AW-PSD-15会议管理规定02.doc

作业指导书会议管理规定文件编号AW-PSD-15生效日期2011-4-6页版号A/1页 号1/3编制审核批准1.0目的:规范公司会议管理，实现会议的各项议程，及相关信息有效传递，确保会议内容及议定的事项 得到有效落实，提升公司管理水平2・0范围：公司内部人员会议和与外部人员共同会议（含接待室的会客洽谈）3.0会议种类：3.1重大会议：公司年度总结会议；内、外审首次会议，管理评审会议；联部会议，委员会会议；与客户的预约会议新型检讨会/重大品质异常检讨会等；3.2 —般会议:如生产品质周会；与供应商的预约会议；各中心,部门会议品质日会；订单分配会等单一专题的会议；3.3临时会议：如各种内部沟通会议及紧急会议；3.4会客洽谈4.0会议流程：4」会议准备：A, 会议组织部者应明确会议目的，目标，以拟定会议计划（时间、地点、人员、议程、所需 吋间、相关资料需求等）：并交上级确认B, 会议通知会议组织者应在会前将会议计划以E-MAIL.，书面，等通知参会者，以及人力资源课， 在会议室环境准备，如会议室，电脑、投影机、书写白板及笔、空调、照明、座位、饮水等 方面•，有特别需要吋，需书面或者E-MAIL联络提前作好相应准备。

C, 会议资料收集（重要会议和一般会议）；应在会议前收集或准备好提案、相关报告、发言稿或要点、工作计划草案、决定草案等；D, 会议资料印发：必要时，应将收集好的会议资料整理成讨论稿，先行散发给会议参加方检讨，以节省会议时 间；E, 会议环境准备；会议组织者会议前提前10分钟登记巾请使用会议室及做好和关准备有特殊需要的提前一 天通知人力资源课配合作好相应会议环境准备4.2会议实施：参会人员到会时先签到，再将会议主要内容及要求讲解的资料分发参会人员会议内容应讲 究会议质量各类会议主持人会前应与参会人员充分沟通，做到心中有数对议而不决的事项作业指导书会议管理规定文件编号页版号AW-PSD-15A/1生效日期S ¥2011-4-62/3提出解决的原则与方法，并对此负责各类会议力求精干高效用数据说话，部署的工作做没做, 做到什么程度，没做或没做完的原因等等都耍有明确具体可量化的答复，防止和杜绝空洞无物 物或泛泛而论4.3会议记录：公司会议记录要做到专人记录和管理，会议记录人负责会议议定事项，应按照会议主持人的耍 求将内容形成会议纪要，以使大家共同遵照执行会议决议及指示事项应形成专门MCP《管理 控制计划》,4.4会议记录的分发(重大和一般会议)：分发会议纪要及MCP可通过EMAIL.书面等形式，通知参会人员及事务扌口当部门，并由会议跟 进担当进行事项跟踪。

4.5紧急会议：跨部紧急事项要求召开的会议，也要求尽可能早的通知到相关人员，作好必要准备，传达或议 定重要事项也应形成会议记录，和跟进MCP4. 6会议耍求：461、 会议室是专门用于召开会议、研讨工作的地方，未经允许，不得挪作他用；462、 公司会议室的管理由人力资源课负责各类设备、设施由人力资源课指定专人管理、调 试；463、非参加会议及培训的人员，未经允许不得随意进入会议室；464、 会议期间，与会人员的应关机或处于静音状态会场内严禁大声喧哗或交头接耳，禁 止中途退场；465、 临时召开的紧急会议需要占用会议室时，要及吋向行政总务课提出申请并登记；466、 各部门申请使用会议室时，需明确使用时间、参加人员等，如有需要行政总务课协力的事 项请提前注明，行政总务课可根据实际情况做好相关服务工作；467、 如遇会议之间发生冲突，要坚持局部服从整体的原则，公司会议优先于部门会议，部门 会议之间由部门之间本着重要、紧急优先的原则自行协商解决；468、 各部门如需使用会议室的设备，应提前说明，以便提前准备，确保会议顺利进行；469、 开会期间，请爱惜会议室的设备及物品，如投影仪等，贵重物品曲专人负责操作，其他人 不得擅自使用和操作；461()、会议结束后，相关人员应及时整理会议场地,关闭各种电器，如发现设备故障和公物损坏应 及时报行政总务课，以便及时修理,保证其他会议的准时进行；4.6.11、议室的使用部门，要维持室内清洁，使用完毕后及时清理打扫，将移动的桌椅及时放冋 原位，以方便其他部门使用；4612、格会议纪律。

会议管理是保证会议质量的一项措施与会人员应冇机的安排工作，认真 准备、准时参会会议具体时间、地点由会议主持人决定、会议记录人会前通知公司决 策层领导主持的会议，资源管理部负责通知与会人员一般不得缺席或指定他人代表，确 因个人紧急事务需要请假的，须向会议主持人请假，同时指定专人代为履行职责；作业指导书会议管理规定文件编号AW-PSD-15生效日期2011-4-6页版号A/1页 号3/34613、种会议组成人员应准时参加会议，严禁迟到或缺席如遇特殊情况不能到会，须捉前1 小时向会议主持都说明原因，否则，视作无故缺席；无故迟到按ISO会议处罚规定处理5.0相关文件：《会议室使用管理制度》6.0相关记录：《会议签到表》MCP《管理控制计划》。