关于加强基层农业科研单位档案管理的若干思考.doc

关于加强基层农业科研单位档案管理的若干思考 摘要：通过对如何加快宁海县农林局农业科技档案管理工作规范化、 标准化、现代化的若干思考，以期为改进基层农业科研单位档案管理 及更好服务现代农业发展提供参考关键词：基层农业科研单位；农业科技档案；管理；思考农业科技发展“十二五”规划指出科技创新己成为推动现代农 业发展的主要力量，而档案工作作为科学研究的可靠材料，记录了前 人科学研究成果和历史史实的最真实、最可靠的内容，任何科学研究 都离不开档案，是农业科研工作的重要组成部分本文结合宁海县农 林局农业科研档案管理工作的实际，分析基层农业科研单位档案工作 的现状及存在的问题，并提出相应的对策，以期为改进基层农业科研 单位档案管理及更好服务现代农业发展提供参考一基层农业科研单位档案工作现状1.不重视不专业根据国家《档案法》的相关规定，科研单位应当设立档案资料室, 并配备专职档案管理人员但对农业科研单位来说，档案管理仅仅是 一项辅助性工作，又适逢深化机构改革精简编制人员大多基层农业科 研单位未专门设立档案管理工作岗位和人员以宁海县农林局为例， 该单位主要承担十八项主要职能，下设6个职能科室，并未专门设立 档案室。

该单位档案工作由办公室负责，但档案工作仅仅是其十多项 岗位职责中其中一项的一部分由于日常工作繁忙，档案管理工作人 员学习交流少，工作中多凭借经验，知识老I口作为农业科研档案管理 者不仅要熟悉档案管理业务，而且要掌握一定的农业科技知识，并能 够熟练掌握计算机等现代化办公设备应用但多数基层农业科研单位 档案管理人员，大都身兼数职且都为文职人员，农业科技知识欠缺， 观念陈旧，知识老化，加之人员更换频繁，上岗前都为传帮带不经专 业培训，这些因素在一定程度上制约了基层农业科研档案管理工作的 规范化2•档案种类多收集难度大设备陈I口众所周知，在农业科研项目实施过程中，必然会产生大量的科 研数据、图片、影像等资料，对这些资料随意堆放，没有专职人员进 行日常管理，长期下去必然造成档案管理的无序与混乱同时由于兼 职管理档案人员工作精力有限，不能及时有序地收集、整理科研人员 提供的材料，更无法利用有限的吋间和精力來建立查询检索系统和进 行编研档案管理工作基层科研单位投入档案管理设施方面的经费较少，保管条件落 后，具体表现在3个方面：一是保管档案的空间不足，大部分单位 未设档案室或档案专人、专库，很少能达到各类档案单独一室的存放 条件；二是档案保管配套措施落后，防火、防盗、防潮等“八防”安 全措施未能严格按标准落实；三是档案管理技术手段不高，大多数基 层单位的档案基本上停留在纸质立卷的水平，引进利用现代化专业档 案管理技术系统的单位较少，不利于档案的收集、整理、管理和利用。

2.2档案门类多，管理难度大 长期以来，农业科研院所作为国家农 业科技的研发主体，承担了大量的技术研发项目，积累了大量的试验 数据和科研资料，科研档案数量逐年增加与其他行业科研工作相比, 农业科研档案具有企业和事业单位的双重身份，领域更加广泛，类别 更加繁多，收集更加困难，导致目前科研项目归档材料不全、质量不 高的问题尤为突出通过对部分科研单位2006-2009年的1 200 多份科研档案的归档情况统计分析发现，符合归档要求、资料齐全的 档案不足400份，约占应归档档案的1/3O不符合要求的档案所存 在的突出问题是资料繁杂、不齐全、不完整和不准确等，且由于相关 科研档案材料零散、不完整，导致归档的科研材料的理论和应用价值 不高，大大削减了科研项目档案利用价值和“含金量” [6]o目前， 大量的农业科研档案都以电子文档的形式出现，但很多科研单位的档 案管理手段还停留在传统的手工操作模式上，收集科研归档材料大多 为纸质文档，检索方法单…、速度慢、准确率低，满足不了档案资源 共享、深化利用等现代化管理的需要究其原因主要有两个方面：一 方面，由于对科研档案工作投入较少，导致了科研档案管理机构设备 老化，没有配备专门的科研档案管理系统，严重限制了科研档案管理 工作的发展；另一方面，由丁人手不足，一些院所为了压缩支出，精 简人员，档案管理工作力量被削弱，以至于档案室长期只有1名管 理人员，且年龄偏大，后继无人，缺少业务培训和知识更新，管理水 平无法适应新时期档案工作需要，甚至部分科技人员和档案管理人员 对农业科技活动中形成的文件材料收集、积累、整理、归档工作不熟 悉、不掌握，造成把关不严和归档不完整，档案管理工作不到位。

