酒店采供部运转手册.doc

1目 录第一章 概述…………………………………………………第二章 组织机构图…………………………………………第三章 岗位说明……………………………………………第四章 工作流程与标准……………………………………第五章 管理制度……………………………………………第六章 与各部门流程………………………………………2第一章 概 述采购部是酒店经营活动所需物资的采购供应部门,是酒店主要后勤保障部门之一，其主要任务是依照酒店质量标准、按量、按时、适价的组织和实施酒店经营所需物资的采购工作，以确保和满足经营活动所需物资的供应需求其工作职责是根据总经理的指示，结合市场具体情况，审定采购计划，及时的组织和购进酒店经营活动急需物资，并做到与酒店的星级、档次相适应，以确保酒店经营活动的正常运营；同时在采购供应工作中严格控制进货价格，努力降低进货成本，科学地使用采购资金，合理有效的调配人力和车辆在采购方面的投入，广泛建立供货渠道，做到“开源节流、增收节支”的目的第二章 组织机构图采购部主管物资采购员食品采购员第三章 岗位说明（一）采供部主管岗位职责1、全面负责采购部的管理和日常运转工作。

2、根据酒店各种消耗和市场供应情况，制定合理的库存定额和采购同期实行计划管理相结合的原则，控制库存资金和采购费用3、根据卫生、消防工作的要求，定期检查库存食品物资存放情况， 保质、保安全4、负责对员工的管理教育，业务培训、工作考核5、完成副总经理交办的其它工作事项工作内容1、参加酒店有关会议3a、每日晨会 b、每月一次服务质量分析会c、每周例会 d、每季度一次成本分析和房务经营情况分析会2、主持采购部有关会议a、传达每日晨会精神 b、每周一次部门例会c、每半年召开一次部门总结会议3、每日工作a、检查当日食品采购品种有无短缺，发现问题及时采取补救措施b、检查物资采购项目的进度及落实情况c、审阅市场价格调查表，控制采购价格、质量、成本d、审批采购申请单及采购报销单和进货付款申请单e、检查岗点的安全、卫生、员工出勤及工作准备情况，对本部门员工进行考核、评估f、建立采购供应业务档案资料4、根据市场调查信息、物资使用、采购同期，消耗情况，制定并调整采购计划和方案，并负责实施5、定期进行工作总结a、总结各项工作任务完成情况，分析状况及原因，并与各部门协调。

b、每半年进行一次工作总结c、每年末进行年度工作总结，并对新员工进行工作考核6、在进行年度工作总结的同时，制定出新一年的工作计划二）采购员岗位职责岗位职责1、负责各类食品、物资的询价、市场调查，开辟供货渠道，收集新产品信息，努力降低采购费用和成本2、及时、准确、保质、保量地完成经理分配的采购任务，确保正常供应工作内容1、按照采购申请单和使用部门的具体要求，进行市场调查、多方询问、看样，比质比价2、选择价格合理，品质优良、交货及时，符合卫生标准，有生产期，保质期和中文标识的商品，填写“询价采购分析表”交主管审批3、根据经理确定的采购方案和审批的采购申请单，完成采购任务A、直拨食品、水产、蔬菜、水果的采购a、调查了解当日水产、蔬菜、水果等的市场价格，填写价格表b、对照三家以上供应商的报价单，选择价格合理且信誉较高的供应商c、每天上午收货，查验质量、规格、价格、数量等，对于应到而未到的食品及时向经理汇报，防止脱货d、根据厨房订单于当日 20：00 通知供应商，按确定的次日时间、品种、质量、规格、价格、数量送货e、及时完成经理分配的应急食品采购任务B、现货物资采购a、可从市场直接采购的日常用品，必须在 7 天之内购进。

