非凡载体档案整顿.doc

特殊载体档案管理第一部分：特殊载体的概述特殊载体的种类：磁带档案、磁盘档案、胶片档案、照片档案、光盘档案、实物档案等1、磁带档案：可分为录音磁带、录像磁带、数字磁带和仪用磁带等四类2、磁盘档案:磁盘主要有软磁盘和硬磁盘两类3、胶片档案:胶片档案是利用胶片上的感光材料，把文字、图像等通过光波形式记录在胶片上4、 照片档案：(1) 、普通照片：是指企业在生产和社会活动中直接形成的以静 止摄影为主要反映形式的，主要由底片、照片及文字说明构成2) 、数码照片：数码照片是指用扫描仪、数码照相机等设备获 得的，以数码形式存储于磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、 处理，并可在通信网络上传送的静态图像文件5、 光盘档案：光盘(CD. VCD. DVD)是一种光学存储器，激光 束通过在光盘记录介质上形成长短不同的熔坑来记录信息6、实物档案：包括证书、锦旗、奖章、奖状、奖牌、奖杯、印 章等第二部分：特殊载体的整理方法一、传统照片档案整理（一） 照片档案整理依据：2002年批准发布的国家标准《照片 档案管理规范》GB/T11821-2002二） 照片档案的分类照片档案分为传统照片档案和数码照片档案，传统照片档案又 分为底片档案和照片档案。

三） 照片档案的作用1、 历史记录的真实见证2、 维护单位利益的旁证3、 为其它种类档案提供印证4、 为新闻报道提供服务5、 为利用者提供艺术享受四） 照片档案存在的问题收集不全、整理凌乱、装具混乱、对照片里的事由、地点、人物 描述不清、说明不全，其中尤其是收集不全的问题特别突出五） 照片档案的收集范围：1、 领导人和著名人物参加与本单位有关重大公务活动的照片2、 本单位组织或参加的重要外事活动的照片3、 记录本单位重大事件、重大事故、重大自然灾害及其他异常 情况和现象的照片4、记录本单位地理概貌、厂区建设、重点工程、自然风光、标 志性物体的照片5、其他具有保存价值的照片六） 照片档案的收集归档1、 归档时间：随时归档、阶段性工作结束归档、年底归档2、 归档要求：照片、说明二者齐全；照片影像相符；注意画面 形象；反映同一主题若干张照应选有代表性的照片归档；具有保存价 值的照片要定期归七） 照片档案的整理原则应遵循有利于保持照片档案的有机联系，有利于保管、有利于提 供利用的原则八） 照片档案整理步骤：照片分类、照片排列、照片编号 照 片装册、编写文字说明、编制卷内目录、填写照片册内容、编制照片 档案案卷目录。

1、 照片分类：照片的分类有两种方法：保管期限-专题-年度； 保管期限-年度-专题2、 照片排列：按照片拍摄时间先后顺序排列3、 照片编号：照片编号采取两段式照片册号 张号如：14—5表示第14本照片册中的第5张照片4、 照片装册：照片册由297 mm x 210 mm大小、纸质的若干芯页 和封面、内封、封底组成照片要按照照片号顺序依次固定在照片册 芯页上5、 编写文字说明：照片的文字说明由总说明和分说明两部分组 成总说明主要包括六要素：事由、时间、地点、人物、背景、摄影 者它是具体反映这组照片的说明分说明是指每一张照片的说明， 其位置在照片册芯页上每一张照片旁边① 事由：指照片影像所反映事件、事件的情由；② 时间：指拍摄时间或事件发生、事物变化所产生的时间；③ 地点：指被拍摄物所在具体地点；④ 人物：指照片影像上主要人物的姓名，身份以及在照片中的 位置；⑤ 背景：指对揭示照片影像主题具有衬托作用的背景；⑥ 摄影者：指照片的拍摄单位和拍摄人；⑦ 参见号：即与该张照片有密切联系的其他载体形式档案的档 号、案卷号或盒号等⑧ 对组联号的特别说明：对反映一个事件或一次活动的，两张 以上的照片，需在小卡片左上角编制组联号，组联号依次采用“①”、“②”、“③”……同组中的照片其组联号相同。

如册内只有一组照片, 其他均为散片时，只需对这组照片编号注意：组联号不宜越册6、 编制卷内目录卷内目录是对每张照片编制目录，其要求是：要先编制每组照片 的目录（总说明），再在每组照片目录下面编制每张照片的目录（分 说明）旬括：照片号、照片题名、拍摄时间、照片所在页号、底片 所在卷号页号底片号、备注等栏目7、 填写照片册内容：包括填写照片册内封面、填写照片册内备 考表、填写照片册册脊三方面内容8、 编制照片档案案卷目录：照片档案案卷目录的项目包括：① 案卷号：照片册的号码；② 题名：照片册的案卷标题（总说明汇总）；③ 起止年月：照片形成的起止时间；④ 照片张数：照片的数量；⑤ 保管期限：照片的保管年限；⑥ 备注：著录各项目中需要解释和补充说明的事项；二、数码照片（光盘）档案整理数码照片档案整理的步骤包括：数码照片分类、数码照片排列、 数码照片编号、编写文字说明、编制数码照片档案目录、刻录光盘、光盘编号、填写光盘标签、光盘校验、编制光盘目录1、数码照片分类：采用保管期限一年度一组的分类方法此种 方法是通过在计算机中建立层级文件夹实现的尤其值得注意的是每 个文件夹都要命名2、数码照片排列:① 建立“数码照片档案文件夹”，在此基础上建立“年度文件夹”, 再在“年度文件夹”内建立“组文件夹”，按时间排列，最后在“组 文件夹”内排列每一张数码照片。

