
子岛022西软酒管系统X5培训手册完整版.doc
77页杭 州 西 软 科 技 有 限 公 司 品质保障部HangZhou WestSoft Tech. Corp., L培训手册课时提纲 1一、系统基础 1二、预订 2(一)预订1 2(二)预订2 9(三)预订3 12(四)预订4 18三、接待 21四、收银 28(一)收银1 28(二)收银2 34(三)收银3 38五、商务中心 41六、客房中心 44七、公关销售 50(一)公关销售1 50(二)公关销售2 54八、审核 57九、餐饮预订 62十、餐厅收银 65培训手册课时提纲一、系统基础课时:1.5~2小时课程目的:通过本课程,可以使学员对整个系统的模块有大致认识掌握进入退出系统的基本方法、修改密码、公共信息查询等基础知识课前准备工作:课程内容:1、 登录、退出、更换工号、修改密码2、 系统主界面介绍:菜单、图标、工号显示等3、 操作日志4、 宾客状态5、 客房状态6、 帐号7、 报表(特殊要求统计报告、报表专家的查询、打印方法)8、 酒店活动事务9、 公共信息10、 当前宾客列表、历史宾客列表查询(快速查询、组合查询、六盏信息灯)(餐饮人员可不听)11、 实时房态表2(餐饮人员可不听)12、 根据课程内容设计练习题。
二、预订(一)预订1课时:3.5小时课程目的:通过本课程,使学员掌握普通散客预订的基本操作方法,掌握如何输入输入?补入?宾客档案,并了解宾客档案与预订的关联关系课程难点:房价查询中价格范围的选择,需进行案例说明注意区分房价保密与房间保密的区别课前准备工作:提前设置好名为“西软公司”的协议公司档案;名为“杭州中旅”的旅行社档案;名为“上海携程订房中心”的订房中心档案,方便上课演示用设置好预订、在住、离店、临时挂帐等各种状态的宾客信息,每种状态至少设置好一个宾客选择一个宾客设置好与六盏信息灯相关的信息课程内容:1、通过房价查询的方法,介绍做一个完整预订的操作方法1) 介绍一个无协议单位、无客史客人的简单预订操作步骤:a) 预订菜单里,单击房价查询,打开房价查询条件输入窗口输入到达日期、预住天数、房数和所需房类b) 单击确定,打开Rate Query窗口单击适合的价格,该价格被黑色覆盖,“房价码”处显示该房价包价等基本信息c) 单击预订,打开宾客主单客人的抵离日期、预订房类、房价码、房价系统会自动从房价查询窗口导入,在此需要输入宾客姓名等预订信息,核对客人的来源、市场单击保存(保存之后系统自动生成该宾客的档案),做好一个简单的预订。
增加案例……(2) 介绍有客史客人的预订方法操作步骤:a) 预订菜单里,单击房价查询,打开房价查询条件输入窗口输入到达日期、预住天数、房数和所需房类b) 在“宾客”项中输入客人姓名,回车,系统自动与档案匹配,若有查询结果,表示该客人可能有档案(若有多个同名同姓的客人,通过证件号码、生日等条件判断正确的档案),核对正确后,单击确定,宾客处显示该客人档案号若该宾客没有档案,只需退出,继续输入其他条件即可如果是介绍有客史客人的预定,建议事先建立好演示客人的档案! 建议在课前准备中加入此项内容c) 单击确定,打开Rate Query窗口单击适合的价格,该价格被黑色覆盖,“房价码”处显示该房价包价等基本信息d) 单击预订,打开宾客主单客人的姓名、抵离日期、预订房类、房价码、房价系统会自动从房价查询窗口导入,在此补入客人的其他预订信息,核对客人的来源、市场,单击保存,做好一个简单的预订3) 介绍协议单位做预订的方法:分别说明公司、旅行社、订房中心的预订l 公司客人的预订操作步骤:a) 预订菜单里,单击房价查询,打开房价查询条件输入窗口输入到达日期、预住天数、房数和所需房类b) 在“公司”项里输入协议公司的名称,回车,系统自动与客史档案匹配,若显示出相应的档案,则选择确定。
