办公区管理标准作业规程作业指导书.doc

办公区管理标准作业规程作业指导书1.0 目的规范办公区的管理工作2.0 适用范围适用于物业管理公司及下属各管理处办公区的日常管理工作3.0 职责3.1 行政部经理负责公司办公区的日常管理监督工作3.2 管理处经理负责管理处办公区的日常管理监督工作3.3 行政部前台文员负责公司办公区公共区域的日常管理工作3.4 管理处公共事务部负责管理处办公区公共区域的日常管理工作3.5 办公区各岗位工作人员负责本岗位的日常管理工作4. 0 程序要点4. 1 物品摆放4.1.1办公区的桌、台、椅、凳均须按规定位置放置，不得随意调整4. 1.2各岗位员工上班前需检查所属物品是否丢失及损坏，发现丢失或损坏的应及时向部 门负责人或前台文员/公共事务部报告，并采取相应的补救措施须申领或修理的， 按《办公用品管理标准作业规程》或《报修管理标准作业规程》办理4. 1.3上班时应保持桌面整洁、有序，不允许摆放与工作无关的其他用品4. 1.4下班前应将桌面清理干净，办公椅放在办公桌的恰当位置4. 1. 5行政部前台文员及管理处公共事务部接待员应在上班前10分钟打开办公区内的照 明设备、空调通风设备，检查公共区域物品摆放是否整齐、有序。

4. 1.6遇到雨天，管理处公共事务部接待员应当在办公区门前显眼位置放置公益伞、防滑 设施及标识4. 1. 7办公区严禁高声喧哗4.2 常用办公设备的使用常用办公设备包括：电脑、打印机、复印机、机、碎纸机、及其他设备4. 2. 1电脑a) 经公司电脑培训合格或具有电脑操作证的员工方可单独使用电脑，否则须在电脑 管理员陪同下使用b) 启动与关闭的一般程序：—— 启动电源插座开关； 启动稳压器开关； 启动电脑主机开关；——启动显示器开关(电脑开始正常操作)；——关闭电脑程序：首先在“开始”栏选择“关闭计算机”对话框，用鼠标点击 “关闭计算机;'然后按开启程序的反方向操作c) 电脑应避免频繁的开关程序，暂时不用时，可将电脑转换为休眠状态d) 正确使用电脑的详细程序按有关电脑操作工具书的指导进行操作4. 2.2打印机a) 联机一般情况下，打印机与电脑连通之后，无须再进行联机b) 打印机启动与关闭的一般程序：启动打印机开关；——放好所需打印的纸张；——在电脑对话框进行打印操作； 关闭程序按启动程序的反方向操作c) 打印机应避免频繁的开关机操作d) 正确使用打印机的详细程序按有关打印机操作说明书的指导进行操作。

e) 打印文稿须经部门负责人、行政部(管理处)经理或分管人员批准，在文稿上签字后 方可予以打印f) 打印出的文稿应进行校对一般情况下由发稿部门/人校对，然后将校对好的文稿 经电脑修改后，再进行打印g) 为节约纸张，文稿未进行校对之前，打印时应使用可以使用的旧纸张或旧文稿的背 面打印4. 2. 3 复印机a) 管理人员应在开始上班时接通复印机插座电源： 开启复印机开关，复印机需自动预热；——检查复印纸是否放好(可以开始工作)；——复印机管理人员下午下班时关闭复印机开关；——关闭复印机电源插座；——正确使用复印机的程序按复印机有关操作说明书进行操作b) 复印程序：-所有需复印的文件、资料必须先在《复印记录本》上登记，然后再复印；——复印页数在两份(含)以上或三页以上的，须部门负责人在《打印复印审批表》上批 准签字后，方可复印；——复印人员做好登记以后，调定复印纸规格及复印的深浅度后，选定复印份数按“开始”键复印；——复印机管理员检查复印数量及登记记录是否属实，属实的，在《复印记录本》上签名 确认；不属实的，将情况汇报行政部经理处理：一般情况下，第一次违规给予口头 警告；第二次或以上违规给予书面警告处分；——如果复印机出错，应将报废纸张数量予以登记。

C) 复印机一般情况下每天开机、关机各一次，尽量避免频繁开关d) 为节约纸张，不重要的复印件应使用可以复印的废纸张背面复印4. 2.4机：机一般情况下保持24小时开机正确使用机的程序按机有关 操作说明书进行操作a) 接收：——机管理员应注意检查纸是否用完及机信号是否稳定；一收到件后由机管理员及时将件取下并将的有关内容(发送单位、发 送人、题目、时问、接收部门、接收人等)登记在《登记表》内；——10分钟以内通知接收部门/人领取件，并要求在《登记表》中签收，并注明 签收时间b) 发送实行一级审批制度：部门件由部门负责人审批；公司/管理处的件 由公司行政部/管理处经理审批，内容包括：一机管理员依据审批单的内容在《发送记录本》上登记，内容包括：发送 部门、发送人、内容题目、接收单位、接收人、号码、要求完成时间等；——机管理员放好件并拨通对方号码将件发送过去；一机管理员应在3分钟之内致电对方确认是否收到件，直至对方收到为止，然 后将实际发送的时间登记在《发送记录表》内c) 机的正确使用程序按机有关操作说明书进行操作4. 2.5碎纸机：a) 碎纸机是对公司部分绝密、机密文件及草稿进行销毁的工具，普通文稿无须利用 碎纸机进行销毁；b) 碎纸前应将文稿中的金属物或粘性物(书钉或胶纸等)取出，以免损坏机器；c) 按照碎纸机要求，一次不得超过最大放入量，一般情况下，不得超过三张复印纸 的厚度；d) 操作人员按以上要求，打开碎纸机电源，将须切碎的纸张放入切纸口，让碎纸机 自动切碎纸张：e) 当碎纸机箱内的碎纸装满后，操作人员须将碎纸清理出来后方能继续操作；f) 正确使用碎纸机的程序按碎纸机有关操作说明书进行操作。

