横向科研合同业务流程规范.doc

横向科研合同业务流程涉密项目办理注意事项：（1） 办理涉密科研项目有关事项必须为该课题参研人员中的涉密人员（在以下流程中标注为：）（2） 项目执行过程中所有涉密文档应在涉密机中处理 （在以下流程中标注为：）（3） 项目申报、立项、实施、验收、归档及成果申报过程中，对涉密载体的产生、传递与管理应符合国家和学校的保密管理规定（在以下流程中标注为：）（一） 合同签订质量体系范围内项目须按照质量体系范围相关要求进行获取渠道：科研院网站（合同模板、审批登记表、合同用校章使用申请表）涉密项目：填写《涉密项目审批登记表》项目负责人携合同文本及相关文件，填写《科研合同审批登记表》，如需盖校章或法人章需填写《北京航空航天大学印章使用申请表》质量体系范围内项目，需提供《与产品有关的要求评审登记表》；合同金额≥500万，需提供会议审批意见如要求提交质量体系认证证书、武器装备科研生产许可证和/或装备承制资格证书(不在认证范围的项目不予提供)，按照“质量与资质管理相关业务流程”办理审核部门：各学院学院对合同文本进行初审，在《科研合同审批登记表》签字盖章，并填写学院审批意见涉密审查部门：保密处保密处审核《北京航空航天大学涉密项目审批登记表》需要盖校章的，到科研院领导处审批办理部门：科技管理中心是复核签章人员对合同文本及附件复核签章，留存《科研合同审批登记表》和双方单位盖章的合同及附件办理部门：合同章—科技管理中心；校章—党政办 合同复审人员在《科研合同审批登记表》签字并对通过的合同文本加盖骑缝章审查部门：科技管理中心校定密工作小组对《北京航空航天大学涉密项目审批登记表》进行审核备案办理部门：科技管理中心审查部门：科技管理中心200万以上（含）的合同需咨询法律顾问，需3~5个工作日横向合同主审人员审查携带资料是否齐全、合同文本形式、条款内容及相关附件，并给出审查结果及建议非密审查部门：科技管理中心横向合同复审人员对审批表、合同文本形式、条款内容及附件等进行审查复核否审查是否通过审查部门：科技管理中心是 合同复审人员在《科研合同审批登记表》签字并对通过的合同文本加盖骑缝章办理部门：合同章—科技管理中心；校章—党政办复核签章人员对合同文本及附件复核签章，留存《科研合同审批登记表》和双方单位盖章的合同及附件办理部门：科技管理中心需要盖校章的，到科研院领导处审批（二） 项目经费开题（入款）获取渠道：科研院网站：涉密项目：审批表中的项目名称须脱密处理项目负责人从科研院网站下载《科研项目到款经费结算审批表》，并根据批复的任务书（预算书）或学校经费管理办法填写科技管理中心审批并办理开题（入款）办理部门：科技管理中心项目负责人自行上网打印结算单，到财务处入款经费到学校，由科研院项目主管通知相关学院或由项目负责人自行到财务处交款或查询信汇单办理部门：财务处 主审人员对主合同原件、外协/外拨合同文本、《科研合同审批登记表》及相关材料进行审批，并给出审查结果及建议;复审人员对所有文件进行审查复核，如果通过，对合同文本加盖骑缝章审批部门：科技管理中心涉密项目：、复核签章人员盖章并留存相关审批表单及双方签字盖章的正式合同及附件1份，移交给合同审批人员对合同文本进行信息录入及归档管理办理部门：科技管理中心涉密项目：、，项目名称不录入，在涉密机或保密本上记录项目名称与合同编号的对应关系科研院网站下载并填写《科研合同审批登记表》（学校为委托方）携带主合同原件、外协/外拨合同、《科研合同审批登记表》及相关材料到学院审批主合同是否涉密否是，涉密项目：、。

