强化原始记录管理促进质量管理工作.doc

强化原始记录管理促进质量管理工作摘要：文章结合我室近1年在各类检查中记录问题 较多这一突出状况，运用PDCA循环进行现状调查、原因分 析并制定采取有效措施，措施实施后成效显著，有力的促进 了质量管理工作，做法值得其他单位参考借鉴关键词：强化原始记录管理促进质量管理 引言记录是记载过程状态和过程结果的文件，是管理体系文 件的一个重要组成部分记录在组织的质量管理体系中发挥 着重要作用，尤其用于判定生产控制和产品质量的分析原始 记录是企业质量保证的客观依据，为采取纠正和预防措施提 供依据，有利于生产控制、产品标识和可追溯性，因此原始 记录必须真实、准确、严谨、可追溯独山子炼油厂化验室 汇总分析2012-2013年各级检查审核过程中本单位存在问 题，发现单位在原始记录方面存在问题较多，这些问题不但 影响单位质量管理工作，还影响单位整个管理体系的正常运 行，因此必须采取有效措施予以解决一现状调查独山子炼油厂化验室（以下简称我室）对2012-2013年 我室在各级检查审核中被查出问题进行汇总列表1如下：对上表进行统计分析可以看出：我室2012-2013年各级 检查审核被查出问题中，记录管理问题最多占比例最大为 38.2%，因此记录问题较为突出，亟待解决。

二、原因分析针对这一突出问题，2013年11月起，我们组织技术人 员、班组长、技术骨干进行统计调查和原因分析1. 人员书写情况调查从2013年11月至2014年2月期间，我们每周对各岗 位原始记录人员的书写情况进行检查并统计分析见表2:调查结果一：在对原始记录的检查中可以看出月平均问 题比例为1.8%，并且通过分析发现人员和管理共7大类问题， 其中记录中填写不全和计算修约的问题比较突出调查分析二、调查化验室原始记录填写流程，寻找管理 要点为下面原因分析部分提供有利的帮助调查结果二：由以上流程可以看出，化验室记录填写流 程中存在三次检查数据的环节，分析者填写记录时应进行第 一次检查确认，检查者和班长进行二三级检查进行确认把 关，可以看出三级检查是保证记录完好的关键2原因分析采用鱼刺图见图1-1进行原因分析，分析如下：(2)末端因素统计通过以上原因分析，统计末端因素为：人员责任心不强， 制度不健全班长检查不到位，站级管理松懈，自动化仪器 少，记录设计不合理、记录保管混乱3)要因确认见表3按上表逐一检查确认后，我们得到的调查结果显示：人 员岗位责任心不强、班长检查不到位、站级管理松懈、记录 设计不合理这几个因素是引起记录问题多的主要原因。

三、对策实施及效果检查1. 制定对策在制定方案实施的对策时，小组成员首先经过认真的研 究反复讨论，将“提升原始记录的管理水平”方案作了进一 步补充细化，使之更具可操作性同时针对要因分别制定出 相应的对策和具体的应对措施见表32. 对策实施2014年2月开始，小组成员按照上表依据5W1H的原则， 进行了分工，明确了各自的工作职责与工作范围、工作的完 成期限期间我们主要做了以下工作：2.1组织相关人员按照对站所有记录进行检查，并对存 在问题的记录结合相关标准规定和上级意见要求重新设计、 公示、印刷，重新设计印刷记录2. 2加大对记录的检查力度先我们要求各班班长对班组当班期间每一组数据都必 须认真检查计算，并将复杂难算的计算过程编辑在EXCEL表 格中作为班长在数据较多的情况下快速检查的便捷工具其 次，站管理人员每周一次抽查各岗位、各班组的原始记录交 接班记录等记录，并将查出的问题及对应的规范书写整改细 则在车间办公网上公示2. 3加大培训力度对照《化验室记录管理规定》每周将检查出的记录问题 汇总分析，对问题记录及时规范书写要求，并组织各班组织 培训学习，使大家熟悉规范要求，同时减少重复性问题的发 生。

2.4严格按照制度规定落实考核我们将每周的记录检查与奖金挂钩，每次都对存在问题 的记录相关责任人严格按车间相关制度逐级考核，对重复性 错误加倍考核2.5将记录管理工作纳入班组迗标为强化各班对记录管理工作的重视，使整个班组把记录 管理工作当作班组的重要日常工作之一，我们还将检查情况 纳入到每月的班组达标评比中3、 效果检查通过以上措施的实施，我们对2014年4月至6月记录 问题与前期进行了统计对比，见下表4:由表4可以看出，对策实施后对记录查问题项明显比前 期减少，问题比例由原来的约1.8%降至现在的约0.3%，同 时可以看出对问题记录100%的严格落实了考核说明对策实施后记录书写质量和该项基础工作的管理质量都有了一个 很大的提升四、结论对原始记录存在问题较多这一突出矛盾利用PDCA循环 的方法，通过对记录问题产生的原因进行分析，针对主要原 因制定整改措施：1、重新设计印刷记录2、每周检查记录 汇总分析问题并针对问题规范书写细则3、加大培训力度 对问题记录及时规范书写要求，并组织各班组织培训学习4、 对问题记录严格按照制度落实考核，重复问题加倍考核5、 将记录管理工作纳入班组迗标，使整个班组把记录管理 工作当作班组的重要日常工作之一。

通过以上措施的实施， 成效显著：1、原始记录问题项的减少有效的避免了分析数 据错误，杜绝质量事故及其带来的经济损失以及其它负面影 响2、记录管理水平得到提升，记录规范、严谨、统一， 有力的保证了质量管理体系的正常运行3、强化了各级人 员对原始记录的管理职责和意识，加强了岗位人员的责任 心，提升了质量管理水平作者筒介：闰红霞（1973〜）：女，工程师，分析质量 管理，应用化学专业。