因公租赁办公场所管理制度.docx

因公租赁办公场所管理制度第一章 总则第一条 目的为适应集团发展需要，有效整合原工建、民建、工厂、公司办公资源，提升沟通效率，在统一企业形象设计的同时，控制办公成本，规范各单位因公租赁办公场所行为，特制订本制度第二条 适用范围1、本制度适用于集团各机构（控股及各分子公司、各一体化公司、各事业部、各部门）的因公租赁办公场所相关事宜（包括办事处、办公机构的新租、续租、退租）；2、宿舍由集团出台专项制度进行管理；3、办公兼宿舍分别按办公、宿舍专项制度进行审核及管理第三条 原则及要求1、租赁原则：实事求是，整体规划，按需租赁，经济实用；2、基本要求：先审批再租赁，面积/费用定标，统一VI设计及装修，严禁超标准豪华装修3、办公场所须选择纯商用或商住一体的写字楼，不建议租用纯住宅楼，选择合适地理位置、交通便利、设施配套较完善又相对经济的区域同等条件允许的情况下，可选择独栋办公用楼（功能设定齐全最佳）租赁时，可考虑2-3年业务发展需要的人员增量4、凡有机构总部的城市，原则上到机构总部合署办公；无机构总部但有一体化公司的，原则上到一体化公司合署办公；无机构总部、一体化公司，但有工厂的，原则上到工厂合署办公。

5、合署办公由机构总部/一体化公司/工厂行政部门负责，由机构负责人/一体化公司总经理/工厂厂长牵头6、已租赁但未到期的，由上述负责人组织合理评估退租违约成本，一事一议第四条 管理职责1、控股行政服务部：负责因公租赁办公场所管理制度的制定与修订、信息汇总及年度公示 2、各单位行政部门：负责归口管理本单位因公租赁办公场所情况，审核是否超标、是否合规审批、房租报销是否符合标准；建立租赁台账同时，按照集团制度要求，可结合本单位实际，制定更为详尽的相关管理规定3、风险管控中心：负责公司固定版本房屋租赁合同的制定与修订4、各单位法务部门：负责审核所属单位固定/非固定版本的房屋租赁合同，确保合同审批流程已关联对应的《EM20_因公租房/续租/退租审批流程》5、各单位财务部门：负责核实租房发票的真假、与行政人员核定的标准是否一致；负责退租事项租金交纳期限的审核6、市场中心品牌管理部：负责规范办公场所装修VI规范设计，以统一标准化办公形象7、各单位人力资源部门：负责审核人员编制规划情况8、租赁申请人：根据常驻办公人数、当地租赁市场等实际情况，选定租赁备选房源，并提交《EM20_因公租房/续租/退租申请流程》进行申请，提供至少三家比价记录（同地段、同房型），网络比价须同时提供截图、线下比价须同时提供联系方式，并对租赁事项负责。

9、租赁申请单位总经理：负责对市场销售数据、租房必要性、常驻办公人数、租房地点、租房期限、租房价格的真实性、合理性进行核实审查，并对审批结果负责10、租赁申请单位的分管副总裁/总裁：负责对特殊租赁事项的最终审批第二章 配置标准第五条 办公室/办公区面积配置标准：区域办公室/办公区面积董事长室（含秘书室）≤60㎡董事室/总裁室/副总裁室≤30㎡总经理室、厂长室≤25㎡总监、副厂长、区域总经理、事业部总经理开放办公的机构：随部门集中区域办公独立办公的机构：≤15㎡部门经理随部门集中区域办公，人均办公面积≤6㎡职能人员以部门为单位进行集中区域办公，专用工位，人均使用面积≤3㎡业务人员、施工管理人员以部门为单位进行集中区域办公，共享工位（最高按部门常驻人数的50%配置），单工位使用面积≤3㎡备注：以上标准，单个区域的总面积允许±（3-5）㎡第六条 会议室配置标准：常驻办公人数会议室配置标准洽谈室常驻办公人员≤50人可规划配置1间10-15人的会议室可规划配置1间6-8人的洽谈室常驻办公人员＞50人≤100人可规划配置1间20-30人的会议室备注：总体按照常驻办公人员30%比例配置公共空间面积，可适当增加公用洽谈室及会议室的配置。

