秘书实务绪论.ppt

电子教案模版配色（1）,第一章 秘书实务绪论,引入案例,主要内容,本章小结,实践训练,,学习目标,第一章 秘书实务绪论,电子教案模版配色（1）,通过本章学习，你应能够： 1.了解秘书的涵义、秘书的类别和层次 2.熟悉秘书的职业特征 3.了解秘书实务的内容 4.了解秘书实务工作的性质与特点 5.掌握秘书实务工作的规律与方法,学习目标,,《秘书学概论》与《秘书实务》是相互联系、互相补充的关系，如果说秘书要解决的核心问题是“如何做一个秘书”，那么《秘书学概论》要解决的是“你要做一个怎样的秘书”，《秘书实务》要解决的是“你要如何把秘书工作做好”前者侧重在如何思维，如何做人，后者侧重在如何做事第一章 秘书实务绪论,第一章 秘书实务绪论,电子教案模版配色（1）,,引入案例,哪种行为好？ 新星公司张总经理突然收到一封非常无礼的来信，信是由一家平时交往很深的协作单位的厂长写来的总经理怒气冲冲地把秘书叫到自己的办公室，让他记录自己口述的回信：“我实在没有料到会收到这样一封来信，尽管我们之间已有那么长时间的往来，但事到如今，我不得不中止我们之间的往来，并且按照惯例，我要将此事公布于众总经理命令秘书立即将信抄写好寄出。

电子教案模版配色（1）,第一章 秘书实务绪论,,问题讨论： 对于这位总经理的命令，秘书可以采取三种行为： A．“是，马上办理说完，秘书回到自己的办公室，立即将信抄好寄走 B．秘书没有退下去抄写，而是说：“总经理，请您三思，给对方回这样的信，后果将不堪设想在这个问题上，可能也有我们自己的责任 C．当天下午快下班的时候，秘书将抄写好的信递给已心平气和的总经理，问：“总经理，这封信可以寄走吗?” 你认为哪种方法正确？,第一章 秘书实务绪论,电子教案模版配色（1）,自测：我适合当秘书吗？ 你认为自己从事秘书职业的优势和劣势分别是什么？,电子教案模版配色（1）,第一章 秘书实务绪论,,全美秘书协会对秘书职业的要求： 1、像心理学家一样善于观察和理解他人； 2、像政治家一样有灵敏的头脑； 3、像外交官一样有潇洒的风度； 4、有调查各种棘手问题的丰富经验； 5、有良好的速记能力以及文字功夫； 6、谙熟各种商业往来中的法律关系； 7、能熟练地使用各种办公自动化设备； 8、具备相当的金融和税务方面的知识； 9、能熟练地对各种文件资料进行整理归类,电子教案模版配色（1）,第一章 秘书实务绪论,第一节 秘书的涵义和职业特征 第二节 秘书实务工作的内容 第三节 秘书实务工作的性质与特点 第四节 秘书应具备的能力及职业道德 第五节 秘书实务工作的规律和方法,主要内容,第一节 秘书的涵义和职业特征,二、秘书的类别和层次,三、秘书的职业特征,一、秘书的涵义,第一节 秘书的涵义和职业特征,一、秘书的涵义,关于“秘书”一词的涵义，古今有所不同，它主要有以下四个方面的涵义。

古代文献记载，“秘书”一词最初是指具有秘密性质或神秘色彩的图书1,（一）秘书的涵义,宫中秘藏之书,东汉后期，桓帝设置了管理这些秘藏图书的官府，名之为“秘书监” 主管： 副职： 分管：,秘书监,秘书丞,秘书郎,拉丁文“Secretarius”，意思是“可靠的职员”,2,（一）秘书的涵义,辅臣,英语“Secretary”，其中，“Secret”是“秘密”的意思,书记 大臣,在现代中国，秘书一直被当作一种行政职位，秘书人员被看作行政人员的一部分，而且是核心的一部分3,（一）秘书的涵义,行政职位,社会职业,4,就世界范围而言，秘书又是广泛的社会职业之一它属于第三产业(服务性行业)第一， 秘书的主要活动范围是领导机构或领导者身边一）秘书的涵义,但是，最权威的定义应从以下几方面考虑：,第二， 秘书的主要工作方式是处理信息和综合服务第三， 秘书工作的根本性质是辅助管理秘书 指身处领导机构或领导者身边，以处理信息和综合服务的方式辅助领导者实施管理的工作人员一）秘书的涵义,二、秘书的类别和层次,秘书人员由其所服务的单位性质不同而有大体的分类一）秘书的类别,机关秘书,企业秘书,私人秘书,美国对秘书人员的分类和工作职责规定比较明确，主要有：,二、秘书的类别和层次,日本对秘书人员的分类可分为四类：,二、秘书的类别和层次,秘书人员因其所服务机关、单位的层级、规模不同，因其工作的职务、性质、作用以及学历、能力、资历不同，在纵向上有层次之分。

