证券公司行政印章管理暂行办法.doc

证券公司行政印章管理暂行办法第一章 总则第一条 为规范公司行政印章的刻制、使用、管理和停用，特制定本办法第二条 国泰君安证券股份有限公司行政印章是指经批准刊以单位法定全称的公司、分公司及其它分支机构的行政公章和专用于业务的人名用章，是行使权力和承担法律责任的标志行政公章包括正式印章和专用印章 其中：（一）正式印章:指公司章、董事会章、监事会章以及公司所属分支机构印章二）专用印章:指公司财务专用章、人事专用章、各业务管理委员会章、董事会办公室章、总裁办公室章、监事会办公室章、保卫工作专用章以及分支机构财务专用章、分公司人事专用章等用于指定用途的印章三）人名用章:指以公司法定代表人、分支机构负责人以个人名义刻制的用于公务的签名章或印鉴章第三条 公司发布或报送文件使用公司正式印章；分支机构发布或报送文件由其办公室统一办理，使用本单位正式印章公司各部门与机构签署业务合同、协议一律使用公司章；分支机构对外用章按规定使用分支机构正式印章或公司章在公司授权的情况下，各分支机构签署业务合同协议可使用本机构正式印章第四条 公司印章的主管部门为总裁办，其主要职责是：拟订行政印章管理规章制度，经批准后组织实施；管理公司总部各类印章的申请刻制；对公司各类印章、分公司正式印章管理和使用的监督；公司总部各类停用印章及分公司停用的正式印章的封存和销毁。

第五条 公司会计部是公司总部财务专用章及印鉴章的使用和保管部门，其主要职责是：在授权范围内使用上述印章并按公司印章管理规定妥善保管印章各分支机构的财务负责人应根据国家财务管理规定，在公司授权范围内负责使用和管理其财务专用章及分支机构人名章，按公司印章管理规定保管相关印章，并接受上级主管部门和分支机构负责人的监督具体监督办法另行制订第六条 分支机构办公室是该单位的印章综合管理部门，其主要职责是：管理本单位各类印章的刻制，印章（除财务专用章外）的使用、管理和监督；停用专用印章、人名章的封存和销毁分公司办公室负责对所属营业部正式印章的管理和使用进行监督第七条 印章的使用范围（一）国泰君安证券股份有限公司印章：１．发送正式公文、电函、件等；２．报送或下达各类业务计划、业务报表、财务报表等；３．授权委托书、人事任免、劳动合同、对外介绍等；４．签定重要业务合同、协议等；５．上岗证、先进集体和个人荣誉证书等；６．需要代表本单位加盖行政公章的其他批件、文本、凭证、材料等二）董事会、监事会印章使用根据公司章程规定的范围及职权行使三）分公司和营业部印章使用范围，为根据公司、分公司的授权用于第七条第（一）款的全部或部分项目。

四）各业务管理委员会印章使用范围1．在其职权范围内，与公司内部对口业务部门的电文、通知、函件等工作联系；2．用于对外工作介绍信和授权范围内的工作函件等五）其他专用章根据公司有关业务规定使用第八条 各类印章的规格、材质、刊文内容和字体（一）规格和材质１．公司印章、董事会印章、监事会印章，外直径为45毫米；2．公司专用章（除财务专用章外）和分公司印章，外直径为42毫米；3．分公司人事专用章和营业部印章，外直径40毫米以上印章全为圆形，带五角星，塑质4．财务专用章、人名章的规格、材质根据有关主管机关的规定执行二）刊文内容和字体１．各级单位印章的部门刊文名称，应严格与有关批准单位所规定的全称相一致２．各级单位正式印章刊文名称，应自左向右环行３．公司专用章（除财务专用章外），上端单位全称刊文自左向右环行，下端专用名称刊文横行４．民族自治地方的分公司或营业部印章，应当并刊汉字和当地通用的民族文字５．各级印章的印文，必须使用由国务院颁布的简体字，字体为标准宋体第二章 印章的刻制第九条 印章刻制和更换的申请和审批（一）公司印章、董事会和监事会印章，由公司总裁办根据有关单位核发的证、照及有关批准文件制发。

