入离职及档案制度.docx

精选资料第一章 总则第一条 目的为规范员工入职、离职过程以及档案的管理，特制定本制度第二条 适用范围适用于公司总部及分子公司全体员工；分子公司参照执行第三条 职责与分工1、综合管理部负责起草、修订本制度，并负责公司入职、离职过程和档案的管理组织实施以及监管工作2、人事档案实行专员责任制，对档案实行密级管理，由行政人事专员负责保管与整理，行政人事专员负责执行本制度，负责公司所有员工的人事档案管理工作第二章 入离职和档案的管理第四条 入职1、通知入职（1）人事专员在给新员工下发《录用通知书》前，须对拟录用员工进行背景调查（特殊岗位除外），背景调查通过后才予以录用，否则不予以录用2）综合管理部依据最终面试结果给录取员工发《录用通知书》，安排具体时间通知新员工办理入职手续及相应的入职资料2、入职准备（1）员工入职准备一寸登记照片两张、居民身份证、学历（位）证书、职称证书、技能证书、特种工种上岗证书原件、离职证明、户口本复印件等（2）准备个人工资卡—中信银行（3）办公室人员：行政人事部配备工作牌、电脑、书柜等相关办公用品 外勤人员： 部门领导为新员工分配工作区域3、 办理入职手续（1）新员工凭《录用通知书》，到公司办理入职手续。

2）入职需填写《员工履历表》（附件1），并交近期一寸登记照片两张，存入员工档案3）员工入职必须提供真实有效相关证件及资料，包括居民身份证、学历（位）证书、职称证书、技能证书、特种工种上岗证书原件、离职证明、户口本复印件等，人事专员对所有资料进行查验后扫描存档4）签订劳动合同、员工手册签收单、保密协议、承诺书以及其他需要签订的相关协议（5）人事专员对新员工进行公司规章制度告知或培训6）办公室人员：在行政部领取办公用品、工牌、座位牌，录入考勤打卡指纹，带到部门，介绍给部门负责人，安排座位，开通电脑、开通OA权限、邮箱权限，加入公司群 外勤人员：在行政部领取办公用品、工牌，带到部门，介绍给部门负责人，安排座位，开通电脑、开通OA权限、邮箱权限，加入公司群 （7）新员工到岗后，人事助理及时更新公司员工电子档案，并将员工纸质档案分类存档入职流程：4、新员工的管理新员工试用期一般为三个月，特殊岗位试用期最长可达六个月，但不超过六个月第五条 离职1、离职员工在劳动合同期内辞职，须提前30天提出申请（试用期员工提前3天），经主管领导批准后，在OA中填写《离职申请表》（附件2），到离职规定日期在前台领取《离职交接单》（附件3）、《工作交接表》（附件4），并按以下规定办理完毕工作交接后方可离职。

1）与部门的工作交接及物资归还a.已经完成的工作事项及相关资料等；b.未完成的工作事项说明；c.部门领用的办公用品等2）与产品及技术服务部的交接（3）与总裁办的交接手续（4）与行政人事部的交接手续a.领用的办公物资，如电脑、移动硬盘、U盘等；b.领用的档案文件、公章、图书等；c.领用的工牌、工服、名片、钥匙等；d.OA系统、企业邮箱注销，公司群、群退群e.薪资、社保、公积金的结算5）与市场营销部的交接（6）与财务部借款的清算离职流程：2、解除劳动关系员工在劳动合同期满，综合管理部提前30天以书面或邮件通知合同将到期员工，员工收到通知后5天内将是否续签劳动合同的意愿以书面或邮件告知综合管理部如员工不愿意续签订劳动合同，即双方可以解除劳动合同，在工作交接完后，公司与员工办理离职手续3、自动离职有下列情形之一者属自动离职或视为自动离职，因自动离职给公司造成损失，应承担赔偿责任：（1）未经申请离职者；（2）未经同意，在书面申请辞职30天(或3天)内自行离开公司者；（3）连续旷工达三日者或年累计旷工五天者；（4）未依离职规定办妥离职交接手续而自行离开公司者；员工未办理完毕离职交接手续离职的，主管负责人应在第一时间通知综合管理部、财务部相关人员。

