11管理工作表中的数据概要.ppt

第11章 管理工作表中的数据,Excel在数据分析和处理方面具有强大的功能，利用数据清单、排序、筛选和分类汇总功能，用户可以对工作表中的数据进行高效分析和管理本章内容提要,建立数据清单 数据排序 数据筛选 分类汇总,11.1 建立数据清单,在Excel中，用户可以通过创建数据清单来管理数据数据清单是一个二维的表格，由行和列构成数据清单与数据库相似，每行表示一条记录，每列代表一个字段利用数据清单，可以方便地记录相关的数据，以及对数据进行排序、筛选和汇总等操作11.1.1 创建数据清单的准则,在工作表中创建数据清单时，应注意以下事项 数据清单必须包含字段名行，且在数据清单的第一行创建 数据清单的每一行作为一个记录，存放相关的一组数据 数据清单的每一列作为一个字段，存放相同类型的数据 避免将关键数据放在数据清单的左右两侧，以防止在筛选数据清单时，这些数据被隐藏 数据清单中不能有空行和空列 一个数据清单最好独占一个工作表如果要在一个工作表中存放多个数据清单，则各数据清单之间要以空白行或者空白列分隔11.1.2 创建数据清单,用户可直接在工作表中输入数据来创建数据清单，但当数据清单的数据量很大时，需要频繁地切换行列来输入数据，容易出错。

Excel 2003为用户提供了“记录单”功能，利用它可以方便地在数据清单中输入记录使用记录单制作的工资表数据清单,输入所有记录，最后单击“关闭”按钮关闭记录单对话框,,,,11.1.3 利用记录单管理数据,,单击数据清单内任意单元格，然后选择“数据”“记录单”菜单，打开记录单对话框，单击“新建”按钮,,,,向已有数据清单中增加记录,,,,若要查找数据清单中的内容，可单击记录单对话框中的“上一条”或“下一条”按钮，或拖动对话框中的滚动条来查看记录若要修改记录，可单击“上一条”或“下一条”按钮查找并显示出要修改数据的记录，然后修改该记录的内容修改完毕，按回车键或单击“关闭”按钮，退出记录单对话框若要删除记录，可单击“上一条”或“下一条”按钮查找要删除的记录，然后单击“删除”按钮，弹出提示对话框，单击“确定”按钮，在记录单中显示的记录被删除利用记录单查找记录,如果查找到多个满足条件的记录，可单击“下一条”或“上一条”按钮进行查看1/11”说明清单中共有11条记录，当前是第1条记录,,,,11.2 数据排序,在Excel中，可以对行、列或整个工作表中的数据按文本、数字以及日期和时间顺序进行排序，还可以按自定义序列（如大、中、小）进行排序。

11.2.1 简单排序,简单排序即是指对数据表中的单列数据，按照Excel默认的升序或降序的方式排列数据类型不同，Excel默认的排序方式也不同升序排序 数字：按从最小的负数到最大的正数进行排序 日期：按从最早的日期到最晚的日期进行排序 文本：按照特殊字符、数字（0…9）、小写英文字母（a…z）、大写英文字母（A…Z）、汉字（以拼音排序）进行排序逻辑值：FALSE排在TRUE之前 错误值：所有错误值（如#NUM!和#REF!）的优先级相同 空白单元格：总是放在最后 降序排序 与升序排序的顺序相反利用排序按钮对数字进行快速排序,,,,11.2.2 多关键字排序,多关键字排序是对工作表中的数据按两个或两个以上的关键字进行排序在主要关键字完全相同的情况下，会根据指定的次要关键字进行排序；在次要关键字完全相同的情况下，会根据指定的下一个次要关键字进行排序，依次类推不管有多少排序关键字，排序之后的数据总是按主要关键字排序的单击工作表中的任意单元格,,,,,,利用“排序”对话框对数据进行多关键字排序,“有标题行”表示选定区域的第1行作为标题行，不参与排序；“无标题行”表示第1行作为普通数看待，同样参与排序,,,如果上述排序不能满足需求，用户还可以单击“排序”对话框中的“选项”按钮，在打开的“排序选项”对话框中自定义排序，如按星期、月份、行或笔画等排序,11.3 数据筛选,Excel的数据筛选功能为我们提供了一种方便、快捷的数据查询方法，它只显示符合条件的数据，而将不符合条件的数据隐藏起来。

Excel提供了两种不同的筛选方式——自动筛选和高级筛选自动筛选可以轻松地显示出工作表中满足条件的记录行，高级筛选则能完成比较复杂的多条件查询11.3.1 自动筛选,自动筛选一般用于简单的条件筛选，筛选时将不满足条件的数据暂时隐藏起来，只显示符合条件的数据筛选出部门为“生产部”的记录,11.3.2 自定义筛选,在筛选按钮下拉列表中选择“自定义”项，可以限定一个或两个筛选条件，以显示出所需的数据对工作表进行自动筛选,,,,,,,,,,筛选出工资表中奖金大于2000小于3000的记录,11.3.3 高级筛选,使用Excel提供的高级筛选功能，可以设定多个条件来对数据进行筛选 在进行高级筛选之前，必须先创建一个条件区域条件区域的第一行为字段名，以下各行为相应的条件值，然后打开“高级筛选”对话框，接下来分别选择要筛选的单元格区域、筛选条件区域和保存筛选结果的目标区域即可 在高级筛选中，筛选条件又可分为“与”条件筛选和“或”条件筛选两种1．设置“与”复合条件,“与”复合条件表示必须同时满足所设的多个条件，该条件区域必须在同一行中输入筛选条件筛选出工资表中“奖金”小于2000，且“实得工资”大于等于4000小于5000的记录,,,,,,,2．设置“或”复合条件,“或”复合条件表示所有记录只要符合所设条件之一即可。

