商务日语函电第1课商务函件的构成和书写格式.ppt

第一单元 商务文书的格式,第一课 商务函件的构成和书写格式,商务函件的定义,所谓的商务函件就是在实际商务活动中使用的 文件的总称商务函件在商务活动中起到了一 个顺利连接个人与个人，个人与公司之间交流 的作用同时也是各个商务活动环节中有效的 证明文件任何形式、任何情况下的商务函件 都强调三点：正确、易懂、措辞礼貌商务函件的特点,1、作为交流的工具 在通信工具日益发达的现今，商务活动已经发展到了一个新的阶段，即 主要通过和邮件（E-mail）来处理日常交易，许多以前适用于信件的 格式和措辞也出现了逐渐简略化的倾向因此有些商务人士觉得格式和措 辞都不重要了，其实不然实际上能收到格式工整，措辞恰当的来函无论 对谁来说都是一件愉快的事情 另外，不管时代发展到什么程度如果能够奉上手写的贺信或者致歉 信，则能更充分传达你的诚意致歉类函件效果会更明显商务函件的特点,2、作为正式文件的作用 刚才也有提到E-mail已经成为商务交流的主要形式但作 为正式的文件有时还不能全靠E-mail例如账单、合同等等即 使是现在还是保留了书面的形式商务函件的特点,3、正确，浅显易懂，注重措辞礼节 在写商务函件的时候要注意以上三点。

我们首先要认识到， 正因它是经过慎重考虑写出的文章，就应该不同于，谈话 中的口语，尽量做到完美商务函件的格式,商务函件通常分为社内文书和社外文书 商务函件的格式分为 1、横写「横書き」 2、竖写「縦書き」两种 通常采用横写格式，因为横写格式无论是阅 读，还是书写都更方便但是礼节方面的函件 还是采用竖写格式更稳妥返回,例文⒉ ○○のご挨拶① 拝啓② 新緑の候、貴社ますますご清祥のこととお喜び申し上げます③ さて、 ④ まずはご通知まで⑤ 敬具 記 一 二 ⑥ なお 添付書類××一通⑦ 以上 平成○年○月○日⑧ ○○○株式会社 ○○○部長○○○⑨ ○○○株式会社⑩ ○○○支社長○○殿,,例文2 ①件名 ②頭語 ③前文・挨拶 ④主文 ⑤挨拶 ⑥記書き ⑦添付書類 ⑧発信年月日 ⑨発信者名 ⑩宛先,返回,各部分解释说明,（一）前记「前付け」 ①文件编号「文書番号」 在商务活动中为了方便保存和查询根据文书的内容、种类、或者是客户的不 同，往往分别编号保存编号一般放在函件的右上角 ②发件日期「文書日付」 就是函件发出的日期。

日本国内大多使用年号日期，例如「平成○月○日」当 然也可以使用公历来表达通常放在函件编号的下面右端对齐 ③收件人姓名「受信者名（宛名）」 其中包括公司名称、科室名称、收件人职务、收件人姓名、尊称 ※注意一般商务函件收件人公司名称一般使用全称 ※注意要在收件人后面加上尊称分以下两种情况 A如果收件人是公司应该在公司名称后加「御中」 B如果是个人应该在人名后面加「様」「殿」 通常放在函件的左侧对齐 ④发件人姓名「発信者名」 其中包括公司名称、科室名称、收件人职务、收件人姓名、印章通常右端对齐书 写有时也写入公司地址、联络、等内容返回,(二)前文「前文」 ⑤主题「標記、件名」 这是商务函件的一大特点为了让收件方对函件内容一目了然，就要写一个能概括文 章内容的标题，放在函件的正中 ⑥头语「頭語」（如果是社内文书就不需要） 也就是函件的开始部分，通常顶头书写常用表达方式有「拝啓」「謹啓」「拝復」 等等 ⑦寒暄语「挨拶」（如果是社内文书就不需要） 通常可以与头语部分写在同一行，但要空一格之后书写或者另起一行顶头书写 商务函件讲求的是效率，因此这部分不必过于繁琐只用一两句恰当的惯用句就可以 例如「毎々お引き立てを賜り、厚く御礼申し上げます」「貴社ますますご隆昌のこと とお喜び申し上げます」等等。

（三）正文「主文」 ⑧A正文中的承启「主文の起辞」 从前文转入正文时能起到承上启下作用的词语常用的词汇有「さて」「じつは」「ついては」「ところで」等等 B主要事件的叙述「用件」 书写时要做到简明扼要，不要拖沓冗长如果内容复杂可以分成几条来写返回,（四）末文「末文」 ⑨末文的寒暄「末文の挨拶」 要选择与正文内容相吻合的结束语例如「まずは取り急ぎ」「まずはご返事ま で」「以上の件、くれぐれもよろしく」「とりあえずご通知まで」 ⑩结语「結語」 ※结语必须与头语相对应，不要弄错一般「拝啓」「謹啓」「拝復」与「敬具」相 对应「前略」与「草々」相对应 （五）附录、后记「後付け」 ⑪另记「記書き」 这部分内容如果写在正文显得有些繁杂、不容易理解时，通常简明扼要的总结出几条 来写 ⑫追加「なお、追伸、追記」 这部分主要用于想要追加内容时，以「なお、追伸、追記」等开头来写这种做法无论对 上司，还是对客户来说都不太尊敬，所以应该尽量避免使用 ⑬同函文件「添付書類」 如有同函寄送的文件，通常在此注明文件名称和文件份数商务函件对准确率要求严 格，所以文件份数一定要准确 ⑭结语「結びの言葉」 写完所有内容之后在右下角注明结束「以上」。

这样一封完整的函件就写完了。