文档的基本操作知识.docx

文档的基本操作知识文档的操作流程在使用 Word97 编排文档之前，首先我们需要明确编排文档的一般步骤，才 能做到条理清楚，有的放矢从本质上讲，编排一个新文档与编排一个已有的文档是一样的，唯一不同点 只是打开已有文档时，该文档已经有了选好的模板和内容，而建立一个新文档时 则需要从头开始，包括选定新建文档的模板，并据此确定文档的格式创建一个新文档使用Word97进行工作，最基本的操作就是要在Word 9 7中创建文档而 在Word97中要建立一个新文档的方法如下：（一） 单击"文件"菜单中的"新建"命令二） 要创建新的空白文档，请单击"常用"选项卡，然后双击"空文档"图标每次启动Word97时，屏幕上总是显示一个名为〃文档1〃的空文档窗口，此 时，用户就可以在文本区输入文本，然后进行存盘操作，这样也可以建立一个新 文档文档的输入 一旦建立了新文档，用户就可以在文本区的插入点处输入文档内容插入点 会着文本的录入而向后移动，同时录入的文本会显示幕上当用户输入文本到达 右边界时，Word97会自动换行，插入点移动到下一行开头处，用户可继续输入, 当输入内容满一屏时，屏幕会自动向下移动一） 各行结尾处不要键入Enter键，一个段落结束才可键入Enter键。

二） 对齐文本时不要用空格键，用缩进方式对齐文本三） 中文输入切换请按Ctrl+空格键，单击输入法来选择用户所需要的输 入法四） 当输入有错误时，按Delete键删除插入点右边的错误字，按退格键 删除插入点左边的错误字五） 漏掉了内容，将插入点定位，在插入状态直接输内容 如何保存文档当用户创建一个新文档，并输入文档内容后，接下来所要做的工作就是保 存文档，不论是新文档还是以前存在的文档，用户所输入的文档内容仅仅保存在 计算机内存当中并显示在计算机屏幕上，为了保存文档以备今后使用，这就需要 对输入文档进行命名并将其保存到磁盘上°Word97有多种保存文档的方法一）保存新的、未命名的文档1） 单击〃保存〃按钮，出现〃另存为〃对话框2） 如果要在不同的文件夹中保存文档，请单击〃保存位置〃框中的其他驱动 器，或双击文件夹列表中的其他文件夹3） 如果要在没的文件夹中保存文档，请单击〃新建文件夹〃按钮4） 在〃文件名〃框中，键入文档的名称5） 单击〃保存〃按钮 首次保存某一文档时，必须给它指定一个名字，并且还需要决定把它保存在磁盘上什么位置每当我们通过〃文件〃菜单的〃另存为〃命令或〃保存〃命令进行存 盘操作时，屏幕上会弹出一个〃另存为〃对话框。

在对话框中确定文件和文件保存的位置，以及保存文件的类型默认情况下， Word97将文档保存在My Documen ts文件夹中，并且文件类型为DOC类型， 即文件护展名DOC保存已命名的文档 当某个文档已经命名,再对其进行操作，在结速操作后，还必须进行存盘操 作这时可以通过单击"保存"按钮或"文件"菜单中的"保存"命令实现自动保存文档 为了防止突然停电或其他意外事故的发生，同时也为了减少或避免因忘记保 存文档而带来的损失，Word97提供了自动保存文档的功能用户可以根据具体 情况，设定自动保存文档的时间间隔，这个时间间隔可以是1分钟至12 0分钟 这间的任意值，系统默认为10分钟保存为RTF文件RTFCRich Text Format）文件是一种Word97能够存取，并且在多种 软件之间通用的文件格式通常情况下Word97处理的文档是一种扩展名为DO C的文件，它具有特殊的文件格式，其他软件一般不能存取这种文件格式为了 更于在其他软件下也能够存取，可以在Word97下将文档保存为RTF文件格 式要把文档保存为RTF文件，可在上述的〃另存为〃对话框中，单击下拉式〃 保存类型〃列表框，从中选择"RTF格式〃，其他操作相同。

