录 7. 附属A 8. 文件更改与销毁 9. 注意事项 为规范公司档案管理工作，根据ISO 9001-2000《质量管理体系要求》，及《电子 企业标准编制规则》，结合公司实际，制定本文件管理指导书本文件管理指导书的附录A为资料性附录本文件管理指导书由经理部提出，并归口管理本文件管理指导书起草部门：经理部本文件管理指导书起草人：XX本文件管理指导书审核人：XX本文件管理指导书批准人：XX本文件管理指导书由经理部负责解释名称文件管理作业指导书编号QXMKJ ZY-03-14-2012版本/修改码A/0制表者XX审核者XX批准者XX1、 目的范围1.1目的：控制文件和资料，确保所有的场所使用的文件和资料都是现行有效的，防止使用过时 或作废的文件，造成产品或质量体系要素的不合格.1.2范围：SMT文件管理室2、 职责2.1严格执行档案资料保密制度2.2严格档案入库制度，认真做好分类登记，对档案的分类应做到科学合理，便于查找制定文件 管理的程序、制度2.3档案借阅应按规定办理登记手续，认真检查到期归还的资料是否完整无缺，发现 问题及时报告利处理；2.4按有关规定对档案进行例行的保养、管理或销毁。

3、 文件分类及管理3.1文件分为一级文件、二级文件、三级文件和四级文件3.2二级文件、三级文件：所有收到二级文件和三级文件全部放入相应的二级文件夹 和三级文件夹内，存入文件柜中3.3文件储存3.3.1 -级文件为电子档，名《质量管理手册》3.3.2二级文件和三级文件存入表明的文件栏内，需要借阅的要进行登记3.3.3四级文件为表单形式，一般只存电子档SMT2-62八地报告.doc报价单.doc订单评审表.docBookl. xls客户资料22. doc空压机技术参数空压机控制板报价表.xls开关主板产品信息收 集.doc(1). doc料架管理作业指导书.炉后质检.docdocMicrosoft Excel 工作，表.xls4文件质量要求4.1文件材料要去掉金属物，对破损的文件材料应进行裱糊，字迹已犷散的应复制 并与原件一并立卷4.2文件材料的载体和书写材料应符合耐久性要求・须统一使用A4规格纸，不得 使用热敏纸，不得使用铅笔、圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水和复习纸书写4.3非纸质文件如（电子、声像材料）应与其文字说明一并归档保存电子文件必 须形成纸质文件归档5文件借阅利用工作5.1文件借阅、利用、应遵循及时、安金、保密的原则，方便操作，简化手续，更 好的为生产、经营、管理工作服务。

5.2公司及所属单位工作人员均可借阅一般性的档案、文件资料；借阅者，都应进 行文件借阅登记5.3借阅方式分直接查阅和屯话查询等5.4借阅企业资质、代码证须经理部主任批准，方可查阅5.5借阅文件，要严格履行登记、签名和清退手续借出和归还文件文件均须当面 点交清除填写文件利用效果登记本6记录本文件管理指导书应保持记录见记录汇总表记录汇总表号号尼象单号记亲奢保存辟式1ZUL-0a-14文书筏案移豪（*）未久抵质和泡子2ZLJL-0B-15文书Off3ZUL-OB-16科枚袒柔移交清卅未久抵成和泡子4zuL-oe-n科技梢案偷用利用登砂梢案空0zLJL-ce-is0祟利用就果*记本相案里SLR附表1文书档案移交（接收）登记册分卖号-年度书管期限ZLJL-O2-14r™序号冬 林Mt页敏日期移交 单位移交人接收人暑注附表2文书档案借阅登记册ZLJL-O2-15序号flia 日期借8）单位ttnx借出案等情出 件败归还 日期卷注年代案卷 号保告 期限文号酎表3科技档案律交清册ZLJL-O2-16修号： 工程名称： 文字材料案卷救……..卷 峨工83票卷敷 <. ttMM ・ *XSJM片累卷玄..卷 工程录像■敷■ 盘州件：科技档案案卷目录附表4科技档案借阅利用登记本ZLX-02-17日案・号日期伽单位M0A用于何项目I I归逐日期附表5档案利用效果登记本日期单位姓 名X ♦ 成文件&名利用目的利用效果7.附属A（资料性附录）修改页 ZLJL-01-20序号修改通知单 编 号修改处页码修改处条款号修改方式修改日期修改人釜备注划改换页8文件更改与销毁8.1技术文件如需更改，山技术品管部负责组织更改，填写“文件更改单”，山原批 准人批准后实施。

8.2文件销毁须填写《文件销毁申请表》并经经理签字同意方可销毁即做好销毁记录文件更改申请表如下""电子有限公司 文"修改叩谐甲 攵A名修 攵，编号rtrtiiiRM雨内案 内集▲9, 中痛人・命瞥tt n a W tr俄etca&b销毁申请表如下文件销毁申请表始与： goftun 吸本：lg4：序号文件名称艾件编号版本份e1扇审手册敏0011.03132育理评审程序QPA002L03133坦猊与权责曾珅程序(X110031.03134文件育胃程序QPI-0041.03135技术资料骨理程序QF.I-0051.03126毓Si己录洎•珅程序WA 0061.03137员工我白调氨程序QPI 0071.031286S计理噗俺程序QP1 0081.03139客户供应品管理程序QPFOOM1.03510现场育氏程序Qf^-OlO1.03811梢传合同评市程序(TF Oil1.031212精*企同管理程序QPF 0121.03213拍唇含网黄订程序QPF 0131.03214变更程序QPF-0141.031215齿后朕务骨理程序QPF-0151.031216产砖开发计理程序WJ 0161.03817找计变更程序QPJ 0171.03718牛产欧林呼品认可&序QTII 0181.03121509001:3008 涣版5请人：皆理部部长 日期：2010.3.13文件市HJ&见：卷名： 日期：曾珂吉代及童站；撬名： 日期：9注意事项9.1加强档案保管工作，做好防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防高温工作，定期检 查档案保管工作.序号更改内容及标记更改口期承认批准。