档案数字化质量的规范处理.docx

档案科技DANGAN KEJI档案数字化质量的规范处理□吴绪成陈素萍湖北省档案局( 馆) 纸质档案数字化 2004 年开始探 索, 2005 年起步, 2006 年积累经验, 如何实现全程规范 管理确保质量, 始终是一个焦点问题 围绕这个焦点在 实践中坚持三条原则: 一是狠抓档案资料前处理, 严把 档案案卷基础关; 二是狠抓文件扫描标准化操作, 严把 扫描图像质量关; 三是狠抓档案资料后处理, 严把档案 资料原件还原关两年以来, 通过坚持原则 、 严 格标准、 规范管 理 , 共 完 成 馆 藏 档 案 数 字 化 13 个 全 宗 , 3 万 多 卷, 计 1100 多万页的数字化任务, 制作光盘 300 多盘 鉴于数字化初期经验不足, 当前仍然存在不少需要改进 的地方主要是:档案数字化前处理 ( 一) 文件题名存在重要的 遗漏错误, 不能准确表达档案资料的中心内容和形式特 征如漏编文件题名、单 份文件题名要素不全或不能准 确揭示文件的内容 , 自拟题名没 有 加“[ ] ” 符 号 等 均 有 不同程度的存在有些档案原卷内题名中自拟题名过于 简单, 无法反映档案的信息, 前处理时又没有修改原题 名; 还有些文件在原目录中存在没有立件的现象。

二) 文件责任者存在严重缺失现象, 不能确认对档 案内容进行负责的团体或个人一是有的文件无机构名 称; 二是有的单位成立时的名称与现在的名称不一致, 在前处理时没有按当时的机构名称填写; 三是发文者误 写成责任者 三) 文件编号存在不科学的问题, 不能按顺序编号 保持档案的连续性和一贯性 有的文件漏编页号; 有的 文件重复编号; 还有一份文件上几个编号的情况 四) 文件目录表和备考表填写不规范, 不能体现档 案文件的完整性 在目录表中, 有的没有按该文件最 后形成时间认真填写; 或同一文件目录多份文稿, 或 漏写文号, 或文号填写不全 在备考表中, 一是缺乏 必要的说明 如对于重份文件不应该扫描、 卷内文件 顺序颠倒没有拆卷重新编页码、 卷内破损文件等情况 没有在备考表中注明 二是备考表表树错误 如备考 表所标示卷内文件页码数与实际数不相符等 三是缺 备考表 五) 卷内同份文件的底稿与正式文件分开放置, 容 易疏漏出错, 造成重复扫描档案资料扫描过程中( 一) 漏扫与多扫问题 一是漏扫描档案文件资料 、 大 图纸的大量信息 有的档 案页面折字遮字 , 信息没有全部扫描出来; 有的统计 报表漏扫描信息, 如在一套表中两组数据的信息只扫 描了一组。

二是对列为不进行数字化处理的对象进行 了扫描 如: 正式文本中的定稿 ( 文件处理签及定稿 中有领导人亲笔批示和审改内容的除外) 、 成批统计报 表 中 的 重 复 性 填 表 说 明 文 字 、 有 正 式 转 发 件 ( 发 文 ) 的被转发件( 收文) 等无须列入数字化处理的对象, 实际48 中国档案 2007.02DANGAN KEJI档案科技上进行了扫描 二) 大幅面图像的拼接处理问题 大幅面档案 、 资 料 、 图 纸进行分区扫描形成的多幅图像, 按要求应该进 行拼接处理, 合并为一个完整的图像, 以保证档案资料 数字化图像的整体性 在扫描过程中, 从技术上完成多 幅图像的拼接处理是完全没有问题的, 但是在扫描加工 的实践中却往往没有这样做这种情况必将影响全文档 案数据的未来利用 三) 选择扫描色彩模式及分辨率的问题一是在选 择扫描色彩模式方面, 没有根据档案的纸质质量的不同 而分别采用黑白二值 、 灰 度或者彩色扫描, 扫描出来的 全文档案数据或者缺乏层次感, 或者幅面清晰度较差 二是选择扫描分辨率方面, 没有根据档案纸质的不同, 采用不同的分辨率, 没有严格按照图像清晰 、 完 整 、 不 影 响图像利用效果的要求进行扫描。