如何打开文档（一） 打开最近使用的文档为了方便用户迅速打开前操作过的文件，Word97会记住用户最近使用过的 文件通过打开〃文件〃菜单，从菜单底部的列表中可以看到最近使用过的文件， 单击某个文件，可将其打开如果菜单底部没有同文件名，可通过如下方法进行设置选择〃工具〃菜单中 的〃选项〃命令，打开〃选项〃对话框选择〃常规〃选项卡，再选择〃列出最近使用文 件数〃复选框，并在右框中输入1 — 9的数字，该数字决定〃文件〃菜单底部显示 的文件数二） 打开存过盘的文件（三） 在Word97中要打开已存盘的文件，既可单击工具栏上的〃打开〃按钮， 也可选择〃文件〃菜单中的〃打开〃命令，这时窗口上将有一个〃打开〃对话框出现〃查找范围〃列表框显示当前的文件夹，用户可以通过列表框选择不同的驱动 器和文件夹，在列表框的下方显示当前驱动嚣和当前文件夹下的所有子文件和文 件默认情况打开的文件类型为DOC文档，若要打开其他类型的文件，可在〃 文件类型〃框中，选择所需打开的文件类型在Word97中，打开的文档个数只受计算机内存限制，每个打开的文档都在 各自独立的文档窗口中在打开多个文档时，在某一时刻只有一个文档是活动的， 因为只有一个窗口是活动的。

用户可通过〃窗口〃菜单选择某一个文档为活动窗 口选定文本内容Windows98 环境下的软件，其操作都有一个共同的规律，即遵循〃先选定， 后操作〃‘在Word97中，体现在对文本中那些内容进行处理上选定文本可以用键盘，也可以用鼠标与光档的定位类似，用键盘选定文本 比较机械，而用光标选定文本则较随意在选定文本内容后，被选中的部分变为黑底白字即反相显示，选定文本，便 可以方便地对其进行删除、替换、移动、复制等操作1. 使用鼠标选定文本用鼠标选定文本时，将鼠标指针移动到欲选定的文本首部，按住鼠标左键拖 动到欲选定的文本尾部，释放鼠左键，此时欲选定的文本被加亮，表示选定操作 完成2. 使用键盘选定文本利用键盘选定文本时，离不开 Shift 键按住 Shift 键，并同时按任意方 向键，则从光标始位置开始，凡光标所走过的文本均变为黑底白字，表示该部分 文本已选定若要取消选定的文本，将鼠标指针移动到非文本选定区域，单击鼠标或按 箭头键即可如何编辑文档选定了某个文档的文本内容后，就可对其进行删除、复制、移动等编辑操作一）删除文本当需要删除一两个字符时，可以直接用 Delete 或退格键当删除的文字很 多时，选选定要删除的文本，按 Delete 键删除，或者用鼠标单击常用工具栏中" 剪切〃按钮，或在编辑菜单中选择〃剪切〃命令（Ctrl+X），即可删除所选文本。

二） 移动文本将选定的文本移动到另一位置操作步骤如下：1） 选定要移动的文本2） 单击〃常用〃工具栏上的〃剪切〃按钮或选择〃编辑〃菜单中的〃剪切〃命令， 此时，选择的文本已从原位置处删除，并将其存放在剪贴板中3） 将插入点定位到欲插入的目标处4）单击〃粘贴〃按钮或选择〃编辑〃菜单中的〃粘贴〃命令有时想在短距离内移动文本，更简捷的方法是利用〃拖拽〃特性，将选定的文 本拖拽到新的位置操作步骤如下：选定欲移动的文本把鼠标指针移动到已选 定的文本，直到指针转变为向左上角的箭头按住鼠标左键，鼠标箭头处会出现 一个小虚线框和一个指示插入点的虚线；拖动鼠标指针，直到虚线到达待插入的 目标处，释放鼠标左键三） 复制文本复制文本与移动文本操作相类似复制与移动不同的操作是只需将〃剪切〃改为〃复制〃即可使用〃拖拽〃特性进行复制操作时，先选定要复制的文本，按住 Ctrl 键不放， 然后按下鼠标左键进行拖动，鼠标箭头处会出现一个小虚线框和一个〃+〃符号， 将选中的文本拖动到目标处，释放鼠标左键如何查找与替换（一）定位定位是根据选定的定位操作将插入光标移到指定的位置例如，将插入的光 标移到文档的第 3 页，定位的操作过程如下：1） 单击〃编辑〃菜单中的〃定位〃命令，屏幕出现〃查找和替换〃对话框的〃定位 〃 选项卡窗口。