与分承担单位签订的外拨合同的密级、保密期限原则上与主合同一致；用于实验、测试、加工等的外协合同原则上不允许涉密合同文本中必须包括密级和保密条款，除技术要求外，不能涉及任务背景、用途和技术（战术）指标等与合同内容无关的保密要点内容从科研院网站下载并填写《涉密外协科研项目定密审批表》，并提供乙方单位保密资质复印件（盖乙方单位红章），若为机密级以上项目，还须与乙方单位签订《北京航空航天大学外协项目保密协议》（乙方单位盖章）否子合同是否涉密是涉密项目：、、项目负责人负责非涉密外拨/外协合同内容及文本的脱密，并填写《涉密科研项目非密化处理审批表》学院审查后，到科技管理中心审核备案涉密项目：、项目负责人与合作方协商拟定合同文本涉密外拨/外协合同在执行过程中，外拨/外协单位应填写《涉密协作配套单位保密监督检查表》，返回后原件交科技管理中心备案，学院或项目负责人处留存复印件外协50万元以上（含）的需先通过北京航空航天大学外协单位资质审查；需提供《北京北京航空航天大学外协单位资质审查表》中要求的相关材料，提交科研院组织会议评审质量体系范围内的项目，须按照《外包控制程序》执行，须在我校质量体系核定的“合格供方名录”涉密项目：、、（三） 项目经费使用及过程管理（1） 外协/外拨合同办理（2） 经费使用审批1) 外协费/外拨费审批流程获取渠道：科研院网站涉密项目：登记表填写内容须脱密处理根据需要，从科研院网站下载并填写《科研项目外协/外拨费拨款申请表》审批地点：科技服务大厅携带计划书原件、外协或外拨合同文本及《科研项目外协/外拨合同及经费计划登记表》到科技管理中心审批签字办理部门：科技管理中心审批通过后，到科技管理中心盖章审批部门：财务处带计划书、外协或外拨合同文本、科研院盖章的《科研项目外协/外拨合同及经费计划登记表》及《科研项目外拨费（拨合作单位经费）审批表》或《科研项目外协费审批表》审批表到财务处审批到财务处办理借款或报销手续办理部门：财务处课题负责人妥善保存科研院盖章的《科研项目外协/外拨合同及经费计划登记表》，再次办理同一主合同的外协、外拨合同时，应将此表与主合同书一同提交到科研院审核更新注：《科研项目外协/外拨合同及经费计划登记表》是办理外协/外拨经费审批的依据注：外拨费指任务书上明确规定的需拨给分承包单位（合作单位）的经费；外协费是指拨付给项目分承包/合作单位以外单位的测试、化验、加工等技术加工服务费用。

2) 会议费审批获取渠道：科研院网站：对于北航主承办的会议外拨会议费时，从科研院网站下载并填写《科研项目主承办会议费审批表》审查部门：各学院带任务书或合同书（含预算表）、会议通知到学院审查非密项目涉密项目审查部门：保密处 带任务书或合同书（含预算表）、会议通知到保密处审查带任务书或合同书（含预算表）、会议通知到科技管理中心审批审批及办理部门：财务处到财务处审批并办理借款或报销手续审批部门：科技管理中心获取渠道：科研院网站：涉密项目：，审批表填写内容须脱密处理3) 评审费审批流程从科研院网站下载并填写《科研项目评审费/专家咨询费审批表》到财务处审批并办理借款或报销手续带任务书或合同书（含预算表）、相关审批表到学院审查带任务书或合同书（含预算表）、相关审批表到科技管理中心审批审查部门：各学院涉密项目：、审批部门：科技管理中心涉密项目：、审批及办理部门：财务处4) 交付委托方设备审批流程交付委托方设备采购合同按外协/外拨合同办理流程办理，采购金额在招标范围以内的（≥50万），执行国家及学校有关招投标文件规定（办理部门：实验室及设备管理处），凭招投标备案书或中标通知书到科研院办理合同签订手续。

审批部门：各学院 涉密项目：、携带主任务书（主合同书）、设备采购合同文本、《科研合同审批登记表》（学校为买方）到学院审批盖章（50万以上采购需携带中标通知书）审批部门：科技管理中心 涉密项目：、合同主审人员对其主任务书（主合同书）、设备采购合同文本、《科研合同审批登记表》及相关材料进行审批，并给出审查结果及建议合同复审人员对其主任务书（主合同书）、设备采购合同文本、《科研合同审批登记表》及相关材料进行审查复核，如果通过，对合同文本加盖骑缝章并在财务借款单据或报销单加盖不建账章审批部门：科技管理中心 涉密项目：、盖校章的需要科研院领导审批审批部门：科技管理中心 审批部门：科技管理中心 涉密项目：、项目名称不录入，在涉密机或保密本上记录项目名称与合同编号的对应关系复核签章人员盖章并留存相关审批表单及双方签字盖章的正式合同及附件1份，移交给合同审批人员对合同文本进行信息录入及归档管理办理部门：财务处到财务处办理借款或报销手续5) 经费调整审批流程经费调整指入款时设置的外协、设备、劳务等费用因某些原因需要转为正常经费（均须有预算）涉密项目：审批表填写内容须脱密处理从科研院网站下载并填写《科研项目经费调整申请表》到财务处或自行上网查询、打印项目总账第三个工作日可办理调整经费的报销或借款学院审批项目主管审批通过后办理调账审批部门：科技管理中心审批部门：各学院办理部门：财务处或上网办理（3） 执行过程监督检查每年年底前，质量体系内项目（通过相关认证的项目），项目负责人将项目年度顾客满意度总结报告及部分附件、在研（含年度内结题）项目台账及《科研生产项目执行情况检查表》交到科研院质量办保存涉密项目：、、（四）经费结题结算到财务处入卡学院审核，并填写意见项目负责人从科研院网站下载并填写《科研项目结题结算审批表》到财务处进行结余金额审核，并签章将审批表及结题证明材料交到科技管理中心办理部门：科技管理中心三个工作日后，到所在学院领取结题结算通知单办理部门：财务处审核部门：各学院获取渠道：科研院网站涉密项目：审批表填写内容须脱密处理（五）合同内容调整、延期或终止：主审人员对原合同、合同变更协议及《科研合同审批登记表》进行审批，并给出审查结果及建议携带原合同、合同变更协议及《科研合同审批登记表》到学院审批盖章审批部门：科技管理中心涉密。