二、秘书的类别和层次,（二）秘书的层次,高级秘书,中级秘书,初级秘书,按秘书人员担任的职务来划分，可分为秘书长、办公厅（室）主任、秘书处长、科长、股长、科员、办事员七个层次二、秘书的类别和层次,（二）秘书的层次,“秘书国家职业”则将秘书职业设四个等级，分别为：五级秘书（原初级）、四级秘书（原中级）、三级秘书（原高级）、二级秘书三、秘书的职业特征,一是秘书工作的内容与领导工作是一致的，即领导做什么秘书也做什么; 二是秘书做工作几乎都是领导亲自指派、直接安排的,秘书也是直接向领导请示、汇报的; 三是秘书做工作是直接对领导负责的，其结果的成败与领导有直接的关系一）服务的直接性,秘书与其服务对象之间的关系有相对的固定性，短至数月，长达几年甚至几十年三、秘书的职业特征,（二）服务的稳定性,秘书的工作性质要求秘书人员要具有一定的文化知识和专业知识三）知识化,发达国家的秘书人员平均年龄为26岁左右，一般为20～35岁他们把秘书岗位看做是由操作层通向管理层的最好阶梯三、秘书的职业特征,（四）年轻化,近20年来，女性秘书有明显增加的趋势，这是由女性的心理素质所决定的西方国家的初、中级女性秘书占总数的比例达到了90%。

五）女性化,第二节 秘书实务工作的内容,二、秘书实务的内容,,一、秘书实务的含义,,电子教案模版配色（1）,,一、秘书实务的含义 从秘书学科体系的角度来看，秘书实务是秘书学科的一个分支，它是研究秘书工作和秘书业务活动及其规律的应用学科 从秘书工作的职能的角度来看，秘书实务是指秘书工作的具体内容和操作方法回答的问题是秘书做哪些事，应该怎样做二、秘书实务的内容,秘书工作最凝练的概括是“办文”、“办会”、“办事”以“办文”、“办会”、“办事”为线索，可以使我们对秘书整体工作有纲举目张的认识二、秘书实务的内容,1．文书撰写 2．文书制作 3．文书处理 4．档案管理 5．会议组织 6．调查研究 7．信息资料工作 8．信访工作,二、秘书实务的内容,结合我国具体情况，可分为15种,9．接待工作 10．协调工作 11．督查工作 12．日程安排 13．日常事务 14．办公室管理 15．其他临时交办 事项电子教案模版配色（1）,,,二、秘书实务的内容,第三节 秘书实务工作的性质和特点,二、秘书实务工作的特点,,一、秘书实务工作的性质,,电子教案模版配色（2）,第一章 秘书实务绪论,第三节 秘书实务工作的性质与特点,一、秘书实务工作的性质 1．辅助性 秘书工作在社会工作中处于辅助性地位。

秘书工作从属于领导或部门的工作；秘书只是辅助领导工作，没有决策权 2．服从性 秘书工作要求秘书人员坚决服从领导的指挥，按领导的意图办事 3．服务性 为领导与部门服务是秘书工作的出发点与落脚点，是秘书实务的首要任务，有服务意识Question: 作为一个秘书， 请用一个词来形容你对领导的态度？为什么？,,案例： 年轻的小王大学毕业以后，应聘到一家规模很大的贸易公司的杭州分公司工作，凭着他的聪明和能力，经过一段时间的努力，他被分公司的李经理看中，调到经理办公室当秘书，王秘书干得倒也有声有色 这些天王秘书很兴奋，因为几天后总公司的张副总经理要来他们分公司视察工作由于他工作出色，人又机灵，李经理点名让他陪同一起向张副总经理汇报工作王秘书心想机会来了，他要精心准备一番，一定要在副总经理面前好好表现一把，不光让李经理脸上有光，说不定借此以后还可以调到总公司工作 所以，在张副总经理视察期间，王秘书总是抢着介绍公司某些具体情况，侃侃而谈，娓娓道来，从现状到未来发展趋势、从具体工作到宏观评价无一遗漏对自己了解得不太准确的情况，也能灵机一动，迅速做出汇报对张副总经理给公司布置的任务，王秘书也毫不犹豫地承诺下来。

