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1.文件控制程序(模板) 管理标准文件 文件名称：文件控制程序 文件编号： XXX-XX-XX-XXX 生效日期： XXXX年XX月XX日 版本号：A/0 适用部门：集团各部门 受控正本受控副本 编制： 审核： 核准： 一、目的 对集团管理体系所要求的文件进行控制，确保相关部门(单位)及时得到并使用有效文件，防止失效或作废 二、适用范围 本程序适用于XX集团管理体系有关文件的控制 三、职责 （一）、各部门负责所在部门文件按本制度标准进行编写； （二）、行政部负责文件是否标准化的核查与考核 四、作业要求 （一）、文件分类 1、管理文件； 2、作业指导书； 3、集团行政文件； 4、数据记录； 5、外来文件 （二）、文件编号 1、总裁办文件编号: XX -GM－000 文件编号 总裁办文件 XX集团缩写 2、管理文件、作业指导书编号： XX - WI－XX -000 3、集团表单编号： XX－GFORM－XX－000 编号（流水号） 部门编号 集团表单 XX集团缩写 4、公文红头文件编号 XX - XX－[XXX] -000 流水号（第X号） 年份 部门代号 XX集团缩写 5、文件的版号以A、B、C…依次类推，修改号以0、1、2…依次类推。

6、外来文件编号按各自原来的编号 （三）、集团各部门代码 1、集团级文件及行政文件由人资行政中心政部组织编写,直属上级审核,总裁办批准 2、各部门管理办法由相关职能部门编写，直属上级审核，总裁办批准 3、其他文件分别由相关职能部门编制,部门领导审核,直属分管领导批准 4、外来文件由人资行政中心政部提出拟办意见，送总裁办批示，交相关部门(单位)办理 （五）、文件发放与使用 1、文件发放时，由行政部档案管理员根据《文件发放签收表》，与文件使用部门办理发放签收 手续，确保在使用部门获得适用文件的有关版本 2、行政部负责收集国家主管部门的法律法规法规和相关文件，适时宣贯 3、收到外来文件时，行政部档案管理员应识别其适用性及版本的有效性，控制分发，并在《外 来文件登记表》做好发放记录 4、使用文件受到严重损坏时，应到行政部档案管理员处办理更换手续，破损文件由人资行政中 心政部档案管理员收回 5、若文件丢失，应向行政部门说明原因，申请补发 6、人员调动时，调出人应做好接手人文件的交接工作。

7、电子文档要做好相应标识和备份管理工作 （六）、文件更改 1、管理体系文件的更改：由提出部门组织行政部档案管理员探讨可行性，达成一致后填写《文 件更改申请单》，经分管领导批准后由行政部档案管理员实施更改 2、文件更改时必须在文件审批页面处“修改内容描述”栏内注明修改内容 3、文件更改后，保存《文件更改申请单》，下发新修改版本，收回原文件进行作废文件五次 以上更改或更改内容超过30%时应换版，换版同时作废原文件 （七）、文件保存与销毁 1、文件应放在干燥、通风、安全的地方 2、所有的文件原稿及其“文件发放表”由人资行政中心政部档案管理员统一保存各部门(单位) 设专人负责保存相关的文件，以方便存取和查阅 3、人资行政中心政部档案管理员负责编制并及时更新《文件登记一览表》和相关回收文件登记 反映版本最新情况 5、留用的作废文件，应办理手续，加标识并单独存放 （八）、在用文件评审 每年年底由行政部档案管理员组织使用部门，对现有体系文体的适用性、协调性进行评审，必要时进行修订，更新《集团文件登记一览表》。

（九）、反馈 1、每年不定时按本文件控制程序要求对各部门(单位)使用的文件情况进行抽查，识别和处理记录控制中存在的问题并提出改进 2、对抽查情况登记入《文件抽查状况表》，提交人资行政中心总监审批处理后备案 （十）、优化改进 由人资行政中心行政部档案管理员不定时督促各部门(单位)制定整改措施，改进文件管理工作 五、相关记录 ---《文件发放签收表》 ---《文件更改申请单》 ---《外来文件登记表》 ---《文件抽查状况表》 ---《文件销毁申请单》 ---《文件登记一览表》 六、检查与考核 （一）、本标准由行政部负责指导组织实施并定期组织监督和检查 （二）、本标准的具体考核办法按集团相关检查与考核管理标准进行 附1：文件编写管控流程: 附2：文件修改/销毁管控流程: 。