网上报销管理系统解决方案.doc

网上报销管理系统解决方案目录第1章项目背景 21、1公司财务信息化状况 21、 2公司报销业务状况 3第2章需求分析 42、 1总体需求 42、 2具体需求 52、2、1功能需求 62、2、2性能需求 82、2、3集成需求 92、2、4运行界面需求 102、 2、5安全性需求 10第3章功能设计 113、 1总部借款报销业务分析 113、 1、1总部借款业务分类 113、1、2总部报销业务分类 123、1、3总部借款、报销与还款业务流程分类汇总 123、2预算管理功能设计 133、2、1预算编制 143、2、2预算调整 173、2、3预算执行控制 183、2、4预算统计与查询 183、3、借款管理功能设计 193、3、1电子借款申请单得格式与说明 193、3、2电子借款流程 213、3、3总部借款流程得特殊要求 233、4、报销管理功能设计 263、4、1电子报销单得格式与说明 263、4、2电子报销流程 313、4、3报销冲抵借款业务流程 383、4、4总部报销流程中得特殊处理 393、5还款管理功能设计 403、6综合查询 413、6、1预算执行情况得查询 413、6、2预算项目执行情况查询 413、6、3个人业务查询 423、 6、4个人借还款查询（个人信用） 424、 6、5部门借款报销情况查询 423、6、6组合查询 42第1章 项目背景随着信息化在企业管理中得不断深入， 财务管理也发生了重大革新 , 一个网 络财务时代已经到来。

网络化财务管理把财务管理从财务部门内部扩展到全企 业乃至整个供应链 , 在预算、成本等诸多方面掀起了一次企业全员得财务革命1、1 公司财务信息化状况总部在完成财务核算平台建设得基础上，财务信息化工作正在向财务管理 纵深方向发展借款报销业务作为总部财务管理得前端 , 直接与业务信息接触， 提高借款报销业务得信息化水平具有覆盖面广、流程明确、易于推广等特点 此外总部已经实现了 CA 认证以及网上公文处理系统已经上线 ,因此具备了实施 网上报销系统得技术基础与应用基础网上报销系统作为信息收集平台， 实现了报销流程得标准化 , 规范了填单要 求、审批流程 , 并且与账务核算系统、预算管理系统与网上银行系统紧密集成， 实现了报销信息得及时反映与所有费用支出数据得收集与规范，完成了数据得 共享与集成通过网上报销系统 , 能够使经费预算从业务发起时就得到控制 , 加强了预算 得控制手段，使预算管理工作落到实处，并能够利用实时统计与数据分析能够 为各级决策人员提供详细得费用支出明细与预算执行情况 .网上报销系统就是公司信息化建设得一个重要组成部分 , 有助于公司总部利用信息化手段提高借款、 报销业务得处理能力， 以适应工作模式得转变 , 从而 为公司优化管理提供有力得支持。

总部已经实行了无币化报销， 但实际工作中仍存在一定得问题： 比如手工录 入得业务单据信息不规范、查询困难 , 手工审批得业务流程不透明、效率低，预 算与支持控制得难度大 , 业务决策得支持数据少等总部网络化得财务管理其前端就是由业务带来得资金流信息 , 其中一大部分 就是费用得报销 ,这部分业务发生得资金得金额与数量都比较大 , 而且传统得以 纸化报销单为介质得费用报销模式暴露出得成本高、 效率低、意见多、 矛盾大得 问题日趋严重此外，在财务精细化管理得要求 , 随着预算编制得不断深入与细 化,如何加强费用预算支出得控制手段 , 使预算管理工作能够落到实处 ,成为急待 解决得问题要想深入开展预算管理 ,降低报销成本 ,提高工作效率 ,必须借助财 务信息化得手段实现网上报销1、2 公司报销业务状况目前总部得费用报销采用手工填写报销单得方式 这种传统得手工报销方式 存在以下主要问题 :1）预算控制手段比较落后（1 ）总部目前采用经费本得方式进行预算控制， 仅限于对经费总量控制 , 财 务人员在报销时采用手工统计得方式进行预算控制， 效率低、准确性差、 实效性 差;（2）对预算执行情况得分析需要耗费大量工作，时间滞后很长 ,不能及时给 各级领导、各部门反馈经费收支情况与预算使用情况。