b、数量少，金额小的物品可从市场上直接采购c、核定供应商的供货质量、价格，通知供应商供货4d、及时完成经理分配的应急物资采购C、入库食品和期货物资的采购a、进口食品采购必须在两个月内完成，外埠食品采购必须在一个月内完成，本市现货食品采购必须在 7 天内完成b、进口物资采购必须在 2—4 个月内完成，定制物品采购必须在 1—3 个月内完成c、对供应商的供货能力、货物质量、价格、交货期、卫生标准、生产期、保质期、进口中文标识等进行调查，分析比较，选择供应商，报经理审核d、数量多、金额大、珍品、分析比较，选择供应商，报经理审核e、定货合同文本交经理审核签字，并加盖合同专用章后交秘书存档f、督促供应商按质、按期交货，确保供应D、到店货物的验收a、采购的食品、物资到货后，根据合同条款封样样品的要求进行验收，严把质量关，坚决拒收不合格的食品、物资，并向经理汇报，采取措施，防止脱货b、将验货组验收合格的直拨食品单交给各分点厨师长验收，并在直拨单上签字c、将验货组验收合格的入库食品和物资交保管员验收，办理入库手续d、将到货食品、物资的发票、入库单或直拨单交经理审核、签字后，去财务部办理报销、结账手续e、认真做好新品选样、打样工作。

f、开辟市场供货渠道，了解业务信息，努力降低采购费用和成本g、主动与保管员联系，了解库存情况，确保供应，防止积压第四章 工作程序及标准程 序 标 准采购计划申报1、根据酒店相关规定，各部门在每月 5 号前将所需物资申购计划交一级库管汇总后送采购部2、由采购部经理对所需物资的型号、规格、数量及质量要求进行审定3、申购物资是否有部门经理、财务部、总经理的签字，手续是否完备4、对应急物资的申购，需总经理或分管副总直接通知，方可进行采购5、厨房每日所需的非储备食品材料由厨房填写一式三联的《零星食品/用品材料订购单》 ，经厨师长签批后交采购部56、各部门所需的仓储之外的物品，由各部门填写物资申购计划，并附书面申购说明，注明用途，经部门经理签批计划，由分管副总，财务审核后交采购部 市场询价1、按照酒店的相关规定，对厨房的蔬菜、水果，由采购部牵头，厨房、财务部共同参与市场询价2、厨房每日所需的蔬菜、水果的价格由供方每月 5 号、15号、25 号报价一次，其报价单由财务、厨房、采购共同比价和评估后，将最终确认的价格通知验货室，以便存查监督该项工作资料由采购部登记归档，由采购部经理具体组织实施。

3、各部门日常零星和应急采购任务的比价和询价，由采购部经理根据本规定要求签批于采购申请单上由采购业务执行4、采购部接到酒店大型物资申购计划后要充分了解市场，要求提供样品，采购员根据其提供的样品交使用部门负责人确认后，交财务部、总经理审核签字实施采购1、对厨房鲜活类物资由采购部安排值班人员，每晚 20：00到厨房收单，并按照申购计划通知相关供货商，务必在次日8：30 以前将所供物资，按质、按量及时送到酒店2、所有采购计划由采购部经理直接落实购买，所有购买活动须依据有效计划规定的项目、数量、价格、时限，供方及其他要求进行，并在到货前将采购手续交财务部验货，以备到货查验3、对与期货和供需双方认为须签约的经济活动，采购员须主动向采购部经理汇报有关业务细节，由采购部经理与供货商、厂家共同就合同条款进行洽谈签订合同，经双方法人代表签字取得合法公正后，方能生效4、由于市场变化或其他原因造成购买时价格高于有效计划，6报价或数量多于有效计划数量时，必须说明理由，重新办理手续后，方能购买5、接待 VIP 客人时，水果、鲜花及其他物资将在 30 分钟内送至客房中心6、对商品部简单的日化用品进行采购验 收1、对厨房鲜货类物资由厨师、库管、采购共同签字验收。