c) 在“价格范围”项中选择“私有”d) 单击确定,打开Rate Query窗口,该窗口只显示该协议单位的协议价格,选择相应价格,该价格被黑色覆盖,“房价码”处显示该房价包价等基本信息e) 单击预订,打开宾客主单客人的抵离日期、预订房类、房价码、房价以及公司名称系统会自动从房价查询窗口导入,在此输入客人的姓名及其他预订信息,单击保存,做好一个简单的预订l 旅行社客人的预订操作步骤同公司客人预订,区别在于需要在“旅行社”项输入旅行社的名称,而不是在“公司”项输入l 订房中心客人的预订操作步骤同公司客人预订,区别在于需要在“订房中心”项输入订房中心的名称,而不是在“公司”项输入 注意:在“公司”、“旅行社”、“订房中心”中若未匹配到客史,请核对是否将协议单位输错类别项,比如将订房中心的名称输在“公司”项中,系统将无法匹配到该订房中心的档案若确实无此档案,则表示当前系统里无该协议单位的档案4) 价格范围的选择方法 在房价查询条件输入窗口,价格范围面临四个选择,选择了某个范围,系统将只显示该范围内的价格价格范围使用条件对于使用条件的说法有待商讨作用私有协议单位预订时使用这个说法不是很正确,一般按系统默认,选私有+公共即可在公司、旅行社或订房中心处输入过档案的情况下选择该条件,系统将只显示该协议单位的协议价格(专用房价码)私有+公共无协议单位客人预订时使用如果未输入过协议单位档案,选择该条件,系统将只显示前台销售价需要同时查看协议单位的协议价及前台销售价时使用在公司、旅行社或订房中心处输入过档案的情况下选择该条件,系统将同时显示协议单位的协议价格及前台销售价所有需要查看酒店的所有房价时使用系统将显示酒店的所有房价包括关闭需要查看已停用的房价时使用与以上三个价格范围之一结合使用,可以查看该范围内已停用的房价(5) Rate Query窗口介绍在“房价查询条件输入”窗口输入客人的预订条件后,单击确定打开“Rate Query”窗口后,该窗口将显示符合预订条件的客房可用数字及相关房价。
其中客房可用数字中,“Avail”是指在该房价查询条件范围内酒店现有的实际可卖房数Avail(In.O)”是指在该房价查询条件范围内酒店现有的实际可卖房数加允许超预留的数字注意:需要先选中房价(该价格会被黑色覆盖),才可以单击“预订”按钮,进行下一步操作不要误选可卖房数或房价码代码来进行预订6) 宾客主单的介绍在简单介绍了宾客预订流程后,详细说明宾客主单中的各个项目在宾客主单的主要信息中,需要说明以下项目:l 姓名“姓名”项分“姓名1”和“姓名2”,一般情况下建议中国客人的“姓名1”输中文名这个建议需要商讨姓名2”输系统会自动显示的中文拼音;外国客人则姓名1、2都是输英文名,输入时先输姓,后输名;港澳台日韩客人既有中文名,又有英文名,则在“姓名1”中输中文名,“姓”和“名”处分别输英文的姓和名,“姓名2”中输姓名的汉语拼音强调整个酒店的姓名输入规范要统一,字母大小写要统一如下表所示:国家输入方法中国人外国人港、澳、台、日、韩l 国家“国家”是指客人的来自国家,注意并非指客人的国籍该项目将影响到境内境外客人统计报表中的数据l 语种“语种”影响到帐单等单据的显示语言该项目一般与国籍自动匹配,外国客人默认语种为英语,不需要特别修改。
