公司质量体系控制程序--文件控制程序.docx

公司质量体系控制程序--文件控制程序 文件控制程序 版本号： B 修改码： 0 LC/CX-7.5.3-07 1目的 本程序规定了质量管理体系文件编制、审批、发放及更改的管理，并规定了文件的标识、归档、保护、电子文档的管理和处置要求，确保各相关场所所用文件为有效版本 2 范围 适用于与质量管理体系有关的所有文件的控制 3 职责 3.1质量管理部是《质量手册》和程序文件的归口管理部门，负责《质量手册》和程序文件的编制、审批、发放、存档、回收及销毁 3.2 人力资源部负责制定公司质量方针和质量目标 3.3管理者代表负责审核质量手册/程序文件及公司质量方针和质量目标，总经理进行批准 3.4质量管理部负责质量管理体系运行所需的外来文件得到识别和控制 3.5质量管理部负责公司管理类文件的发布及归档保存；各主管部门负责相关管理类、技术类文件的编制，并组织评审，分管副总经理批准 3.6各部门负责本部门文件的日常管理，确保文件的有效性 4、程序 4.1 公司文件的分类及保管 公司文件分四个层级予以控制，分别为：质量手册、程序文件、执行文件、记录表单。

4.1.1 第一层级文件：《质量手册》，由质量管理部备案保存 4.1.2 第二层级文件：程序文件，由质量管理部备案保存 4.1.3 第三层级文件：支持性文件，包括管理类文件：如管理制度、管理规定等；技术类文件：如检验规程、操作规程、技术标准、作业指导书等；管理类文件由质量管理部备案，技术类文件由技术部档案室备案 4.1.4 第四层级文件：质量记录表单，记录格式编制及修改按本程序进行控制，一般随相关文件一同审批记录格式填写后形成的记录，依据《记录控制程序》进行管理 4.2 质量管理体系文件编号 4.2.1 质量手册 LC / SC 手册代号 公司代号 4.2.2程序文件 LC / CX —×× - ×× 顺序号（以数字01、02……顺延） 章节号 程序文件代号 公司代号 4.2.3 作业指导文件 A 公司级管理文件 LC -xx —×× x 版本号 文件顺序号 中心代号 公司级文件代号 B 其他作业指导类文件 ×× -ZD - （××·）×× 顺序号 类别号（若有） 作业指导类文件代号 部门代号 各部门代号分别取其名称的拼音缩写： C 技术类文件编号见《技术文件编号方法》。

4.2.4 质量记录 4.2.4.1 常规记录 ××- JL - ×× × 版本号 顺序号（以数字01、02……顺延） 记录代号 中心代号（见4.2.2） 版本号以大写字母A、B、……顺延，代表第一版、第二版……，每次修改进行换版 4.3 文件的编制、审批和发放 4.3.1文件编制/更改的时机： a）新产品、新工艺开发； b）企业内部管理需求； c）产品/过程更改； d）顾客投诉； e）纠正预防措施改进； f）第二、三方审核要求 4.3.2《质量手册》、程序文件由质量管理部组织各部门编制，并组织相关职能部门负责人进行评审，评审通过后提交管理者代表审核，总经理批准；如有不同意见，退回起草部门修改，并组织再次评审文件评审通过后，由质量管理部负责发放、登记 4.3.3各类支持性文件由归口部门负责人组织编制、审批，文件流程涉及其他部门时，发布前要经过相关部门评审，分管中心负责人批准，由归口部门负责登记、发放 4.3.4 文件发布前应得到批准，文件主管部门应确保文件的符合性、充分性、适宜性以及与相关联文件间的协调性。

4.3.5文件的审批方式： 电子文件审批在企业OA系统进行，由文件编制部门发送给相关部门负责人及分管中心负责人审批，并根据审批意见进行修改 纸质版文件审批由编制部门填写《丽驰汽车文件评审记录》，在《丽驰汽车文件评审记录》中确定文件评审部门并提交评审，评审人员在《丽驰汽车文件评审记录》上批注评审意见，作为文件评审的证据各类文件内容不得相抵触，下级文件应服从上级文件 4.3.6文件的发放形式 a）文件的发放形式分为纸质版和电子版发放公司提倡无纸化办公，文件尽量以电子版的形式 发放，为确保文件机密性或有要求必须以纸质版发放时，以纸质版形式发放 b）文件的电子版可通过OA、PLM、ERP等形式发放到相关部门；纸质版文件由编制部门或文件归口部门发放到相关部门，并填写《文件发放、回收记录》，领用人员签字确认 c）质量记录表单随相关文件一同审批并发放 4.3.7文件归口部门编制唯一性发放号，以部门代号为发放号（见4.2.3），填写发放记录，并确保文件使用的各场所都应得到相关文件的适用版本 4.3.8公司文件的行文规范及审批流程按照《公司规章制度管理办法》执行。

