补充协议及函件签订控制流程.docx

补充协议及函件签订控制流程补充协议及函件签订掌握流程1目的为标准合同履行过程中补充协议、往来函件的发送及签订行为，结合公司的实际状况，特制定本制度2适用范围适用于总公司、分子公司管理全过程3管理职责3.1生产单位总经理负责对待签订的补充协议、往来函件进展最终审核及审批3.2分管副总负责组织分管部门以会议或者其它形式确定补充协议的签订、发送函件的必要性，并进展内容审核及审批3.3各部门〔生产部、经营部、技术部等〕3.3.1部门经理负责指导经营部内业对补充协议及其它往来函件的拟写3.3.2部门内业建立健全客户台账，为是否有必要办理相关函件供应根据，同时负责搜集整理各类公司制订的函件模板，依据经营部经理指导进展修改和拟写3.3.3其它员工负责待签订协议或发出函件的最终办理，协作完成登记及存档工作3.4财务部根据部门工作职责的要求整理各项数据及凭证，建立健全客户台账，为是否有必要办理相关函件供应根据并对函件中金额及价格进展最终确认3.5综合管理部负责文件的存档及借阅管理4细那么4.1拟写在合同履行过程中发生需签订补充协议或发送其它函件以完善和变更主合同信息的，其是否必要由生产单位分管副总组织以会议或者其它形式确定，由对应部们内业在部门经理指导下拟写。

4.2评审全部对外发出的补充协议及函件必需进展评审，未经评审私自发出或签订，为公司带来损失的，将根据公司现行管理制度进展追责4.2.1有固定格式模板的〔如调价补充协议、调价函、催款函等〕及日常函件，应根据现行模板进展单位、数据、时间修改后，根据内业-经理-财务部〔如不涉及财务数据可省略〕-分管副总-生产单位总经理流程进展内部审批，即视为审批完成4.2.2无模板的〔如除价风格价外补充协议、抵款协议、三方协议等〕，由生产单位与对方单位达成初步意向后形成待评审文件根据待签合同评审流程进展审批4.3发送方式选择及签收、签订4.3.1调价函、催款函等履行告知义务性函件，可选择邮寄或指派人员送达方式进展送达；邮寄送达的，须保存邮寄单；指派人员送达方式进展送达的，须保存签收回执原件根据前述方式完成送达工作后，方可即视为送达事项办理完成4.3.2选择邮寄方式送达的，应邮寄至合同中商定的送达地址，无商定的应邮寄至对方单位住宅地；4.3.3选择由指派人员〔业务员〕挺直送达对方单位的，在送出前经营部内业应制作签收回执单交指派人员，业务员在送达的同时完善送达回执，经对方盖章〔公章或工程章〕或签字〔合同签字人、合规结算签字人或合同商定签收人〕视为有效签收；合同〔协议〕有特殊商定的，按特殊商定进展送达、签收；4.3.4补充协议、三方协议、抵款协议、付款承诺等涉及对主合同条款进展修转变更的函件，其签订用章及签字应与主合同全都。

4.4登记及存档4.4.1登记全部对外发出或签订的补充协议及往来函件应登记录入发文登记薄以便把握办理进度和统计；4.4.2存档全部对外发出的往来函件及签订的补充协议应至少保存一份原件，由综合管理部与主合同一并存档〔附评审页、邮寄单、签收回执单等〕，其余有需要部门可留存复印件4.5借阅4.5.1在日常经营过程中，确有必要将存档文件借出的，指综合管理部应根据内部文件借阅登记制度办理，做到对各存档文件的去向清晰，借阅人应当协作；4.5.2对借出文件超过三个工作日未归还的，综合管理部应进展催还，确有必要暂不能归还的，借阅人应说明缘由形成纸质文档交总经理签字同意前方可连续借阅，否那么应当即时归还5附那么5.1本制度由本公司法律事务部负责说明、修订5.2本制度从下发之日起施行5.3各分子公司应当参照本制度制定补充协议及函件签订掌握流程管理标准。