加强农业科研档案管理提高农业科研管理水平梅盈洁 邱俊荣 刘 军尹艳 张大彤 汪 敏 程俊峰3.利用率低现阶段基层档案服务形式被动，档案利用率不高农业科研院所 的档案管理人员普遍存在“重保密，轻利用”的传统观念，在利用工 作中仍沿袭传统的被动服务形式，强调科研档案的保密机制，把科研 档案仅仅当作一种历史材料保存，致使科研档案检索、查询、利用程 序烦琐，困难重重，潜在价值得不到充分的挖掘和发挥，对科研档案 的管理还没有上升到如何发挥科研档案为科技创新服务这一高度来 认识并且，由于档案管理人员不足，很多单位档案管理只能勉强维 持收集保存工作，很难进行开发和加工利用，大大降低了农业科研档 案的利用效率此外，由于农业科研成果的转化推广机制不畅，科研档案管理人 员很少介入科研成果转化的后期工作，原有科研档案工作内容又仅注 重收集项目开始至鉴定期间形成的材料，而成果开发推广阶段出现空 口，形成了科研档案无法为成果转化提供有价值信息的现象，从而影 响了农业科研工作整体发展水平的提高，也影响了科研人员参与科研 档案管理工作的积极性，科研档案利用工作陷入了越来越被动的发展 困境对策思考1. 提高档案人员素质，加强档案规范化管理档案工作是一项管理和提供档案服务的专门性工作，基层科研单 位在无法增加人员配置的情况下提高档案管理人员业务素质水平显 的尤为重要。

加大对现有档案管理人员的培训力度，提高其专业知识 水平、业务水平和管理水平，是最直接而有效的方式基层科研单位可以通过选送档案管理人员到相关院校进行学习 培训，或者通过参加上级档案管理部门举办的培训班学习；也可以组 织档案管理人员到一些档案工作做得较好的兄弟单位考察学习，提高 档案管理员的档案管理水平或者可以邀请一些档案管理经验丰富、 业务水平过硬的档案管理人才到单位进行现场指导，在实际操作中更 好地帮助档案管理人员提高业务水平，有利于规范基层单位的档案管 理工作关于基层农业科研单位档案管理工作的思考2. 引入信息化管理设备创新档案管理机制对档案进行信息化管理是当前科技与社会发展的必然要求，这是 一个长期发展的过程，基层科研单位的档案管理工作应根据实际情况 制定出一个档案信息化管理的总体规划，逐步落实，不断提高工作效 率，适应时代发展所谓档案信息化，就是在档案管理活动中全面应 用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和为社会提供服务, 加速实现档案管理现代化的进程或者说，档案信息化是指档案管理 模式从以档案实体为重心向以档案信息为重心转变的过程档案管理信息化是一项长期而艰巨的任务，为此，要采取相应 的措施，搞好档案的现代化管理。

首先领导者和档案工作者必须更新 思想观念，要彻底摒弃档案管理就是整理加保管的传统观念，将封闭 式管理转化为开放式服务[4],树立全新的现代化档案管理意识 其次，必须构建档案现代化管理的总体框架，使文书、科研、财务、 特种载体等各类档案管理达到文档一体化，使档案信息能充分发挥最 大的开发利用价值，满足全院科研、管理的最大需求第三，要提高 对档案人员的素质要求，档案人员应该更新观念，调整心态，学习档 案业务技能、管理理论和方法、网络和计算机知识，成为现代复合型 档案管理人才第四，建立必要的软硬件设备环境，把档案现代化管 理纳入木单位丁作计划，列入预算，增加投入，配置必要的硬件设施, 为逐步实现档案管理现代化创造条件3.服务三农科研档案是农业科研管理的重要内容 科研档案是农业科研管理 科学化、规范化、现代化的重要依据，有效地管理、利用农业科研档 案，是提高农业科研管理绩效、提升科研管理水平、增强持续创新能 力的基础和前提，也是上级科研管理部门正确决策、科学主持研究工 作、处理重大问题的重要依据规范农业科研档案管理，提高管理水 平和效率，有利丁科研管理部门详细掌握科研项目实施、成果转化等 方面的情况，加强对科研项目监管。

农业科研归根到底要为“三农”服务，因此，农业科技 档案应树立为农业、农民、农村服务的观念地市级农业科 技档案所记载的信息，大多带有地方性、适用性的特点，这 正是农民所需要的我们利用成熟的科技成果档案，预测需 求，把握需要，抓住农时季节，将农业科技档案中的农业科 研成果加工成简明、可操作的农业实用技术，为农民解决疑 难问题，深受农户欢迎另外，档案管理人员利用本院的科 技网站，开发利用科技档案信息，发布大量的农业科技信息, 促进了农业科学技术的推广、普及与利用，使广大农民能及 时、快捷地获取先进实用的科技知识和农业技术，从而大幅 度提高农业的科技贡献率，促进了农村经济的发展，加速了 农业科技成果转化，为农民实现脱贫致富奔小康提供了坚实 有效的科技支撑。