4.4 文件的受控状态 4.4.1文件分为“受控”和“非受控”两种受控文件未经批准不得擅自复制 4.4.2与技术相关的法律法规、国家政策等文件由技术部每年确认其有效性，并及时更新相关文件 4.4.3非受控文件只登记发放部门、日期、版本等信息，不作受控标记及发放号 4.5 文件的更改 4.5.1 文件需要更改时，提出更改需求的部门先提出申请，填写“文件更改申请”，申请编号为：归口部门代号-顺序号需要时应说明原因或提供充分的证据，交至文件归口管理部门，由原审批人进行审批若更换审批者，该审批者应获得相应的背景资料 4.5.2 审批后文件归口部门下发更改通知文件使用部门接到通知后按规定的更改方式进行更改 a）文件的更改方式分为划改和换页更改划改由文件持有人按照“文件更改申请”中的内容将删除的内容用“—”划掉，增加内容时在文件增加处标注“∨”，在空白处填写内容，并标注更改标识更改内容较多时采用换页更改，直接将原页换掉 b) 更改标识用“小写英文字母-数字”表示英文字母以a顺延，表示该文件第几次更改；数字以1顺延，表示本次更改中的第几项更改内容。

如“a-3”表示第一次更改中的第三项更改内容 c) 每次更改后在本文件的右上角标注修订状态修订状态用“大写字母/数字”表示，代表“版本/修改次数”大写字母以A顺延，修改次数以0顺延（0代表原版）如第二版第三次修改，修订状态为“B/3” 4.5.3 修改完后填写“文件修订状态清单” 4.5.4 所有被更改的原文件必须由发放部门收回，以确保有效文件的唯一性文件要同步更改，即相同或相关的文件要同时更改，保证文件的一致性 4.5.5为确保文件、制度的充分性、适宜性和有效性，应定期对文件进行评审和更新，具体按《公 司规章制度管理办法》执行 4.6 文件的领用 4.6.1 文件的领用人员填写《文件发放、回收记录》 4.6.2 因破损而重新领用文件时，新文件分发号不变，旧文件应收回；因丢失而补发文件时，分发号不变，注明“补发”字样，已丢失的文件失效发放部门做好相应发放签收记录 4.7 文件的保存、作废与销毁 4.7.1 文件的保存 a）各职能部门对本部门执行的文件进行日常管理，并形成部门文件清单，技术部/质量管理部不定期对各部门文件保管情况进行检查。

b）电子文档由文件编制部门保存，设计类所有资料应定期刻录光盘或转移动硬盘保存，避免资料丢失，见《技术文件和资料管理办法》 c）任何人不得在受控文件上乱涂乱改，不准私自外借，以确保文件的清晰、易于识别和检索需要借阅时填写“借阅登记表” 4.7.2 文件的作废与销毁 a）文件要规定保存期，质量手册、程序文件、管理制度、操作规程等技术文件一般为长期，一些临时性文件如有新文件代替时自行作废 b）在OA系统发放的电子文件的作废、回收，由企业管理部进行作废申请备案后，从OA系统“丽驰公司发文”模块予以撤销 c）纸质版文件的作废，由文件发放部门参照《文件发放、回收记录》及时从所有发放或使用场所撤出，确保防止作废文件的非预期使用 d）若因某种原因需保留已作废的文件，应加盖“作废保留”章进行标识 e）对要销毁的作废文件，经原审批人批准后，统一销毁 4.8 外来文件的控制 4.8.1外来文件：不是公司内部制定，而是根据需要从外部接收的文件，如法律、法规、国家或地方标准、行业标准、第二、三方审核资料，客户的工程标准/规范（包括对其的更改）等。

4.8.2主管部门在接收到外来文件时，应确认其有效性和正确性后再分发至相关部门 4.8.3外来文件的管理按《外来文件管理办法》进行控制 4.9文件的保密 公司下发的相关制度、技术文件等属内部资料，任何人不得擅自外传技术类文件必须经部门负责人在加密软件中解密后方可对外发放 4.10 作为记录的文件应执行《记录控制程序》 附：文件控制流程可见附则《文件控制流程图》 5相关文件 5.1 LC/CX-7.5.3.2-08 《记录控制程序》 5.2 QLCJ001-2022 《文件编码规则》 5.3 LC-XZ-18 《规章制度管理办法》 5.4 LC-YF-07 《技术文件和资料管理办法》5.5 LC-XZ-08 《外来文件管理办法》 6相关记录 6.1 JS-JL-01A 丽驰汽车文件评审记录 6.2 QG-JL-33A 文件发放、回收记录 文件控制流程图 。