对同一卷档案采用同 一种分辨率 、 同 一种模式进行扫描 , 完全不考虑在同一 卷档案中也会有不同纸质质量 其产生的后果是, 有的 幅面比较清晰, 有的幅面则清晰度较差, 因此在扫描 中正确地选择分辨率参数是很重要的扫描后档案资料的处理 ( 一 ) 扫 描 案 卷 检 查 问题按规定必须等案卷数字化工作完成后才能抽检, 但实际操作中有时案卷数字化工作没有完成就提前进 行了抽检, 达不到抽检目的 二) 扫描案卷装订问题 按技术要求, 案卷装订要 保持档案的原貌由于档案案卷的历史原因和实际操作 的不负责任 , 往往出现两种不应该出现的状况: 一是发 生漏装订部分档案页码; 二是把属于本案卷的文件, 错 装进另一案卷扫描案卷的归档文件目录表打印问题 归 档文件目录表的打印既是弥补原档案目录缺陷的一项 基础性工作, 又是对扫描档案资料的一次全面回顾和梳 理 但往往出现对此项工作不够严肃认真, 不能保持 档案目录准确性的情况 一是出现漏打文号、 责任者 或文号打印不全的情况; 二是错打文件题名、 文件时 间; 三是一份文件有多份文稿, 没有按文件最后形成 时间打印综上所述, 纸质档案数字化过程中的问题是客观存 在的, 也有一定的共性, 必须引起高度重视, 采取有效措 施切实改进。

存在这些问题的原因是相当复杂的, 要认 真研究, 区别对待湖北省档案局( 馆) 对档案数字化过程中出现的问题注意加强分析, 研究对策, 及时改进主要做法是:宏观上紧扣目的档案数字化的根本目的无外 乎两条: 一是方便利用, 二是保护原件 从方便利用考 虑, 主要要求适应计算机技术和网络技术大环境, 图像 清晰、挂 接正确 、 拼 接完整是必不可少的条件, 质量保证 是基础因此, 狠抓全程质量管理是关键从保护原件考 虑, 一是要注意扫描后档案原件装订正确, 符合规范, 并 保持其原有的形式特征和文化特征; 二是不能错装 、 漏 装, 确保档案原件的齐全完整, 避免缺失实际操作中加 强监督检查必不可少微观上把握标准纸质档案数字化要求很高 , 切 实做好并不容易, 把握标准 、 严 格操作十分重要 两年 来, 湖北省档案局( 馆) 在坚持国家档案局关于纸质档案 数字化技术标准的前提下, 根据实际工作的发展需要, 先后起草和制定 了《湖 北省档案局( 馆) 档案数字化工作 实施细则 》 、 《 湖 北省档案馆馆藏档案数字化工作流程和 任务要点 》 、 《 湖 北省档案馆馆藏档案数字化质量管理暂 行办法 》 、 《 湖 北省档案局馆馆藏档案数字化数据成果移 交、管理 暂行办法 》 等 一系列规章制度, 强化了纸质档案 扫描过程的技术要求和安全保障, 较好地促进了纸质档 案数字化工作的持续健康推进。

环节上加强检查纸质档案数字化涉及组织规 划、前处理 、 数 字化处理 、 后 处理 、 验 收付款等众多环节 每个环节又有不同的任务和控制要点所有任务和控制 要点目标都是要确保质量, 对历史负责以此为前提 , 加 强环节上的监督检查必不可少 现实中有一 种“原 档案 是什么样就保持什么样 ” 、 “ 我 给什么你就扫什么, 不必 动脑费心 ” 的 “ 原 生态想法 ” 这种想法初看起来简便易 行, 认真分析则得不偿失, 或成本太高, 实践结果也不符 合扫描信息唯一性 、 科 学性的要求 切实抓好档案前处 理质量检查是第一关, 第二关是数字化加工数据质量抽 查, 第三关是档案实体还原检查工作上总结评估档案数字化的 “硬成果” , 即完 成计划目标固然重要 ,“软 成果 ” , 即实践中的问题 、 经 验、 体会也必须上升到理论和制度机制等层面进行 疏 理,以更好地指导和规范未来的档案数字化工作 档案 数字化完成一阶段任务以后, 内部不是要急于安排下一 阶段工作, 而是要抓紧进行回顾性总结评估, 以集思广 益 、 积累经验 、 分析问题 、 完善措施, 推动档案数字化工 作不断迈上新台阶, 达到新境界。

作者单位: 湖北省档案局 430071)2007.02 中国档案 49。