时间管理的法则.doc

时间管理的法则一、效能管理法分析事件的重要与紧急情况， 就是阐释效率和效能的关系 根据轻重缓急可以将事件分为四类，如图 1 所示：图 1 象限时间管理法示意图1. 四象限时间管理A 类事件既重要又紧急， B 类事件重要但不紧急， C 类事件紧急但不重要， D 类事件既不重要又不紧急 处理这四类事件的顺序依次是： A 类事件→ B 类事件→ C 类事件→ D 类事件在管理者的工作中，纷至沓来的 A 类事件总是让人感到棘手，为什么会出现如此多的 A 类事件是哪个环节没有做好呢A 类事件频发的原因管理专家研究发现， A 类事件一般是由错误处理 B 类事件导致的，也就是说，当重要但不紧急的事件未得到妥善处理时，就会越来越紧急，随着时间推移，最终转换为 A 类事件，当转化发生后， 经理人只能停下手边的工作， 全力以赴地处理 A 类事件， 之后再回到原来的工作上这种管理不善的情况就不停地循环出现在经理人的时间表值得注意的是， 人们往往未能妥善处理 B 类事件的原因是被 C 类事件遮住了眼睛 经理人往往要花费 50%左右的时间处理琐碎的杂事，也就是 C 类事件，又花费 50%左右的时间处理 A 类事件，于是经理人就在 C 类事件和 A 类事件之间来回奔波， 成了时间管理的救火队员，将 B 类事件扔在一边，无暇顾及。

避免转化的方法要想避免 B 类事件转化为 A 类事件，一般可以采用的方法包括：压缩 ：完成事件的核心，或简化完成该事件的步骤替代 ：寻找比此事件更重要或更紧急的事件，或以更有成效的事件代替该事件授权 ：将事件的处理权授予他人，由他人代为处理先做 ：依照重要性区分事件，相对于 C 类事件来说，先做 B 类事件舍弃 ：舍弃重要程度和紧急程度都不高的部分事件，用更多时间完成其他工作增加 ：增加时间和工作量，全力以赴地完成重要事件，使处理结果更加完美改进 ：改进部分事件的性质，尤其需要将 A 类事件改成 B 类事件杜绝 ：杜绝不重要且不紧急的事件的发生确保 ：确保重要事件能保质保量地按时完成聚焦 ：安排专门的时间段，集中精力处理重要事件少做 ：不重要的事件要尽量少做不做 ：不予理睬既不重要又不紧急的事件，甚至可以牺牲部分利益时间分配对于四类事件，经理人要掌握好时间分配的尺度合理的时间分配如图 2 所示：图 2 时间分配示意图对于既紧急又重要的突发事件，需要安排 20%-25%的时间，且一定要控制在 25%以下；对于重要但不紧急的事件，需要安排 65%-80%的时间，也就是将绝大部分时间花费在这类工作上， 把重要但不紧急的工作当做既紧急又重要的工作去做； 对于紧急但不重要的工作， 需要花费 15%的时间处理；对于既不紧急又不重要的工作，则要花费 1%甚至更少的时间去做。

2. 艾森豪威尔的时间管理原则艾森豪威尔认为，对 A、B、 C、 D四个象限的工作应该采取不同的应对措施，如图3 所示：图 3 艾森豪威尔的时间管理原则第一， A 类既紧急又重要的突发事件，本人做，且立即做；第二， B 类重要但不紧急的工作，本人做，且花费大量时间做；第三， C 类紧急但不重要的工作，尽量不自己做，委托给别人做，如果必须自己做，则要减少工作量；第四， D 类既不重要且不紧急的工作，扔进废纸篓，不做原则4D 原则与艾森豪威尔的时间管理原则不谋而合，面对 A、 B、 C、 D四类工作，要采取不同的原则： A 类工作要马上去做，也就是 Do it now； B 类工作可以以后再说，也就是 Do it later ；C 类工作要授权给别人做， 也就是 Delegate ；D 类工作则干脆不做， 也就是 Don’t do it 二、艾维·李的效率法在经理人时间有限、 资源有限， 而工作任务不可取舍的前提下， 经理人要想有效地利用时间，就必须对工作有所取舍，选取最重要、最有价值的工作执行美国管理学家艾维 ·李提出了 “10 分钟 6 件事效率法” ，这种时间管理法也被译为 “效率法”、“艾维 · 李效率法”。

从完成工作的性价比来看，也可以称为“效能法”艾维 ·李认为， 工作者可以花费 5 分钟时间列出明天、 下周甚至下个月要做的 6 件重要事情，再花费 5 分钟时间给这些事情按照重要程度排序，将最重要事件的编为“ 1 号”，次要事件编为“ 2 号”，依此类推，最后把这 6 件事写在纸上，剪成小纸条，工作时就按照事件次序一一执行，保证每一时、每一分、每一秒都在做最重要、最有价值的工作简而言之， 艾维 ·李的效率法可以总结为以下三个步骤： 第一，列出明天 （下周、 下月）要做的六件重要的事情； 第二， 把这六件事情按重要程度排序；第三， 上班后按照所排顺序做事，直至下班结束三、一周时间运筹法时间管理从计划开始， 好的时间运筹方法需要科学合理地记录过去的工作， 发现时间浪费之处，找到改进的措施，修正原有的时间管理方案，再严格按照修正后的方案执行 一周时间运筹法就是这种时间管理方法的代表1. 使用方法使用一周时间运筹法时， 以星期时间为横坐标，标记为从星期一、 星期二到星期天，以小时时间为纵坐标， 标记为从早晨到晚上，还需要加上备注和总结在接下来的一周里，使用者要认真记录时间利用情况，每天都要进行总结，当一周结束后，再进行周总结。