该条件区域不能在同一行中输入筛选条件筛选工资表中“职务”为“部门经理”，或奖金大于等于2500的记录,11.3.4 取消筛选,,若要在工作表中取消对某一列进行的筛选 ，只需单击该列列标右端的筛选箭头，再在展开的列表中单击“全部”项即可若要在工作表中取消对所有列进行的筛选，则选择“数据”“筛选”“全部显示”菜单若要删除工作表中的筛选箭头 ，则选择“数据”“筛选”“自动筛选”菜单11.4 分类汇总,分类汇总是对数据清单中指定的字段进行分类，然后对每一类中的指定数据进行汇总运算，例如求和、求平均值等分类汇总可以很方便地显示出各个分类中的有效数据，帮助用户分析数据，调整方案对工作表的数据进行分类汇总时，应注意如下事项： 因为分类汇总是按字段名进行的，所以要进行分类汇总的数据表的第一行必须有列标签，并且数据区域中没有空行或空列 在分类汇总之前必须先对数据进行排序，将要进行分类汇总的数据信息组合在一起，然后再进行分类汇总操作 进行分类汇总前，应选择数据区域中的任意一个单元格 在“分类字段”下拉列表中选择字段时，该字段必须是已经排序的字段，如果选择其他列，则分类汇总结果是不正确的11.4.1 简单分类汇总,简单分类汇总主要用于对数据表中的某一列进行排序，然后进行分类汇总。

将“销售员”字段按升序排序，然后单击工作表中的任意单元格,,,,,,按“销售员”字段对“销量”和“销售额”进行分类汇总,,选中“销量”和“销售额” 复选框,11.4.2 多重分类汇总,对工作表中的某列数据按照两种或两种以上的汇总方式或汇总项进行汇总，就叫多重分类汇总多重分类汇总每次用的“分类字段”总是相同的，“汇总方式”或“汇总项”不同对“型号”字段进行升序排序，然后单击工作表中的任意单元格,,,,,,,,第一次分类汇总结果,选中“销量” 复选框,,,,,,,,多重分类汇总结果：将数据按“型号”字段对“销量”求和、“销售额”求最大值,选中“销售额” 复选框,“替换当前分类汇总”和“汇总结果显示在数据下方”复选框是默认选定的如要保留先前对数据表执行的分类汇总，则必须清除“替换当前分类汇总”复选框此外，如果选中“每组数据分页”复选框，Excel则把每类数据分页显示，这样更有利于保存和查阅，还可以将其分别打印出来,11.4.3 嵌套分类汇,嵌套分类汇总是指在一个已经建立了分类汇总的工作表中再进行另外一种分类汇总，两次分类汇总的分类字段是不相同的在建立嵌套分类汇总前同样要先对工作表中需要进行分类汇总的字段进行排序，排序的主要关键字应该是第1级汇总关键字，排序的次要关键字应该是第2级汇总关键字，其他的依次类推。

按“品牌”和“型号”来查看“产品销量统计表”中的“销量”和“销售额”,,,选中“销量”和“销售额” 复选框,选中“销量”和“销售额” 复选框,,,11.4.4 显示或隐藏明细数据,,,对工作表中的数据执行分类汇总后，在工作表行号的左侧会显示一些分级显示符号和显示/隐藏按钮，如 和 ，利用这些符号和按钮能按照所需的明细程度分级显示汇总结果，根据需要控制数据显示的级别隐藏数据,,,单击它可显示数据,,,控制数据显示的级别,,11.4.5 删除分类汇总,如果用户不再需要使用分类汇总，可以将已创建的分类汇总删除，此操作不会影响数据清单中的数据记录单击包含分类汇总的工作表中的任意一单元格，选择“数据”“分类汇总”菜单，打开“分类汇总”对话框，单击“全部删除”按钮综合实例——管理“入账登记表”数据,本例通过制作入账登记表来练习本章所学知识首先利用记录单输入入账登记表数据，然后利用高级筛选筛选出“入账方式”为“支票”、“入账银行”为“农行”且“入账金额”大于70000的记录，并将结果置于Sheet2工作表中，最后按“客户名称”统计“入账金额”和“入账方式”的个数制作思路,操作步骤,具体操作步骤参见视频11-1。

本章小结,学完本章内容，应重点掌握以下知识 了解使用记录单制作数据清单的注意事项，以及掌握操作方法 掌握使用排序功能对工作表数据进行简单或多关键字排序的方法 掌握利用自动筛选在工作表中显示满足条件的记录行，以及利用高级筛选完成比较复杂的多条件查询的方法 掌握使用分类汇总功能将工作表中的数据按指定的字段进行简单分类汇总、多重分类汇总和嵌套分类汇总的方法，还需要了解这几种分类汇总方式的区别。