体系文件管理制度.docx

体系文件管理制度体系文件管理制度编制日期审核日期批准日期修订记录1.目的标准公司体系文件，包括组织管控文件、流程文件、作业指引、表单记录管理，确保用法文件的充分、适用和有效性2.范围适用于公司体系文件编制、标识、审核、批准、修订、发放及归档3.术语与定义3.1.组织管控〔GK〕文件：对组织架构、责权进展规定的文件指组织管理手册、受权手册3.2.流程文件〔LC〕：为进展某项活动或过程所规定的途径而形成的文件对于主责范围内跨部门事务工作程序制定，可结合《受权手册》审批权限，明确关键环节工作职责进展拟订3.3.作业指引(ZY)：本部门为确保作业过程有效策划、运作和掌握所需的文件对于流程文件各环节操作标准及涉及事项的细化，明确工作细那么及标准3.4.制度/标准/规定/方法/细那么(ZD)：针对各部门所负责模块的内部管理纲性规章拟订3.4.1.制度：强调共同性甚至全民性，是根底性的约束条文例如：社会主义经济制度3.4.2.标准：指群体所确立的行为标准例如：***行为标准3.4.3.规定：强调预先〔即在行为发生之前〕和法律效力，用于法律条文中例如：一般高等学校同学管理规定3.4.4.方法：也就是处理问题的方法，强调上级对下级的指导性。

例如：出版管理行政惩罚施行方法3.4.5.细那么：是对个别或一些制度、措施、方法中的具体地方加以标准，强调具体的说明，说明及法律性3.5.记录(R)：说明所获得的结果或供应所完成活动的证据的文件3.6.文件标识：指体系文件编号，并对其版本及修订状态进展标记的工作3.7.体系文件:指包含组织管控文件、流程文件、作业指引、制度/标准/规定/方法/细那么文件，统称为体系文件3.8.流程体系文件：除组织管控文件以外的文件，指流程文件、作业指引、制度/标准/规定/方法/细那么文件，统称为体系文件4.职责4.1.营运管理部负责制定体系文件的编制标准，发布及更新4.2.各部门负责本部门/本模块的流程体系文件编制及优化4.3.营运管理部组织跨部门体系文件的优化及报批4.4.人力资源部负责组织管控文件的更新及优化5.方法和过程掌握5.1.体系文件的编制及审批：5.1.1.部门依据本部门的业务需要，负责本部门/本模块体系文件的编写5.1.2.部门内部文件，不涉及跨部门流程，由责任部门挺直进展编制，营运管理部参照《授权手册》进展审批5.1.3.假设为跨部门的流程优化，由营运管理部组织责任部门及相关部门进展争论，如有必要那么组织专题会进展研讨。

体系主管参照《受权手册》进展审批5.2.体系文件的优化及审批：5.2.1.部门如需要修订优化流程体系文件，填报《体系文件优化审批表》，注明文件修订的缘由、修订的内容、修订前后版本及修订状态的改变等状况营运管理部依据公司运行情况确定是否需要新编或修订，将《体系文件优化审批表》传递到原编写部门，由该部门组织修改编制参照《受权手册》进展审批5.3.体系文件的标识：5.3.1.文件标识：经审核同意编写或修订文件后，由营运管理部负责给定文件编号5.3.2.模块名称及代码：5.3.3.文件类型代码：5.3.3.1.流程：LC5.3.3.2.指引：ZY5.3.3.3.制度/标准/方法：ZD5.3.3.4.表单/附件：R5.3.3.5.组织管控：GK5.3.4.编号示例：5.3.4.1.流程：公司代码-流程模块代码-LC+挨次号JDDSY-YJ-LC015.3.4.2.指引：公司代码-流程模块代码–ZY+挨次号JDDSY-YJ–ZY015.3.4.3.制度：公司代码-流程模块代码-ZD+挨次号JDDSY-YJ-ZD015.3.4.4.表单/附件：JDDSY-R-模块名称+挨次号JDDSY-R-XZ01注：假如一个表单在多个流程/指引中出现，根据价值链的挨次，以在第一个流程中出现的表单编号为准，在其他流程中出现的该表单也用上一流程中出现的编号, 保证每个表单的编号唯一。

某一模块中涉及到的表单统一放在同一个文件夹中“相关记录〞，加上“00模块名称表单记录名目〞〔如：00行政管理表单记录名目〕5.3.4.5.组织管控：公司代码-GK-挨次号JDDSY-GK-015.3.5.文件有效版本标识5.3.5.1.全部文件均要标明版本及修订状态，即版本号其编号规章为：文件每修订一次，修订状态从0、1…到9依次递增，超过10次时其版本由A、B…到Z依次递增例：A/0、B/15.3.6.文件的生效日期：体系文件必需标明生效日期，即为文件报批签字生效日期5.3.7.文本板式：参照本文件的字号及排版5.4.体系文件的发布：营运管理部负责体系文件的发布，组织相关部门学习优化后的体系文件5.5.体系文件的归档：营运管理部体系主管负责保存体系文件及《体系文件优化审批表》，每年1月，定期向档案室归档6.支持性文件无7.相关记录:7.1.《体系文件优化审批表》 JDDSY-R-YJ01。