二）分公司、营业部印章，由分公司、营业部根据有关批准单位核发的证、照及有关批准文件制发三）各类专用章应依照本办法第一章第二条规定的范围制发公司内部各部门之间信函往来，以部门负责人签字或内部网上部门信箱为准若部门因工作需要而要求刻制印章，应另行申请，限定使用范围，经公司领导批准后方可刻制四）印章不能继续使用的，使用单位应向上级单位提出书面制发申报第十条 印章的刻制公司总部各类印章由总裁办到公安机关办理有关手续后在公安机关指定的专营单位刻制分支机构的各类印章由各分支机构提出申请，经公司总裁办与相关业务主管部门同意后刻制，印模交由公司总裁办和相关业务主管部门留存 第十一条 公司总裁办、分支机构办公室应指定专人负责印章的刻制第三章 印章的颁领及启用第十二条 印章的颁领 领取印章时，制发单位应查验领取人身份，领用人应在制发单位的《印章登记簿》内登记印模并逐项完整填写第十三条 印章的启用印章启用前应以附有印模的正式文件报告主管机关，通知有关单位旧印章报废启用新印章，应速将原印章缴还制发单位制发单位应做好交接记录，并上报或通知有关部门和有关单位第四章 印章的管理和使用第十四条 印章管理部门董事会章、法定代表人签名章由董事会办公室负责管理；公司章由总裁办公室负责管理；公司人事专用章由人力资源部负责管理；公司法定代表人印鉴章、财务专用章由公司会计部负责管理；各业务管理委员会印章由各委员会指定专人管理；其他专用章由相应部门专人管理。

分支机构的正式印章由其办公室负责管理;财务专用章、负责人章由会计部负责管理；分公司人事专用章由分公司人事部负责管理第十五条 印章的保管１．各级单位对印章的保管，应实行印章专人保管、负责人印章与财务专用章分管制度，并严格执行保管人交接制度２．正式印章、人事专用章启用前有关部门应将印章保管人员名单报公司主管部门备案印章使用过程中，保管人员如有变动，应在变动当日内通知公司主管部门3．分支机构启用负责人章、财务负责人章前，应将该印章保管人员名单分别报上级主管部门和该单位办公室备案印章使用过程中，保管人员如有变动，应在变动当日内通知上级主管部门和该单位办公室4．印章保管人因故临时请假，须更换印章保管人单位领导应指定临时保管人，并做好交接记录5．印章颁发单位和使用单位均须把已启用的各类印章印模，批准启用的有关文件立卷归档，永久保存6．印章应存放在安全、保密处第十六条 印章的使用（一）严格执行审批制度除领导核签批准的文件外，在使用正式印章前必须填写《印章使用申请单》,进行审批1．使用董事会章、法定代表人签名章须经董事长或其授权委托人批准，由董事会办公室办理2．使用公司章经部门负责人审核，按规定权限报正、副董事长或正、副总裁审批后交总裁办公室办理；经总裁明确授权总裁办主任的事宜,经总裁办主任审批后办理。

3．使用专用印章由公司主管部门审批办理；4．公司其他印章、分支机构印章的使用按有关规定审批办理二）严格执行用印登记制度用印时，印章保管人员必须在《印章使用登记簿》内做好记录，并将《印章使用申请单》存档，作为用章备查依据，重要文件用章后应同时保留一份原件或复印件备查三）严格执行保管及程序制度1．各类印章不得携带外出使用确因工作需要，欲将印章带出单位使用的，必须经单位主管领导批准由印章保管人亲自到场（两人以上）监印2．遇有业务需要急须用印的，印章保管人应事先征得单位主管领导同意，方可用印，但事后必须补办手续3．印章保管人必须严格按有关用印规定和操作程序进行对无手续或手续不全的、不符合用印规定或违反操作程序的，印章保管人有权拒绝使用印章4．各类印章使用、保管、审批凭证应按年度装订成册，立卷归档保存第五章 印章的停用第十七条 印章内容需要变更或机构终止时，应停止使用有关印章并予以封存或销毁第十八条 因印章内容变更或机构终止而停止使用印章时，印章管理部门在印章停用五日内，由保管人写出印章停用说明，经部门领导签字后上报主管单位第十九条 停用的印章，按分级管理原则报批后，由上级主管单位销毁或封存。

第六章 对违反本规定行为的处罚第二十条 对下列违反本管理办法的行为人员，将给予批评、警告、严重警告、记过、记大过、留司察看等纪律处分：（一）印章保管不善，造成印章丢失的；（二）未经有关审批人批准，擅自用印的；（三）超越职权范围、业务范围，违反规定指令用印的；（四）违反业务操作程序，不按规定用印的；（五）违反规定，在空白介绍信、证明、合同、函上随意加盖印章的 上述行为造成不良后果或责任事故的，当事人还须承担相应的经济责任或法律责任第七章 附则第二十一条 公司专用印章管理部门、各分支机构应参照本办法制定本单位的印章管理办法，并报公司总裁办备案第二十二条 本办法由公司总裁办负责解释。