2）报销速度较慢，影响工作效率（1 ）报销人需要耗费大量时间等待领导审批单据2）领导每天需要耗费大量得时间与精力等待处理提交者得单据签批 , 无法 专心于更重要得管理与决策工作3 ）财务人员要进行登记经费本、记账、手工填写网上支付文件，每次都需 要进行核对校验，耗费时间，严重影响工作效率，也影响了报销款得支付速度 .3）数据重复处理，财务工作量大在手工报销流程中， 财务人员要进行登记经费本、 记账、 手工填写网上支付 文件, 由于缺乏有效得信息手段需要对相同得对象进行三次重复性处理 , 每次都 需要进行复核、 校验，增加了财务人员得工作量 , 严重影响工作效率 ,出错得风险 较高, 使财务人员无法将时间分配到更有价值得管理工作中去4）填单不规范 , 财务审核程序多（1）由于借款报销涉及政策较多 , 分散在不同文件 , 员工往往不能全面熟悉 有关政策，在填制单据时信息容易不全或出错，直接影响到了会计信息得质量， 为企业内部控制留下了巨大隐患，增加了财务风险 .(2 )在手工报销模式下， 员工将大量单据送至财务部， 财务部门既要审核原 始单据，既要对业务填制内容、审批权限、经费预算等进行全面核查，又要审核 业务审批流程 , 最后才能编制记账凭证 , 输人会计信息系统 , 不仅工作量巨大 ,而 且出错率也比较高。

5) 信息不能及时完整反馈 , 难以满足管理需求 由于整个报销过程就是手工方式进行，无论就是领导还就是报销人无法及 时准确了解本部门及个人得报销情况以及预算费用支出得具体细节 , 难以满足员 工查询及管理得需要 .因此, 应通过建立网上报销系统 , 规范管理、加快报销速度 ,减少财务人员等 相关人员工作量 ,增加报销过程透明度，加强预算监控 , 提高总部财务管理水平 同过网上报销系统可以优化整个报销流程 , 打通企业财务信息传递过程中得断 档.第 2章 需求分析2、 1 总体需求财务信息化建设将与整个公司整体信息化建设得步伐相结合 , 逐步实现财 务、业务流程一体化在总部财务管理信息化深入推进得过程中 ,将逐步实现预算管理、 网上报销、 财务核算得闭环管理网上报销系统能够直接从全面预算系统取数 ,对经费预算部分进行控制，报销数据自动导入核算系统 ,对预算执行情况进行汇总与分析 ,实 现整个预算工作得闭环管理此外，有效利用现有得高新技术与网络资源 ,建立快速有效、安全可靠得网 上报销系统 ,支持费用支出得预算控制功能，实现个人、部门、项目得费用控制 ; 依靠网络优势与合理得管理流程， 实现财务管理得规范有序， 监督有力， 同时借 助于强大得数据库资源为领导提供各类决策依据。

1) 加强预算控制(1)使经费预算从业务发生时就得到控制 ,可以实时统计、 分析数据， 各部门 能够及时了解预算执行情况 ,增进财务部门与业务部门之间得财务信息交流(2)利用预算与费用实施得对比控制， 建立全程预警得预算管理模式 ,彻底改 变重预算编制、轻预算执行得情况3)通过完整得预算执行信息 ,提高预算编制水平2) 提高工作效率(1 )通过系统流程再造与完整得报销表格设计， 协助与规范员工填写报销单 据 ,提高报销信息采集得速度与质量 .(2)领导可以在任何时间进行单据得网上签批与数字签名，节约领导与员工 得有效工作时间 , 提高工作效率3)通过网上报销系统实现原始票据信息自动生成凭证， 减少会计人员得重 复劳动，能把更多得精力放到增值得工作上3) 完善内部控制(1)网上报销系统不仅仅就是财务流程得电子化，它可以渗透到总部日常 管理得方方面面，以网上报销系统为契机 , 可以对总部日常管理制度及流程进行 梳理，规范总部管理，把规章制度通过流程得方式固化在网上报销系统中2 )通过其内部得预设流程 ,使得单据按照正规得流程逐级审批，审核会计 也不再需要将精力过多得投入在流程检查上 ,提高审批速度。