2） 在〃定位〃选项卡窗口的〃定位目标〃选框里，选择光标定位的单位，可选 页、节、行等选项3）输入插入点将要停在页号本例在"请输入页号"框中输入数字 34）单击"下一处"按钮，定位下一个位置5）单击"关闭"按钮，关闭此对话框，屏幕显示第 3 页的内容二）查找无格式文件 可以查找任意组合的字符，包括大写或小写字符，全角或半角字符具体操 作如下：1）将插入点移到开始查找的起始位置2）单击"编辑"菜单中的"查找"命令，弹出的"查找和替换"对话框的"查找" 选项卡窗口3）在"查找内容"框中输入要查找的文本，如："办公室"4）单击对话框中的"高级"按钮，将弹出一个含有更多选项的对话框，如图 5-10 所示5） 单击〃查找下一处〃按钮当在文档中找到〃办公室〃时，Word将以反白显 示被查找的内容如果该部分不是想查找的位置，可以再次单击"查找下一处" 按钮 Word 会在文档中逐一查找该内容6） 当找到想要查找的位置，单击〃取消〃按钮，关闭对话框，返回编辑状态（三） 查找有格式的文本查找有特定格式文本的具体操作如下：1） 将插入点移到开始查找的起始位置2） 单击〃编辑〃菜单中的〃查找〃命令3） 在〃查找内容〃框中输入所要查找的文本。

4） 单击〃高级〃按钮，然后单击〃格式〃按钮，Word将弹出〃格式〃选项窗口5） 在〃格式〃选项框中设置所要查找的格式6） 单击〃查找下一处〃按钮如果不是想查找的位置，可以再次单击〃查找下 一处〃按钮，直到找到所需要的位置为止7） 当找到所需要的位置后，单击〃取消〃按钮，关闭了对话框，返加编辑状 态四） 查找特殊符号 查找特殊字符和不可打印的字符的具体操作如下：1） 将插入点移到开始查找的起始位置2） 单击〃编辑〃菜单中的〃查找〃命令3） 单击〃高级〃按钮，然后单击〃特殊字符〃按钮，弹出〃特殊字符〃选项窗口4） 在〃特殊字符〃选项框中，单击所要查找的特殊字符，Word将自动把该字 符的代表符号填入到〃查找内容〃框中5） 连续单击〃查找下一处〃按钮，直到找到所需要的位置为止6） 当找到所需要的位置后，单击〃取消〃按钮，返回到编辑状态五） 替换文本和格式下面的操作把前面文档中的〃系统〃替换为〃sys tem〃，操作步骤如下：1） 将插入点移到文档开头2） 单击〃编辑〃菜单中的〃替换〃命令，弹出〃查找和替换〃对话框的〃替换〃选 项卡窗口3） 在〃查找内容〃框中输入〃系统〃，然后在〃替换为〃框中输入〃system〃。

4） 单击〃全部替换〃按钮会将文档中的〃系统〃全部替换为〃sys tem〃，替换 完成后，出现替换多少处的信息框退出信息框后，单击"取消"按钮即可返回文档中常见文档视图Word灵活运用了 Windows的屏幕显示功能，其编辑的文档为所见即所得的 工作方式Word提供了几种在屏幕上显示文档的方式，这方式称为〃视图方式〃， 可以适应没的工作特点常用的有"普通 "、"联机版式"、"页面"和"大纲"视图 方式等下面介绍几种用的视图方式，以便用户能够更有效地工作一） 普通视图普通视图方式是Word默认的文档视图，可以用于输入和编辑普通视图能 在一定程度上实现〃所见即所得〃，因为在屏幕上见到的与在打印机上实际得到的 相差无几普通视图也不有完全满足〃所见即所得〃的地方便如，在打印结果上 可见到的页眉、页脚、脚注以及分栏结果，在普通视图中就显示不出来普通视 图也显示不出那些位置固定的段落、表格和图形周围的文本尽管如此，使用普通视图也有它的好处在普通视图中。