应付账款管理办法.doc

资金运用管理制度 应付账款管理办法1. 总则1.1. 制定目的为将本公司因经营业务所应支付的账款处理制度化，以加强财务管理，维护公司信誉并掌控资金动向，特制定本办法1.2. 适用范围公司各部门因执行业务所发生之应付账款处理，均依照本办法所规范的体制管理1.3. 权责单位(1) 财务部负责本办法制定、修改、废止之起草工作2) 总经理负责本办法制定、修改、废止之核准2. 处理程序规定2.1. 进货验收(1) 供应厂商依据本公司采购单位向其发出的《订购单》之订购内容与指示，将货品送交本公司仓储单位2) 当指定货品送达本公司仓储单位时，仓管人员应协同品检人员依据《厂商送货单》 ，核对厂商名称、料号、品名、规格、数量与本公司《订购单》所载内容是否相符，并予以清点核实，检验该批物品是否符合验收标准3) 经清点检验确认合格后，仓管员在《进货验收单》上签收，并填制《进货日报表》 ，送请购单位确认进货与订购内容是否相符4) 验收后之《进货验收单》转交采购人员确认此批定单单价5) 凡经品检验收以及采购确认后之进货，称为“验收” ，属于已确认的应付账款，应转由权责单位整理入账并进行付款程序。

3. 应付账款入账3.1. 处理程序(1) 采购单位于陆续收到验收货物后传送来的《进货验收单》之后，应依日期顺序按厂商别整理妥当，在规定时间内将订购单、进货验收单、厂商请款对账单、发票等应付账款相关凭证送财务部2) 财务部收到该应付账款相关凭证后，应核对订购单、进货验收单、厂商请款对账单以及发票等与下列资料确定相符之后，方可进行付款程序应核对的资料包括：①厂商名称②开具的发票是否符合相关规定③货物品名、规格④实收数量⑥进货总金额⑦仓管、品检、采购人员签章3) 经办会计核对相关凭证无误后，即依据厂商别编制传票4) 应付账款传票编妥后，汇总传票填写《应付账款明细表》 5) 将《应付账款明细表》附上相关单据凭证，呈权责单位主管审核6) 权责单位主管审核无误后，在传票及《应付账款明细表》上签章，并呈送总经理核准7) 将总经理核准后之《应付账款明细表》及传票、相关单据凭证，转权责单位出纳人员准备开立支票付款4. 处理时限(1) 采购单位负责通知厂商对于整月份请款对账单据一律在隔月五日前必须送达采购部门，逾时者移作次月份货款处理2) 采购部门于每月八日之前，应将上月份所有厂商请款对账单据审核后送交权责单位。

3) 应付账款经办会计必须于每月十五日之前，将应付账款交易整理妥当，层呈主管复核4) 各经办人员之处理时限若遇上法定节假日时，应自行加班处理，以提前完成并送交后续作业经办人员，避免延误作业时限，以维护公司之信誉5. 注意事项(1) 发票内容与《进货验收单》不符时，应通知采购单位处理如为厂商本身所造成之错误，应退回要求重开发票，并依应付账款处理时限之作业规定办理2) 各经办人员应按规定时限完成处理作业，若因内部作业未能在规定时限前完成，致影响厂商权益者，该经办人员应负连带责任6. 附件【附件】CC08-1应付账款处理程序图供应厂商 送货 仓储单位 核对订购单，验收后填验收单（与品检人员）采购人员 确认单价金额 会计 核对无误后编制应付账款明细表财务主管 审核签章 总经理 核准 出纳付款。