4. 2.6：正确使用机的程序按机有关操作说明书进行操作a) 为有效控制费，一般情况下，应设定限制呼出功能b) 除总经理批准的外，其他均须取消长途直拨功能，须打长途的部门/人均需办理审批手续，并在行政部/管理处接待处登记后，方可操作C) 公司所有均应取消声讯功能d) 上班时间原则上禁止打私人长途,特殊情况须经部门经理审批，到行政部/管理 处登记后，方可操作，费从工资中扣除e) 个别部门因业务需要经总经理特批后，可开通长途直拨功能，部门经理需指定人 员做好登记记录，次月1日报行政部备案f) 行政部每季度至少进行一次费查询到电信局打印费清单——逐项核对登记记录•将未登记的长途登记在《长途登记表》内，报行政部经理审核，内容包括：日 期、部门、姓名、所拨号码、打时间、通话时间、通话费用、备注等；偷打长 途的，除双倍扣罚费外，还将给予警告处分——每月费用控制情况作为考核各部门工作的指标之一g) 接打技巧详见《公司机关员工服务管理标准作业规程》4. 2.7行政部每月10日前将各部门的打印费、复印费、费、费登记在《月份办公费 用统计表》内，予以通报4. 2.8常用办公设备的维护保养与维修：a) 常用办公设备应进行以下日常维护，维护办法参照各设备有关维护操作说明书： 防尘； 防晒；——防潮；——防腐蚀；——其他需要预防的事项。

b) 保养与维修：常用办公设备应定期保养，一般情况下需要委托专业公司进行，详见《对外委托服务标准作业规程》——行政部经理制定《保养与维修计划》报总经理审批； 评审、选择保养与维修单位；——签署保养与维修协议书；——按协议要求实施保养与维修4. 3 环境管理4. 3.1卫生：办公区卫生由管理处负责，办公区各岗位人员监督管理发现问题，应由行 政部前台文员或管理处公共事务部管理员处理，详见《室内保洁标准作业规程》a) 行政部前台文员或管理处管理员应于每天上班时检查办公区公共区域的卫生状 况，要求墙壁无灰尘、污迹，地面无垃圾、烟头和痰迹，窗明几净，空气无异味；b) 各岗位员工应于每天上班时检查本岗位辖区桌面清洁状况办公用品是否摆放整齐， 文件资料是否排列有序4. 3.2绿化：办公区绿化由管理处负责，各岗位人员监督管理发现问题，应由行政部前 台文员或管理处公共事务部管理员处理，详见《室内绿化保养标准作业规程》a) 行政部前台文员或管理处管理员应于每天上班时检查办公区公共区域的绿化状 况，检查时花及荫生植物摆放位置是否恰当、是否缺水、有无病、枯现象；b) 各岗位员工应于每天上班时检查本岗位辖区绿化状况，检查时花及荫生植物摆放 位置是否恰当、是否缺水、有无病、枯现象。

4.4 安全管理4. 4. 1机电维修部应检查办公区的水、电设施设备运转是台正常4. 4.2保安部应检查办公区消防设施是否保管妥当，灭火器材摆放是否规范，有无损坏、 丢失现象4. 4.3各岗位员工应加强安全防患意识，下班时应将重要资料放入安全地点，锁好抽屉, 关好电源及门窗4. 4.4管理处管理员实行24小时服务制度值晚班时应与保安部配合注意防火防盗工作4. 4. 5公司办公区晚间的安全管理由保安部负责，值班保安人员应定时巡查以下重要部位, 并做好相应的记录，详见《治安巡逻标准作业规程》a) 消防设施、配电房；b) 领导办公室、电脑室、档案室、财务室；c) 水源、空调的关闭情况；d) 加班情况5.0 记录$ 《打印/复印审批表》3 《复印记录表》3 《接收登记表》3 《发送登记表》5 《发送审批单》6 《拨打长途审批单》S 《长途登记表》6. 0 相关支持文件5 《治安巡逻标准作业规程》0 《室内清洁标准作业规程》6 《室内观叶植物管理标准作业规程》5 《文书处理标准作业规程》6 《档案管理标准作业规程》6 《公司机关员工服务管理标准作业规程》G 《物业管理处员工服务管理标准作业规程》打印/复印审批表部门姓名职务申请时间打印/复印内容口打印口复印要求完成时间实际完成时间打印/复印人数口打印 页 口复印 份 页部门负责人审批审批时间复印记录表NO：日期复印内容规格页数作废页数部门姓名管理员 签名接收登记表NO：日期内容发送部门接收部门签名备注发送登记表NO：日期内容发送部门接收部门号签名发送时间备注发送审批单NO：部门姓名职务申请时间标题页数接收部门号接收人部门负责人审批时间完成时间备注拨打长途审批表NO：部门姓名职务申请时间事由号码联系人部门审批接单人长途登记表NO：日期。