② 数码照片排列：2005-3清源集团争创名牌产品工作会（"组 文件夹”内排列每一张数码照片）③ 数码照片编号：采用三段式进行编号：年度一组号一顺序号（张号）组号：指同一年度内组文件夹的流水号张号：指组内每张照片的流水号注意：每组文件夹里的数码照片都从“1”开始编号④ 编写文字说明：文件夹的命名、组文件夹内的总说明、每张数 码照片的分说明⑤ 编制数码照片档案目录：数码照片是以“张”为单位编制目 录在年度文件夹内建立EXCEL电子表格文件，对一个年度内各个文 件夹的所有数码照片进行统一编目，并以年度命名注意：每一个 年度文件夹内都要编制目录⑥ 刻录光盘：刻录要求：数码照片应定期刻录成光盘保管⑦ 光盘编号：全宗号-一综合档案室时给的编号；目录号-一代 表一个特定门类的档案；顺序号---数码照片在存储光盘中按形成年 度编制的流水号（可以多年存放一张光盘，不跨年）注意：光盘编 号标注在数码照片光盘档案登记表中⑧ 填写光盘标签光盘刻录完成后，应填写数码照片档案登记表和数码照片档案元数据登记表⑨ 光盘校验 光盘刻录完成后要进行校验，校验内容包括：数码照片文件、著录文件和光盘说明文件校验是否完整、能否打开、文件数量是否准 确等。

⑩ 编制光盘目录 编制光盘目录包括：光盘号（全宗号一目录号一盘号）、光盘题名（单位名称、年度和数码照片三部分组成）、起止年月、照片张数、 刻录日期和备注等3、照片档案的保管照片档案库房（档案室）应符合隔热、防潮、防火、防尘、防日 光及紫外线照射、防污染、防有害生物等要求应使用规范的照片档 案装具底片、照片应保存在能密闭的专门柜架（最好存放防磁柜） 中；光盘档案需要定期检查，发现问题及时解决，必要时进行数据迁 移三、实物归档的整理方法实物归档的整理就是将归档实物以件为单位进行鉴定、分类、排 列、编号、著录、上架，使之有序化的过程归档实物的整理单位 一般以每件实物为一件实物档案的整理应遵循保持实物档案的有机 联系、便于保管和利用的原则一） 整理要求一是归档实物应齐全完整凡是本单位在公务 活动中形成、获得、接受、赠送或者征集的各种实物档案均应收集齐 全、完整无损，整理归档二是每件归档实物均应转拍照片进行相 应归档二） 整理方法1、 鉴定一是 根据本单位的归档范围，对每一件实物进行鉴定, 判断其是否应当归档二是对存有真伪疑义的实物应采取必要措施 进行鉴定三是归档实物的保管期限一般划为永久保存其它无永久 保存价值的实物由立档单位造册保管若干年后自行处理。

2、 分类归档实物应在其全宗一实物类别内，按照年度或类别 年度进 行分类归档实物数量较少（每年少于30件）的立档单位可不进行 分类同一全宗只能选择一种分类方案并保持分类方案的稳定⑴按年度分类将归档实物按形成或获得年度分类采用公元纪年标识，如“2006”⑵按类别分类将归档实物按问题进行分类归档实物按问题一般分为荣誉类、 纪念品（礼品）类、印信类荣誉类包括：证书、奖状、锦旗、奖杯、奖章、奖牌、匾等； 纪念品（礼品）类包括：纪念杯、纪念章、纪念册、纪念票证、字画、 题词、雕塑、产品、样品、花瓶等；印信类包括：本单位已宣布停止使用的旧印章、印模、徽标3、 排列根据分类方案，每件归档实物在最低一级类目内按时间先后顺序 排列格式主要有如下几种：格式①：全宗号一实物一件号格式②：全宗号一实物一年度一件号格式③：全宗号一实物一类别一年度一件号实物档案较少的单位（每年少于30件）可选择格式①或②；实 物档案较多的单位可选择格式③4、 编号根据排列方式，编制由全宗号、实物档案代号、年度、类别、件 号等各选项组成的序列号，即编制归档章这个归档章完全不跟文书 档案一样需要盖印，而是可以跟图书标签一样先用不干胶按这个模式 做好，整理时就在实物上粘贴项目完整的归档章（见图1）,再编制 归档章项目。

平面实物将归档章粘贴在实物正面右下方，立体实物将 归档章粘贴在实物底座归档章项目包括全宗号、实物档案代号、年 度、类别、件号、参见号如下图：（全宗号）S （年度）（类别）（件号）（参见号）长 x 宽=5 5 x 16 mm全宗号：同文书档案实物档案代号：用第一个汉语拼音字母标识，即“S”年度：填写实物形成或获得的年度类别：荣誉类、纪念品（礼品）类、印信类件号：归档实物的排列顺序号在分类方案的最低一级类目内，按归档实物排列顺序从T”开 始标注参见号：指与本件实物有密切联系的其它载体档案的主要档号5、编制实物档案目录实物档案归档目录包括件号、题名（文字说明）、材质、型制、年度、类别、参见号、备注目录用纸A4型图2:实物档案归档目录件号题名材质型制年度类别参见号备注（文字说明）9? 9? 9?• • • • • •9?• •9?• •9? 99• • • •99• •9? 99 9?999?9? 9999件号：见归档章题名（文字说明）：综合运用时间、级别、内容、授予者、接受 者、实物名称等要素书写文字说明材质：实物的制成材料型制：实物的外形，长、宽、高、直径等外形尺寸,单位用mm年度、类别、参见号：见归档章备注：注释实物档案除题名外需说明的情况。

6、编制目录封面实物档案目录应编制目录封面，并可以将历年的目录装入归档文 件目录夹，方便查阅统计封面可以视需要设置全宗名称、年度、类 别、起止件号等项目三）保管。