l VIP如果客人是VIP客人,可以在“VIP”项中进行VIP级别的选择,选择了VIP级别后,该客人在预订信息列表中将有红色信息灯显示l 排房要求如果预订时客人对客房特征有特殊要求,比如对客房朝向或者是否禁烟有要求,可以在“排房要求”中选择相关特征,在分房时系统将根据客房特征条件自动过滤房号l 客房布置如果客房需要特别布置,在“客房布置”项选择需要布置的内容,客房中心将可以打印指定的客房布置报表进行相应布置l 特殊要求“特殊要求”项用于输入需要前台特别关注的客人要求,输入了相关内容后,前台员工可以打印“特殊要求统计报告”查看所有的特殊要求内容l 房价优惠客人的房价一般通过选择房价码来进行设置,不需要操作员手工修改价格若发生有经理同意的打折等优惠情况,可以进行手工修改价格价格优惠设置有两种方法,一是实价优惠法,即直接在“定价”处输入打折后的价格;另外一种百分比优惠,即在定价旁的格子里输入折扣比例,比如打八折,则输入0.2,“定价”项将自动显示八折后的金额不管是使用什么方法进行价格优惠设置,都需要在定价后的第二个格子里输入优惠理由l 锁定房号如果重要客人需要安排指定房间,房号不可随意变动,可以在分配好客房后进行房号锁定。
单击房号旁边的复选框,框内显示有勾后,房号即被锁定,需要有一定权限的人才能解锁l 来源、市场建议增加来源、市场的使用说明、预订类型根据预订情况,核对修改此三个项目比如担保性的预订可以在“预订类型”中选择相应的担保类型l 保密如果客人要求对外保密客人信息,操作员可以在“保密”项中选择保密的级别l 预订人信息替他人做的预订,可以将预订人的姓名和联系输入在“预订人”、“”项中l 备注对预订有什么特别说明可以在备注项中进行输入对于常用的备注,可以设置成代码,在备注项中按F1,打开备注帮助窗口进行备注选择l 房价保密如果需要对该客人房价保密,可以单击“房价保密”的复选框,选择该项后,该客人的房价在宾客列表中将红色显示注意:房间保密指对外保密住客的信息;房价保密指对住客保密房价在附加信息标签页,需要说明的主要是以下项目:l 加床如果预订中要求加床,可以在“加床”项输入加床的数量,在其后面的“单价”项里输入加床的单价根据此方法输入加床信息,系统将可以打印加床报表注意:根据酒店实际需要,有的酒店不使用“加床”项,直接将加床费输在“定价”项里如此操作系统将不可打印加床报表不管采用什么方法,要求酒店采用统一的操作方法。
l 销售员输入销售员的工号,可以对销售员的业绩进行统计一般在做非协议单位客人预订但又需要做业绩统计时才使用l 结帐提示如果有特殊信息需要提醒收银员在结帐时注意,可以将该内容填写在结帐提示中,在结帐时,系统将会跳出提示框提醒7) 案例案例穿插在课程中比较好:一个完整的无客史客人预订、一个完整的协议单位客人预订案例1:王军是一名无客史资料的客人,这个说法不太符合酒店的业务情况从操作流程上,需要商讨rate query中,宾客姓名的处理问题输入姓名后有无档案的不同处理现王军向酒店预订房型A一间,房价为门市价,明天到,预住一天该客人是一个VIP客人,要求房间里放鲜花水果并注明退房时需要通知总经理案例2:西软公司的张小姐向酒店预订房型A一间,房价为西软公司的协议价该客人后天到,预住一天,客人姓名为王芳联系为88231188,该房间的所有费用由公司支付,并且是以公司担保的预订2、宾客档案的建立1) 在宾客主单中输入档案在简单的预订做好之后,如果需要补充宾客的档案信息,可以在宾客主单中单击“档案”按钮,打开profile窗口,输入档案内容后单击“保存”按钮,即可完成宾客档案的输入其中,profile窗口的信息内容主要如下:l 主要信息“主要信息”标签页主要用于输入客人证件上的基本信息,比如姓名、生日、证件类型及号码等。
系统提供双地址输入,可以同时输入客人的。