视察结束后，王秘书还给张副总经理留了名片，表示今后张副总要办什么事，无论公私，都可以直接找自己 送走张副总经理以后，王秘书对自己的表现有些沾沾自喜，可是，他发现李经理的脸色有些不对头，并没有表扬他，只说了一句：“辛苦了过了几天，王秘书被调到销售科当业务员去了他怎么也没有想到会是这个结果，郁闷极了 问：王秘书为什么会事与愿违？作为上司到底喜欢怎样的秘书？,电子教案模版配色（2）,,二、秘书实务工作的特点,,,隐密性和非独立性相统一,,微型案例 平儿是如何做好“总经理秘书”的 平儿是王熙凤从娘家带过来的四个陪嫁丫鬟之一恰如李纨所言，王熙凤之所以能够将荣国府治理得如此周到，多亏了平儿这个得力助手，她就是荣国府总管王熙凤的“一把总钥匙”(第三十九回)如果把王熙凤比作大观园的“总经理”，那么平儿就该是“总经理秘书”了平儿是如何做好总经理秘书角色的呢？她是如何协调上至贾母、王夫人、探春等小姐，下至丫头、婆子们的关系的呢？她是如何协助凤姐做好总经理工作管理好大观园的呢？平儿的处事艺术对现代秘书的工作方法有什么启示呢？,,最完美的总裁秘书----平儿 历代读红之人，都给平儿很高的评价清人青山山农认为“平儿不矜才、不使气、不恃宠、不市恩、不辞劳怨，有古名臣事君之风”。

林彪也说过他要学平儿 平儿的名字曹雪芹不是随便起的平实、平和、平正、平易，一个“平”字，凸现平儿的心性和做派按现今的观点看，平儿是勉力维持贾府安定团结的中坚力量之一端“平”贾府一碗水，平儿发挥的作用不可小觑 平儿是王熙凤的心腹通房大丫头，人称平姑娘她自幼跟随凤姐，是凤姐陪嫁过来的四个丫头之一另三个死的死，嫁的嫁，只剩下平儿收在屋里，长期重用一是领导王熙凤认为她贴心能干；二是因为平儿长得“俏”，能拴住领导的领导贾琏的心红楼里的那些太太小姐们没有一个有好下场的，只有凤姐家里的平儿例外，这要完全归功于平儿高人一等的职场智慧，平儿不“平”，在现如今那是最完美的总裁秘书，且说凤姐在荣府当CEO，春风得意，荣府三，四佰号人，宁府不相上下，而她的管理团队只有平儿，凤姐再能干泼辣，要是没平儿累死也搞定不了，平儿凭着过人的能力和修养，做到了领导满意，上下服气，堪称五“心”级秘书， 首要是贴心， 她把凤姐交代的事情办得妥妥当当，但是不出风头，在凤姐和贾琏的夹缝间生存，避免贾琏的亲近，还在凤姐跟前替贾琏掩盖，整的两人都很信任她，宝玉都感慨：平儿并无兄弟姐妹，独自一人供贾琏夫妇二人，贾琏之俗，凤姐之威，她竟能周全妥帖， 二是虚心， 她的老板凤姐有权有势，若换成别的丫头早不知天高地厚了，可平儿始终是低调平和，从不仗势欺人，待人处事，谦虚得宜，在贾府上下口碑之好都数得着的，,,三是用心，贾府的四大丫鬟中有晴雯、袭人、紫鹃、都是 生活秘书，只有平儿锐意进取，真正参与高层管理和决策事务， 且比凤姐更周全，连宝钗也赞她有心有才，曾对她说：你张嘴我 看看你的舌头是用什么做的？ 四是善心， 若凤姐是专业作恶的主，平儿该算是纯粹积善 的主，她的善不同于宝钗的伪善，是真正的心底醇厚，N次凤姐 对付那些主子和奴才时，都是平儿悄悄的帮她们，大事化小，小 事化了，凤姐落难时，她不离不弃还救了凤姐，真的人间少有， 最后是野心， 平儿看似不贪，不争，不虚，要说全无野心， 也不对，一个人没有一点目标，咋能这么敬业勤勉？其实她的野 心就是早点转正做“姨娘”，她的心一直没变，她喜欢贾琏大家 都看出来了，只不过面对凤姐的强势，她只能哑忍这等待和积累 。

你说是不是这个理：做秘书当如平儿，想不成职场“白骨精 “都不难万一势头不对，就近捡个高层帅哥回家也成啊！,第四节 秘书应具备的能力及职业道德,二、秘书的职业道德,,一、秘书应具备。