02945质量管理体系认证二级文件程序QP002质量记录控制程序.doc
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深圳市真功高科电子有限公司 SHENZHEN ZHENGONGHI-TECH ELECTRONICS CO.,LTD.质量记录控制程序文件编号： ZG-QP-002 文件版本： A0 控制状态： 受控本 分 发 号： 拟 制： 审 核： 批 准： 生效日期： 2002-10-12 请指定文件发放部门☆□总经理☆□总经办☆□R&D部☆□生产部☆□采购部☆□仓管部☆□财务部☆□品质部☆□销售部注：☆表示为该文件的主要涉及部门 ，□表示为该文件的次要涉及部门文件标题质量记录控制程序文件编号ZG-QP-002版本A0制定部门总经办生效日期2002-10-12页码6/6文件名称（型号）质量记录控制程序文件编号ZG-QP-002文件制定部门总经办文件初次生效日期02.10.12序号修改内容记要版本制定或修改日期记录人1文件初次发行A002.10.06234567附件一：文件变更履历表1.文件依据与定义：1.1依据1.1.1《质量手册》第4.2.4章节:质量记录的控制。
1.2定义1.2.1质量记录：质量管理体系运行过程中填制的各类表格（包括电子文档记录）2.目的：对公司使用的质量有关的记录的标识、收集、编目、查阅、归档、贮存、保管和处理之控制，确保质量活动能得到真实记录，从而便于追溯性3.适用范围：本程序适用于公司使用的质量有关记录的管理和控制4.主要职责与权限：4.1总经办：负责本公司质量管理体系内、外部审核及管理评审记录的规范管理和保存4.2相关部门：负责与本部门相关的质量记录的整理、标识、归档、保存、指定部门文员贮存与保管（含外来质量记录）4.3各质量记录人员必须准确、真实地记录和报告质量结果5.工作内容5.1 流程图（见附件一）5.2 表单设计5.2.1 各部门根据工作需要及程序文件、三阶文件要求设计表单表单应体现整个质量活动的全部内容5.2.2表单的纸张规格、文字选择、横向、竖向等排版方式可根据实际需要编排5.2.3编号方法参见《文件资料格式、编码、版本标准》5.3 表单登记5.3.1 各部门将设计的表单样板交部门负责人核准后报总经办登记程序文件和三阶文件中提到的表单应与实际使用的表单一致 5.3.2 总经办文控员编制《质量记录清单和保存期限》（QR-002-01）表，文控中心每三个月向全公司公布一次，以便各部门核查所用表单是否有效。
5.4 填写记录5.4.1 各部门根据表单内容要求进行记录5.4.2 记录要求5.4.2.1 各种记录应使用《质量记录清单和保存期限》规定的最新版本的表单 5.4.2.2所有质量记录应字迹工整清晰、易于辨认；对输入电脑的质量记录要设定查阅或修改权限（密码），并有打印备份记录，同时注意防止病毒污染 5.4.2.3记录因书写错误修改时，不能使用涂改液或改字液，应用双横线将错误内容划掉，并重新书写正确内容，对于重要栏位的修改，修改者应在旁边签名并注明修改日期 5.4.2.4所有质量记录填写均不能用红笔、铅笔，签名不允许用英文名必须要用中文填写 5.5分类与贮存 5.5.1 质量记录的分类归档包括确认、收集、整理、编目、装订、归档等 5.5.2质量记录经有关负责人签名确认后方为有效 5.5.3 各部门负责对本部门产生的质量记录进行分类归档，属文控中心存档的必须送交文控中心5.5.4对接收的外部质量记录，按提供单位或记录名称由接收部门或文控中心分类管理5.5.5质量记录由专人负责保管，并注意防止其变质、损坏和丢失5.5.6质量记录不能以热敏纸保存，保存期限参照《质量记录清单和保存期限》要求执行。
外部质量记录，由接收部门根据其性质规定其保存期限《质量记录清单和保存期限》应满足：A、顾客要求质量记录的保存期限 B、合同资料、顾客要求变更资料的保存期限为5年以上 C、质量运行状态记录（如检验和测试结果等）保存期限为2年（或以上） D、内部审核记录（认证机构审核、管理评审、内部审核）保存3年（或以上）5.6质量记录空白表格的增加、更改5.6.1各部门可根据实际工作的需要，增加或更改现有的质量记录空白表格，提出修改或增加表单申请，详细作业按《文件和资料控制程序》执行5.6.2 申请部门审批通过后将新的空白表格送交文控中心，由总经办文控中心撤回作废旧版的空白表格，同时发放新的空白表格5.6.3 对新增或取消质量记录空白表格的情况，总经办文控中心应更改《质量记录清单和保存期限》 5.7质量记录交流 5.7.1总经理、管理者代表外，其他人一般不得查阅其他部门的质量记录 5.7.2因工作需要必须查阅质量记录时，须征得查阅部门主管同意5.7.3当顾客、供方或政府部门要求提供相关质量记录时，一般需经总经理或管理者代表批准后方可提供相关质量记录或复印件 5.8处理 5.8.1超过保存期限的质量记录，由保存部门填写《质量记录销毁申请单》（QR-002-02），经总经办主任审批后统一由文控中心销毁。
任何部门或个人都不得保存已失效或超过保存期的记录6.相关文件6.1《文件和资料控制程序》6.2《文件资料格式、编码、版本标准》7.使用表单7.1 《质量记录清单和保存期限 》 QR-002-017.2 《质量记录销毁申请单 》 QR-002-028.附件 附件一：流程图 附件一 质量记录控制流程图流程图权责部门使用表单备 注表单设计分类归档审批表单登记填写记录 查阅 NG审批 OK贮 存处 理 进制相关部门随二、三级文件总经办文控中心相关部门相关部门、文控中心总经理或管理者代表相关部门、文控中心文控中心《质量记录清单和保存期限》《质量记录销毁申请单》各部门根据需要编制表单文控中心确认编号和版本状态，登记发行新表单按要求进行记录，保证记录的清析、准确、真实及时整理，要求分门别类按时间顺序汇总编制记录目录，作好装订，以便保存和查阅因外部需要查看记录录时，需经授权人审批后方可借阅注意防火、防潮、防蛀虫、防尘等注意办理查阅手续，按时归还，不得遗失和损坏。
按规定期限和经总经办主任审批后才能进行记录销毁附件二：使用表单 （2份）。