如表1所示：表 1一周时间运筹法时间星期一星期二星期三星期上星期五星期六星期日上午中午下午晚上备注总结2. 时间管理细到周对中、基层经理人而言，周计划和周检讨是最有效、最重要的时间管理手段经理人倾向于制定月计划， 但实际上这种方法并不理想 例如，麦肯锡通过调查全球经理人的计划实现有效性， 发现大部分企业都在做月计划， 而制定月计划之后， 每个星期的实施有效性是不一样的，第一周为 70%～ 80%，第二周为 60%～ 70%，第三周为 50%～ 60%，第四周只有 40%～ 50%个人月计划的实施情况也与此相似，月末时只剩下 50%左右这种情况发生的原因在于计划赶不上变化 一个月之前料想的情形， 到现在很可能已经发生了很大的变化 如果每天追踪这些变化， 就会发现每天的计划实施有效性都在减弱， 频繁的情况变动导致经理人只关注眼前的具体工作， 往往忘记了整体的方向和目标， 很难做到协调和平衡，所以周计划和周检讨非常重要，可以帮助经理人修正和完善计划考虑到中国人的文化观念比较急功近利、 注重实用主义， 报表应该要越少越好， 越精要越好， 一个星期只需要两张表就足够了， 一张表为周报表，另一张表为客户档案记录表。

除此之外，表格设计也要风格简明为上，抓住关键数据即可四、办公室的 5S办公室的工作既繁也杂， 要想做到很好地管理文件档案和办公区域， 就必须进行办公室的 5S 行动办公室的 5S 包括整理、整顿、清扫、清洁、素养，如图 4 所示：图 4 办公室的 5S示意图1. 整理整理是指整理自己的办公室，让办公室成为没有杂物、能集中注意力工作的地方首先， 办公桌上摆放的都是目前需要处理的文件， 将过去的文件、 将来的文件、目前还未涉及的文件收到柜子里；其次，每天都要进行整理工作，防止事务滞留到第二天；最后，定期定制标签和标识，用红色、绿色等不同颜色区别标记文件2. 整顿整顿是指整顿工作作风和流程， 让一切向节约时间、 增加效能的方向前进 整顿包括收拾办公室， 工作者要在午餐前做简单整顿， 下午下班前做彻底全面的整顿， 这样可以快速进入工作状态， 提升工作的效率 有人习惯上班工作之前做打扫办公室卫生、 泡茶等无聊的事情，往往导致工作效率降低要点提示办公室的 5S 指的是：① 整理；② 整顿；③ 清扫；④ 清洁；⑤ 素养3. 清扫清扫是指将短期内不用的物品和文件归档， 扫除工作障碍， 营造快速进入工作状态的环境。

具体包括及时处理文件（包括纸质文件和电脑文件）、建立合理的文档系统、定期更新日用品等4. 清洁清洁是指保持办公氛围的简洁，使自己能够很快地进入高效工作的状态首先， 办公室里除了办公桌之外，不要放置多余的椅子， 而且椅子最好样式简单、 没有靠背，这样可以有效防止人们在寒喧中浪费时间；其次，办公室内切忌放置个人照片、杂志、爱好的羽毛球、网球拍、好玩的玩具等分散注意力的物品，工作时间内可以将其收在柜子里，因为大多数人难以抵制这些物品的诱惑5. 素养素养是指养成良好的习惯， 摒弃不良行为习惯对时间的侵蚀， 让时间成为自己掌控的有形资源例如， 在办公室可以喝茶、 喝咖啡 , 甚至到卫生间抽烟，但当收到别人这样的邀请，而自己恰好有一个很重要的工作时， 就要敢于拒绝， 否则碍于面子或交情就会浪费时间、置工作搁总而言之，办公室的 5S 行动应该做到：在办公桌上摆放目前手头需要处理的文件；每天都整理，不要把事务留到第二天，定制标签标色；及时处理文件，建立相应的文档系统；整理工作时间，保持办公室整洁，经常整理文档；避免被打断工作，让助手筛选五、计划的杠杆原理计划是非常重要的管理措施， 管理者应该花费时间做详细的计划， 让下属加倍努力， 不断完善计划。

有人认为做计划浪费时间， 不如用于具体工作， 这种想法很片面中国有句古话“工欲善其事，必先利其器”，即在分析思考、决断、设定目标、制定计划的时候，多花时间有助于开展工作，考虑得越周全，工作进展就越快 有很多经理人正好与此相反， 他们急于行动，疏于计划，有条件要干，没有条件也要干，这个理论本身没有错，但是如果不做备选方案和计划，就很可能多交学费、多走弯路经理人和员工最大的区别就在于要做计划， 员工只要服从和执行就可以达到合格、 优秀，但是经理人在行动之前要做尽可能详细的计划， 如果没有具体的操作方法、 没有具体的数量、没有制定三个以上的计划就开始行动，经理人的管理就是失败的1. 帕累托原理（二八原理）经理人制定计划时要遵循一个杠杆原理——帕累托原理，也被称为二八原理，即 80%的结果往往取决于 20%的努力图 5 帕累托原理示意图【案例】分数与努力之比很多大学生读书不用功， 往往临考试的时候才开始看书， 从这些学生的考试成绩中可以发现一个规律：如果连续突击一天一夜，这样的学生的考试成绩可能是30 分；如果想考 60-70。