4) 提供满足用户需求得决策支持信息(1 )网上报销系统将信息触发过程前移到业务人员与相关得业务系统， 使会 计信息系统能够收集到关于业务活动得所有信息特征 , 而不仅仅就是价值或金额 方面得信息 , 提高了信息得透明度 .(2) 能够提供个人、领导及财务人员所需要得相关借款报销信息 ,为领导决 策提供了信息支持 , 同时也提高了财务得服务水平2、 2 具体需求公司总部对网上报销管理系统得需求包括功能需求、性能需求、系统集成需 求、运行界面要求与安全性要求 其中功能需求可分为主功能需求、 辅助功能需 求、扩展功能需求三类 ,如图 2-1 所示主功能辅助功能系统管理功能个人业务处理个人信息管理系统初始化领导业务处理单据打印流程管理组合查询财务业务处理财务信息发布权限管理网上报销系统功能模块需求图2-1网上报销系统需求示意图2.21功能需求主功能需求包括个人业务处理、领导审批处理、财务业务处理 •1） 个人业务处理提供填单功能，即个人根据业务需要选择相应得业务单据类型进行填 写;业务单据包括借款单、经费报销单、差旅费报销单、还款单；个人填单如采 取汇款方式，必须填写收款人名称、开户行及银行账号等信息；在提交单据未经 审批之前，个人可以撤消；提交单据后，系统自动生成唯一得单据号码。

提供个人业务查询功能，支持：查询个人所有申请得单据，支持多维、组合、 各种条件查询；查询个人审批过得所有单据，支持组合查询；查询个人单据得审批 状态；支持个人入卡信息查询；单击查询出得记录可查瞧具体单据得情况；个人 借还款查询（个人信用）；查询个人借还款情况；查询个人未还款情况提供个人薪酬福利情况查询：通过调用工资系统得个人薪资费用部分得数 据，可以使用户查询出自己得“工资条”与福利费用信息2） 领导审批处理提供领导审批功能，即领导登录系统默认界面为待审批业务清单界面，可点 击查询每条单据具体情况；显示审批单据所列支预算项目得可用金额 （设置按钮查瞧）；为方便领导审批，可查询提交单据员工得历史单据情况与历史借款情况 ； 领导可根据情况审批就是否同意单据；如同意，根据流程设定，单据将转至上一级 领导或转至会签部门审批，或到财务审批；如不同意,可附说明单据将返回提交人 领导可以对多条单据进行批处理审批提供预算项目执行情况查询，即根据权限定义，各级领导可查询权限范围 内得预算项目执行情况； 选择特定预算项目后， 可查询出该项目得所有明细支出 情况, 并可查询具体单据提供部门借款，报销情况查询 , 即部门领导可查询本部门所有员工得借款、 报销情况。

3）财务业务处理提供会计审核功能审核登录界面为默认待审核单据列表 ; 会计通过核对原 始凭证，签署审核意见 ; 会计得审核金额可以与提交金额不同，审核金额如超过 提交金额得 10%,不允许通过 ;为方便审批 ,可查询提交单据员工得历史单据情况 与历史借款情况 ;审核同意后 , 由会计打印单据，并粘贴原始票据，传递至出纳； 如不同意，签署意见后返回填单人 ; 不允许审核对单据进行批处理 ;审核完毕后， 可查询审核人员审核得所有业务单据提供出纳支付功能出纳对于单据信息没有任何修改得权限，但她有权查 瞧经过会计核准后得费用详情， 并根据最终得核准金额与付款。