外贸业务员外销员指导手册.doc

业务员指导手册及畅想软件相关应用1、 业务员必须明白自己是代表哪个机构对外联系，必须熟悉务个机构的、、 邮箱地址、网址、中英文地址和银行帐户资料，做到不张冠李戴，需在电脑中储存备份2、 必须及时收邮件，至少每隔半小时关注是否属于自己的相关邮件.业务员必须会整理 邮箱，会创建邮件规则，不同客户的邮件自动收到设置好的相应客户的文件夹点击“工其”菜单——选择“邮件规则”中的“邮件”——点击“新建”按钮——在“选 择规则条件中”选中“若发件人行中包含用户”——点击“规则描述的包含用户”—— 在跳出“选择用户”对话框中输入要归类的文件夹名一点击“添加”按钮，再选择“确定” ——同到“新建邮件规则”对话框，在“选择规则操作中”选中“移动到指定的文件夹”一 一点击“规则描述”中“指定的文件夹”——在跳出的“移动”对话框中选择原先建立的文 件夹或新建归类文件夹——点击“确定”——返回“新建邮件规则”对话框点击“确定”即 可3、 业务员必须掌握基本的书写EMAIL技能.1） 业务员要非常清楚用什么公司的抬头于客户联系2） 要注意字体大小，与客户常用EMAIL合拍,不要让人感觉异类.3） 要注意正确称呼.4） 要注意正确行文格式.5） 正文要简洁，建议每段用标题Re:经常常用的表述有订单号码/PI号码,客户货号，品名，数量等.涉及到出运，也是 订单P1号，数量，船名航次,ETD/ETA等.6） 每个EMAIL尽量书写标题，便于客户阅读以及自己查找.7） 问候语建议一律用Best RegardsName8） 要注意正确用词，正确拼写，正确时态.9） 用学会正确附件,附件建议用一 Id 了然有意义的命名.10） 要学会用图片表达叙述或说明问题.必须会用PHOTOSHOP进行最简单的图片处理, 如裁切图片，会调整图片大小，一般图片附件大小为600-800像素。

4、 每个业务员应针对每个客户制作一份出运清单，清单内容包括订单号、PIT、品名、 单价、数量、总价、P1交货期、工厂交货期、做单资料是否齐全（包括PI同传、合同同传、ARTWORK）、长*宽*高、装箱数、毛净重等要每天维护这个表格，输入新接的订单，区分已经 出运的订单,和即将配船的订单.5、 每个业务员应准备两个文件夹，按己出货和未出货分类，针对每个订单项下的PT 和该PI下的工厂合同整理成书面资料归档，以便随时核对6、 每个业务员自己制订文件夹，把每个订单PT相关的做到资料集中归档.7、 业务员要做到能熟练操作畅想软件系统，基本技能是，1） 会熟练查找特定客户的特定产品.2） 会生成所关注产品的新报价，并把它顶到对应客户报价的上端.如果是单个产品可 以考虑用记录复制的形式，多个产品需要选择.3） 能够熟练查询最近一次销售价格和采购价格，以及最近一次报的美金价格和RMB价 格,这是必备技能，必须掌握.这是规定动作，必须完成此项程序.然后根据上述获得 的信息，根据目前材料等各方面行情，制订出采购的日标价格，以及对客户进行合理 报价.4） 会在特定的报价里，链接查询相关的产品资料，工厂资料，客户资料，相关的订单PI.5） 要学会如何输入产品资料,在输入产品资料的时候要掌握以下原则，a） 禁止把已经存在数据库的老产品当作新产品重复输入，输入后会失去过去报价 和销售的档案链接，所以要输入数据第一步要确信该产品在数据库上并不存在. 只有经过销售部经理确认确实是新产品，才可以输入的产品资料中.b） 输入产品资料要千万注意正确的英文品名，正确的英文产品描述，正确的中文 品名，正确的中文产品描述.正确的英文包装描述,正确的中文包装描述.还要 有正确的图片，图片必须与产品描述一致.8、 业务员，业务助理必须具备产品描述能力.每一种产品，无论是以前见过,没见过，都能 正确叙述出与价格相关的要点，如产品尺寸，材质，管径壁厚，功率，电压，可能需要的相关认 证，以及明确的包装.如果制订合同,还需要学会知道做单资料是否齐全，如产品的颜色,纸卡, 标签,条形码，彩盒说明书，吱头等等.9、 如果制订相关PI的，业务员要有能力评判新制订PI的最基本方面的合理性.譬如美 金价格的合理性，是否会导致亏本.交货期的合理性，过长或过短，等等.只有数据库上巳经存 在该产品的报价资料，才能制订PL如果PI因故需要修改，要注意要在产品资料，最近一次 报价等相关处的产品中英文品名，中英文描述，供应商等等作相应修改.PI必须先经相关负 责人核对签字（签背而）存档，再由总经理或业务主管签字（业务主管签背而），方可传给 客户。