第七条 办公家具配置标准：区域办公桌沙发文件柜董事长室/董事室/总裁室按办公室面积适配真皮商务沙发主台同系列背柜总经理室、厂长室办公桌≤2.2米（主台+附柜）真皮商务沙发主台同系列背柜总监、副厂长、区域总经理、事业部总经理办公桌≤1.8米（主台，按实际情况选配附柜）商务沙发按实际情况可选配背柜部门经理办公桌≤1.6米-部门共用文件柜职能人员1.5*1.4米屏风专用工位或1.4*0.7米直条型专用工位-部门共用文件柜业务人员、施工管理人员1.4*0.7米直条型共享工位-部门共用文件柜备注：1、 整体办公家具风格以现代化、简洁明快为主，体现雨虹文化；2、 办公家具同等规格及价格下，优先采用集团集采供应商第八条 办公场所租金标准：城市分级每平米租金标准（含税）（不含物业费）一线城市：4个（北京、上海、广州、深圳）≤3.3元/㎡/天新一线城市（省会）：11个（成都、重庆、杭州、武汉、西安、天津、南京、郑州、长沙、沈阳、合肥）新一线城市（非省会）：4个（苏州、青岛、东莞、佛山）二线城市（省会）：13个:（福州、昆明、哈尔滨、济南、长春、石家庄、南宁、南昌、贵阳、太原、海口、乌鲁木齐、兰州）二线城市（非省会）：17个（厦门、无锡、温州、常州、泉州、烟台、嘉兴、南通、金华、珠海、惠州、徐州、绍兴、中山、台州、大连、宁波）≤2.5元/㎡/天三线城市（省会）：4个（呼和浩特、吉林、西宁、银川）三线城市：66个（潍坊、保定、镇江、扬州、桂林、唐山、三亚、湖州、廊坊、洛阳、威海、盐城、临沂、江门、汕头、泰州、漳州、邯郸、济宁、芜湖、淄博、柳州、绵阳、湛江、鞍山、赣州、大庆、宜昌、包头、咸阳、秦皇岛、株洲、莆田、淮安、肇庆、宁德、衡阳、南平、连云港、丹东、丽江、揭阳、延边朝鲜族自治州、舟山、九江、龙岩、沧州、抚顺、襄阳、上饶、营口、三明、蚌埠、丽水、岳阳、清远、荆州、泰安、衢州、盘锦、东营、南阳、马鞍山、南充、孝感、齐齐哈尔）≤2.0元/㎡/天四线城市：90个（乐山、湘潭、遵义、宿迁、新乡、信阳、滁州、锦州、潮州、黄冈、开封、德阳、德州、梅州、鄂尔多斯、邢台、茂名、大理白族自治州、韶关、商丘、安庆、黄石、六安、玉林、宜春、北海、牡丹江、张家口、梧州、日照、咸宁、常德、佳木斯、红河哈尼族彝族自治州、黔东南苗族侗族自治州、阳江、晋中、渭南、呼伦贝尔、恩施土家族苗族自治州、河源、郴州、阜阳、聊城、大同、宝鸡、许昌、赤峰、运城、安阳、临汾、宣城、曲靖、西双版纳傣族自治州、邵阳、葫芦岛、平顶山、辽阳、菏泽、本溪、驻马店、汕尾、焦作、黄山、怀化、四平、榆林、十堰、宜宾、滨州、抚州、淮南、周口、黔南布依族苗族自治州、泸州、玉溪、眉山、通化、宿州、枣庄、内江、遂宁、吉安、通辽、景德镇、阜新、雅安、铁岭、承德、娄底）≤1.5元/㎡/天五线城市：129个（克拉玛依、长治、永州、绥化、巴音郭楞蒙古自治州、拉萨、云浮、益阳、百色、资阳、荆门、松原、凉山彝族自治州、达州、伊犁哈萨克自治州、广安、自贡、汉中、朝阳、漯河、钦州、贵港、安顺、鄂州、广元、河池、鹰潭、乌兰察布、铜陵、昌吉回族自治州、衡水、黔西南布依族苗族自治州、濮阳、锡林郭勒盟、巴彦淖尔、鸡西、贺州、防城港、兴安盟、白山、三门峡、忻州、双鸭山、楚雄彝族自治州、新余、来宾、淮北、亳州、湘西土家族苗族自治州、吕梁、攀枝花、晋城、延安、毕节、张家界、酒泉、崇左、萍乡、乌海、伊春、六盘水、随州、德宏傣族景颇族自治州、池州、黑河、哈密、文山壮族苗族自治州、阿坝藏族羌族自治州、天水、辽源、张掖、铜仁、鹤壁、儋州、保山、安康、白城、巴中、普洱、鹤岗、莱芜、阳泉、甘孜藏族自治州、嘉峪关、白银、临沧、商洛、阿克苏地区、海西蒙古族藏族自治州、大兴安岭地区、七台河、朔州、铜川、定西、迪庆藏族自治州、日喀则、庆阳、昭通、喀什地区、怒江傈僳族自治州、海东、阿勒泰地区、平凉、石嘴山、武威、阿拉善盟、塔城地区、林芝、金昌、吴忠、中卫、陇南、山南、吐鲁番、博尔塔拉蒙古自治州、临夏回族自治州、固原、甘南藏族自治州、昌都、阿里地区、海南藏族自治州、和田地区、克孜勒苏柯尔克孜自治州、海北藏族自治州、那曲地区、玉树藏族自治州、黄南藏族自治州、果洛藏族自治州、三沙）≤1元/㎡/天第九条 办公场所装修标准：尽量选择免装修的场所，如需装修，须遵循简装原则：机构装修费用（每平米简装综合单价）机构总部≤1000元/平米一体化公司≤500元/平米办事处≤300元/平米备注：1、 综合单价为含税价，不包括消防、空调、家具、办公设备费用；2、 平米数按照合同签订的建筑面积计算；3、 涉及展厅、会所、员工餐厅（含接待包间）的装修，专项审批；第十条 办公场所VI标准：详见控股市场中心品牌部门发布的VI规范。