2、对零星物资或应急物资采购员将提供发票，出货清单送一级库管验收入库3、采购大型物资到位后，会同库管，根据合同条款样品的要求进行验收，严把质量关信息反馈与处理1、采购员在次日 9：00 了解厨房鲜活类物资有无短缺，质量有无变化，避免影响正常营运工作2、对大型、零星、应急物资，我们不定时向各部门了解使用情况，通过意见及时调整采购渠道3、通过财务、物价委员会，对采购工作的督促，把好质量关，使采购任务顺利开展货款结算1、对鲜活类物资在每月 10 号由供货商执“入库验收单”送采购部填写日报单交相关领导签字后送至财务部结帐2、对零星或应急物资由采购员购回后，执“采购计划” 、 “发票” 、 “物资验收单”交相关领导签字后送财务部结帐3、对大型物资将到货物资“清单” 、 “发票” 、 “入库验收单”经总经理签字后，按合同要求到财务部办理报帐手续统 计1、每天 18：00 前作好当天日报，每月 15 号做好半月报表，交分管副总、财务，自留一份2、做好每周一的“询价报告” ，交分管副总审核3、每月做好零星、应急、大型物资月度报表统计，按物资类别分类统计，一式三份，交分管副总、财务、自留一份7培训工作1、对采购人员的思想素质、职业道德进行教育，培养敬业爱岗，爱店如家的企业精神。

2、采购人员外出采购时，注重自己的仪容、仪表，注意酒店形象3、采购人员在酒店公共区域必须讲普通话第五章 管理制度一、采购计划的制定1、由各部门根据每年物资的消耗率和对来年的预测，在每年的十二月中旬前编制采购计划和预算报财会部审核；2、计划各采购或临时增加的项目，也要制定计划或报告财会部审核；3、采购计划一式四份，自存一份，三份交财会部二、采购计划的审批1、财会部将各部门的采购计划和报告汇总进行审核；2、财会部根据当年的营业实绩，物资的消耗、损耗率，明年的营业预测及营业指标进行采购物资的预算；3、将汇总的采购计划和预算报告总经理审批；4、经批准的计划交财务经理监督实施，对计划外未经批准的采购要求财会部有权拒绝付款三、物资采购1、采购员根据核准的采购计划，按照物品的名称、规格、型号、单位、数量适时进行采购，保证供应；2、大量用品或长期需用的物资，根据核准的计划可向有关的工厂、公司、商店签订长期的供货协议，以保证物品的质量、数量、品种、规格和供货要求；3、计划外和临时急需品经总经理授权有关部门经理批准后，可采购，保证需用；4、饮食品用、饮料、油味料、酒、饮品等等，由行政总厨，大厨或宴会部下单8采购部，采购人员要按计划或下单进行采购，保证供应。

四、物资验收入库1、采购员采购的物资，无论是直拨还是入库的都必须经仓管员验收；2、仓库员验收是根据订货的样板、按质、按量，对发票验收，验收完后要在发票上签名或发给验收单然后对物资需直拨的按手续直拨，需入库的按规定入库五、报销及付款1、付款a、采购员采购物资的付款，大宗的要经财务总监审核确认是否在计划和预算内，经确认批准后方可付款；b、支票结帐一般由出纳根据采购员提供的准确数字或单据增制支票，若同采购员领空白支票与对方结帐者，金额必须限制在一定范围内2、报销a、采购员报销必须任验收员签字的发票或连同验收单，经出纳审核是否批准或在计划预算内，经核准后方可给予报销；b、采购员若向农民或个体户购买商品可通过税务部门开票，因急需卖方又无发票者，应由卖方写出售货证明签名盖章，有采购员两人以上的证明及验收员的验收证明，经部门经理或财务总监批准后方可给予报销第六章 与各部门流程一、前厅部：每日前厅部将部门所需物资填写申购单，交部门经理、总经理签字后，送到采供部购买二、客房部：客房部每日将部门所需物资填写申购单，如需购买低值易耗品时，提前一个月申请，由部门经理、总经理签字后，送至采供部购买三、餐饮部：1、餐厅所需采购物资时，部门勤填写申购单，由部门经理、总经理签字后，送9至采供部。

2、餐厅如急需购买物资，需及时下单通知采供部，在必要时需配合采购进行采购四、厨房：1、厨房将次日所需物资在当天的 20:00 以前,由厨师长、分管副总签字后，送至采供部2、采购部经理审核是否完整，并安排采购员及时采购3、采购员购回的物资，必须由厨师长及库管员一起验收入库，对不合格产品由采供部进行退换处理4、厨房所需物资每十天采价一次，由采供、财务、厨师长对报价进行市场调查、比价和评估5、对采价。