客户回传的P1,业务员自觉交相关负责人存档10、 只有客户传P1后才能制订合同，特殊情况需未传P1制订合同的，必须经业务主 管确认如果是信用证的，必须在信用证到了以后才能制订合同，必须十分清楚信用证最晚 的船期、失效时间特殊情况下，如交货期紧急，实际操作确需在信用证未到情况下订合同的， 业务员必须在合同背面注明并明白无误告诉总经理该票是在信用证未到的情况下制定采购 合同，由总经理签字确认.采购合同制订后，在传给工厂之前，必须先经相关负责人核对签字 存档（签背而），再由总经理或业务主管签字（业务主管签背而），方可传给工厂合同中必 须明确业务员的姓名和联系方式工厂回传的合同，业务员自觉交相关负责人登记11、 业务员对于新下的订单必须要讲究时效性，收到订单1-2个T.作日内必须订P1, 在P1叵|传后1-2个工作FI内下合同给TJ •（特殊情况除外）12、 业务员必须明确针对业务的不同阶段性的关注点,PI传出后，要关注是否问传，P1回传后，条件成熟的情况下要关注及时制订采购合同，制订完采购合同要关注是否回传， 并同时及时向客户要相关的做单资料（在很多情况下，为了能及时得到客户的相关资料，我们 要主动提供工厂现成的资料）.接下去，要确认工厂是否巳经安排生产,是否按时出运.出运后, 要及时通知客户船名，航次,ETD/ETA等相关信息，并及时相关资料提单/发票等，（要注 意复合）.然后，关注及时收款.13、 业务员在预期出货前10-15天，必要时时间还要提前.不容许因为船期配不上而导 致出货延迟.必须将P1、工厂合同、长宽高、毛净重等相关资料交单证部提前配船。

如不能 及时预配船或特殊情况不能按期出运的，经各方（含业务主管、客户等）同意后，书而通知 单证部推迟一个航班14、 相关单据如托单、PL发票、装箱单、提单等必须进行复核签字，签字后将整套单 据交相关负责人处15、 所有付款条件改成后T/T的，业务员必须重新制订PI,经客户回传确认后，必须将新Pl交给单证做信保16、 在给工厂传合同及开票资料的同时，请将《请寄贵司样本》（见附件一）同时传给 工厂业务员有责任每次向工厂所要样本，出货后将样本在相关负责人处留档案，尤其是新 工厂第一次下订单的必须拿到2本样本17、 向工厂要样品时，要多拿一套自己留样如果自己没有留样的，寄样之前必须拍照 留底18、 给客户寄样,要尽量用客户的快件帐号，对于需要较高快件费，由我们付费的快件寄 送,需要由业务部经理或总经理确认.每次寄快件，必须把所寄样品拍照，记录快件运单号，把 底单扫描件,及运单号码用EMAIL通知客广.要学会正确包装快件，称好份量,有时侯需要体 积，在登记部上登记运单号，日期,客户名称,重笙/体积，件数，产品品名等相关内容.19. 如果订单有延迟迹象，按照如下标准步骤操作，1） 考察PI及订单交期，明确对应交期的截止进仓时间，精确到儿点儿分.2） 按照上述进仓时间，倒推每个配件需要到达下…个加匚地点的是时间，制成交货时 间表.3） 按照时间表要求去规范确认每个工厂交货时间，尽量争取工厂按照我们需要的时间 表交货.4） 在确认过程中，如发现确有延迟交货的可能性，把可能性通知客户并继续向相关1： 厂争取按时交货的结果.20. 如果发生有业务纠纷迹象,请按照以下标准步骤操作.1） 把原始的客户质量投诉或交货期延迟投诉等务种相关投诉打印二份，一•份交给相关 负责人作为公司存档，另一份自己保存.2） 把所有相关的客户过来的邮件，和工厂过来的邮件，按照上述方法，一份交给相关 负责人作为公司存档，另一份自己保存.3） 在与当事人人商谈时，尽晕用书而EMAIL和，避免用打，以便有书而杏证.4） 重要的细节随时与公司汇报.5） 还要清晰撰写事件来龙去脉.21. 对于象电动工具新订单的基本程适是，1） 一口•确认订单，第•时间向工厂去要以前做过的名牌/说明书/彩盒等相关包装的 电子文档，并第一时间传给客户.注意说明书的语言最好是向工厂要客户所在国 语言，第二选择是英语.2） 一旦确认订单，第一时间向工厂要全套认证和测试报告，以备客户索取.有时侯, 如果不确信，应该把证书和报告上工厂名字隐去.22、 如果工厂延期交货有一个船期的，需引起高度的重视，必须通过、邮件等书而 形式取得工厂延期交货的证据及有利于我公司的其他资料，要上升到随时发生法律纠纷的高 度。

23、 需支付预付款或带款提货的，按以卜规定执行，发票、正本合同等付款资料需提前 2天交到财务部：（1） 低于3万元人民币的，提前2天向财务部提出付款申请；（2） 3-10万元人民币（含3万），提前3天向财务部提出付款申请；（3） 10万元人民币（含10万）以上的，提前5天向财务部提出付款申请24、 收到新的订单时、在客户确认和回传PI时、在采购合同传给工厂时、在收到工厂 回传的采购合同时，将订单、确认的PI、传出和回传的合同同时提交元相关负责人备案25、 从即日起所有的PI都尽量给总经理审批，如果总经理不在，允许业务员签字并尽 快传给客户，然后在Skype 给总经理留言，写明PI号和产品品名26、 业务员所有出货的样品都必须在样品间可以找到，业务员请将样品提交给样品管理 小组，由样品管理小组统一•登记保管27、 业务部每周四将跟单统计表发给office, office整理后在每周五发给总经理28、 所有证书统一由QC负责向工厂索要，保存、更新和管理，证书要求有英文名，以 便业务员直接发给客户29、 货物出运采用门到门方式的情况：如果是单品种、体积较大、重量较重的货物，如 园林工具、榔头、钻头等考虑门到门装货；如果是同一个客人的拼柜货物，且货物生产工厂 在同一个区域或相邻相近区域的，必须是门对门装货；以此避免货物彩盒和外箱的损坏。

附件1:请寄贵司样本尊敬的供应商：为了能更好了解贵司产品，以便我们更好地向客户推荐贵司的产品，请在给 我们寄送发票的同时，随寄2本贵司的最新样本！谢谢支持，合作愉快！顺祝商祺！***有限公司年 月 日。