第三章 流程与审批第十一条 租赁申请与审批1、无论新租/续租/退租，申请人须先执行《EM20_因公租房/续租/退租申请流程》进行审批2、经部门经理/分管领导审核、本单位总经理审批后，申请人方可办理租房手续3、如存在特殊情况（含超标准租赁），申请部门须说明具体原因，报送本单位行政部门复核、并经本单位的分管副总裁/总裁审批同意后，方可租赁第十二条 租赁合同签署1、为了减少不必要的租赁风险，建议直接与物业或通过正规中介寻找房源2、必须按公司出具的《房屋租赁合同》样本（通过OA系统自助下载）与业主签订租赁合同，明确双方的权利和义务无有效《EM20_因公租房/续租/退租申请流程》的，法务人员不得予以评审3、租赁合同主体：（1）出租方：必须与房屋所有权人保持一致合同中须附业主信息（身份证或营业执照）、联系方式、房产证复印件（如无房产证，购房合同亦可），确保无产权争议2）承租方：必须以公司名义签订，不得以员工个人名义签订4、为保障使用权限，办公场所租赁期限签订以不低于5年为宜，至少签订3年有特殊情况的，结合工作实际可签订1年或其他期限5、租金支付方式：严格控制付款节奏，优先季付6、未按要求签订租赁合同和提供相关资料的，相关费用不予报销，由租房申请人自行承担。

7、多家单位合署租赁的，需在租赁合同中明确承租方明细，以便租房发票的开具8、合同至少一式2份，一份由所属单位风险监管部存档，一份由业主保管各单位行政部门留存电子扫描件第十三条 续租 涉及续租的，在合同到期日前1-2个月，执行《EM20_因公租房/续租/退租申请流程》进行续租审批，按流程有效审批后方可续租第十四条 退租 1、合同到期退租的：执行《EM20_因公租房/续租/退租申请流程》进行退租审批 2、中途退租的：申请人须说明退租原因、评估退租成本，执行《EM20_因公租房/续租/退租申请流程》进行退租审批，经有效审批后方可退租第四章 费用管理第十五条 费用报销范围1、办公场所租房，公司可承担的费用主要包括：租金、押金、暖气费、水费、电费、网络通信费、物业管理费等日常物业运营费用及租赁中介费2、除押金外，申请人须协调出租方，根据合同签订的承租方（以独立的法人单位为基本单位），按照合署办公机构应承担的费用，开具正规发票报销第十六条 费用报销与分摊1、财务部门依据行政部门审核的标准及房租、物业费等正规发票按规定程序审核后给予费用报销、分摊2、租赁费用的支付，须由公司账户直接汇款至出租方，不得汇入员工个人账户，同时，合同、发票和收款人帐户信息必须保持一致。

3、租赁相关费用由在场所办公的各机构按以下计算方式承担，由。