否则，由此给公司造成的损失，主管经理负有连带责任另按照《员工手册》规定，予以辞退处理，并于当月在公司内部发布处罚通告4、辞退因公司业务转向、紧缩等原因而产生的人力富余，或因员工个人表现不佳经调整岗位仍不能胜任者，公司予以辞退，依法给与经济补偿公司辞退员工，遵照《劳动合同法》、公司《员工手册》及有关规定执行，由综合管理部填写《离职交接单》，手续按离职程序办理第六条 人事档案的管理1、档案管理要求（1）企业须由专门的档案柜存放纸质档案，电子档案同步更新，并由专门的人员负责管理，分子公司可依此执行，劳动合同解除或终止后，用人单位应至少保存二年备查2）正式员工的档案使用档案袋存放，统一采用黄褐色牛皮纸档案袋，外部有密封线缠绕封口试用期员工暂用普通文件夹保存，转为正式员工后，按相关要求存放2、档案的分类（1）正式员工档案主要包括内容有：一寸照片（2张）、员工履历表、员工保密协议、员工手册签收单、员工承诺书(运维人员两份)、新入职员工引导书、身份证扫描件、户口本扫描件、银行卡扫描件、离职证明、毕业证和相关复印件、劳动合同、应聘登记表以及复试评估表、岗位升迁调动材料、奖励惩罚记录、重大科技成果等2）离职员工档案。

主要内容包括正式员工档案的所有内容，另外增加离职交接单、工作交接表、OA离职申请表等3、档案的归类人事档案按照分子公司归入相应的类别，若材料涉及的类别较多时，按其主要内容归入相应类别4、档案的排序人事档案归类后，按照员工入职时间顺序从右到左依次排列，时间最久的排在最前面，依次类推，便于通过电子档案查找相应的纸质档案5、档案的编号根据新员工报到的时间顺序依次进行编号，每份员工档案有一个编号，直至离职、退休，涉及员工调岗、晋升等情况，编号不变1）档案编号结构：JZ XXXX XX XXX 档案卷号 月份 年度号 公司代码6、人事档案的查阅管理规定（1）各部门因工作需要查阅员工人事档案，经行政人事部领导的同意后，放可提供就地查阅，原则上不可以带走，如需要，做好相应的记录，负责管理档案的行政人事专员需及时催还，如发现损坏、丢失，应写出书面报告，经行政人事领导审批。

2）查阅档案注意事项：a.严禁写字、涂改、划圈、做记号、撤换或损坏档案材料；b.必须爱护档案，保持整洁；c.不得擅自复制、拍摄档案内容d.查阅档案者不得擅自泄露档案内容，违法者视情节轻重，予以惩处第七条 人事档案清理和销毁1、每年年底整理、校对一次人事档案资料，将准备移除档案柜和需要销毁的档案列出清单，经行政经理同意后执行2、人事档案销毁必须提交书面申请，并编制销毁清册，经行政人事经理审核、批准，行政人事专员备档，行政部制定人员销毁，负责销毁的人员须为两人以上第三章 其他第八条 附则1、本制度的修改权和最终解释权属于公司总部综合管理部2、本制度自颁布之日起生效第九条 附件1、员工履历表2、OA离职申请表3、离职交接单4、工作交接表附件1：员 工 履 历 表姓 名　性 别　出生日期　相 片籍 贯　民 族　身 高　学 历　政治面貌　有无子女　身份证号　婚姻状况　身份证地址　有无驾照(如有请注明类别)联系方式： ： E-mail：现居住地址　身体状况　紧急联系人　紧急人联系方式　主要家庭成员关 系姓 名工作单位联系方式　　　　　　　　　　　　教育背景（从高中填起）起止时间学 校专 业学 历　　　　　　　　　　　　工作经历（按时间顺序）起止时间单 位部门及职位证明人及联系方式离职原因　　　　　　　　　　　　　　　 英语水平（级别）： 第二外语语种： 计算机水平：其他职业资格证书　职称及等级　个人特长　 本人承诺：以上资料属实，并可以接受公司行政人事部的背景调查，以上本人提供的信息如有虚假，愿意接受公司的相应处罚，情节严重者可以接受公司解除劳动合同的处理。

承诺人： 日 期： 附件2：员工离职申请表姓名　部门　岗位　入职日期　辞职原因（请详细填写）　部门工作指定交接人　交接期个工作日交接情况预计离职日期　交接人确认　审批意见　附件3：离 职 交 接 单 日期： 年 月 日姓 名　部 门　职 务　入职时间　离 职 原 因　身份证号码　身份证地址　联系方式　部门交接交 接 内 容部门正/副职1、工具（附清单） 接手人签字：2、礼品、公章等（附清单） 接手人签字：　 3、工作未完成事项（附清单） 接手人签字： 4、电脑密码、系统密码等。

接手人签字： 5、技术、资料、文档 接手人签字： 6、其他工作 接手人签字： 产品及技术研发部7、相关资质、荣誉证书是否归还同，未归还应扣 元资质专员：总裁办8、档案资料、公章是否归还□是 □否档案管理员：综合管理部9、社保□有 □无， 有，缴交到 年 。