计划部工作流程.docx

计划部工作流程1.目的：规范商品采购计划编制、监督执行和质量管控等作业，提高商品采购过程效率，确保商品在既定的计划时间内保质保量完成，避免因商品延误和岗位 职责不清给公司造成经济损失2. 适用范围：适用于公司商品采购中心职能涉及的各项工作领域3. 职责分工：3.1. 运营部经理负责运营计划编制、代销货品退货通知和代售货品截止时间确定；3.2. 计划部负责采购计划编制与输出、商品入库计划编制与输出、采购执行进度跟踪与管控、供应商资料整理、商品编号与编码、《商品采购单》、《商品 采购进度计划》、《报名表》编制与输出、《核价单》编制与输出、照片拍摄、样衣管理、订单进出库与退货监控和吊牌三件套（主唛、吊牌、价格牌）打 印与发放；3.3. 品质部负责样衣质检与封样、大货质量检验、商品质量代销或退货判定、退货商品质量判定、回修责任判定《、产品质量标准》编制与输出、《工艺单》 编制与输出和《商品尺寸表》编制与输出；3.4. 采购部负责商品供应商样品收集、《商品款式数量明细表》编制与输出、不合格商品退货、代售商品退货；3.5. 董事长或总经理和采购总监负责设计师平台新品和库存商品评审；3.6. 董事长或总经理负责审核商品最终采购价格、确定供应商合作条款和商品销售价格审核；3.7. 物流部负责将款式资料导入到 ERP；3.8. 第三方工厂负责商品翻理、换标、检验、整烫、包装、返修和实体店商品发货；3.9. 第三方顺丰仓库负责商品接收仓储、发货和商品退货接收与处理；3.10. 财务部负责返修费用管控和款项结算；4. 工作流程：4.1.1设计师平台采购计划编制、执行与跟进管控：① 采购经理或采购总监或董事长收集各类商品供应设计师，并将合作设计师的商品样品收集到公司交给计划部样衣管理员（或设计师本人送至公司计 划部样衣管理员）；② 设计师提供所供应商品的《商品报价单》给到计划部经理；（《商品报价单》内容详见附件）③ 董事长、总经理、采购总监和计划部经理评审设计师供商品的样品，并根据《商品报价单》最终由董事长确定各商品的定制颜色、尺码、数量、价 格；④ 计划部经理按照董事长确定的各商品采购数量制作《商品采购单》给到采购部经理或采购员；⑤ 采购部经理或采购员接收到《商品采购单》后3天内同供应商签订《采购合同》后将所采购的商品交期和价格反馈给计划部经；并跟踪商品进度直 到供应商将货品送至第三方工厂/顺丰仓库；（《商品采购单》、《采购合同》内容详见附件）⑥ 计划部经理将采购部经理或采购员回复的商品交期和价格完善到《商品采购单》生成《商品采购进度计划》后分别提供给质检部经理、计划部计划专员和计划部商品资料编辑员；（《商品采购进度计划》内容详见附件）⑦ 质检部经理根据《商品采购进度计划》交货期限安排QC跟单人员跟踪货品质量和进度；⑧ 计划部商品资料编辑员提取《商品采购进度计划》的相关内容，做商品《报名表》的相关准备。

《报名表》内容详见附件）⑨ 计划部计划专员根据《商品采购进度计划》交货期限每天跟踪采购执行进度，若实际进度落后于计划进度，需同采购执行人员和驻厂疋跟单员沟通 拖延原因并及时反馈计划部经理协调处理；若造成拖延的原因超出计划部经理可解决的极限，需立即将问题反馈给采购总监或总经理或董事长协调 处理；⑩ 计划部计划专员根据《商品采购进度计划》时间节点实际进展，实时同第三方工厂/顺丰仓库共享进度信息，以便其随时变更人力与资源配置策略；⑪ 计划部计划专员根据采购人员反馈的到货信息，跟踪第三方工厂/顺丰仓库作业进度，每天制作进度报表共享给计划部经理；计划部经理需每天关注 各作业进度，及时处理各瓶颈环节可能产生的负面效应；⑫ 计划部计划专员按月统计采购计划达成率和为达成原因分析，以便针对突出问题逐步改善；4・1・2•库存商品釆购计划编制、执行与跟进管控：① 运营部经理负责在规定时间前编制输出《运营计划》输出给计划部经理；（《运营计划》内容详见附件）② 计划部经理接收运营部输入的《运营计划》，计划部经理分解商品需求量，编制《需求采购计划》输出给采购部经理、第三方工厂和顺丰仓库;（《需 求采购计划》内容详见附件）③ 采购部经理接收《需求采购计划》根据《需求采购计划》要求，运用各方资源收集相关信息锁定目标供应商；④ 第三方工厂/顺丰仓库接收《需求采购计划》，做好人力与资源需求计划；⑤ 采购部经理或采购员同目标供应商初步洽谈商品供应事宜。

双方洽谈后若达成初步合作意向，则采购经理或采购员需要求供应商提供商品样品、《商 品款式数量明细报价表》；（《商品款式数量明细报价表》内容详见附件）⑥ 采购经理或采购员将商品样品带回公司将商品样衣按数量（单款商品W100件和〉100件）区分挂杆，然后将商品款式数量明细表和商品供应报价提 交董事长或总经理和采购总监评审样品确定采购价格、供应方式和款项结算方式；⑦ 采购部经理或采购员按照董事长或总经理和采购总监确定的各项合作条件同对应的商品供应商洽谈合同事宜（内容包括：质量要求、成分检测、价 格、货期、延误或质量问题处理方式等），双方达成一致后签订《采购合同 注：若供应商对董事长或总经理和采购总监确定的各项合作条件有异 议，采购经理或采购员需同董事长或总经理或采购总监沟通是否修改合同条款再签订《采购合同》；⑧ 采购经理或采购员同供应商签订好《采购合同》后，将商品样品移交计划部样衣管理员，将《商品款式数量明细报价表》交计划部经理，计划部经 理将《商品款式数量明细报价表》提交给品质部经理一份，以便做后续商品质量检验人员安排；⑨ 采购经理或采购员根据同供应商签订的合同交期，跟踪货品交付进度，直到商品交付第三方工厂/顺丰仓库；⑩ 计划部计划专员根据《需求采购计划》时间节点要求，每天跟踪采购执行进度，若实际进度落后于计划进度，需同采购执行人员沟通拖延原因并及 时反馈计划部经理协调处理；若造成拖延的原因超出计划部经理可解决的极限，需立即将问题反馈给采购总监或总经理或董事长协调处理；⑪ 计划部计划专员根据《需求采购计划》时间节点实际进展，实时同第三方工厂/顺丰仓库共享进度信息，以便其随时变更人力与资源配置策略；⑫ 计划部计划专员根据采购人员反馈的到货信息，跟踪第三方工厂/顺丰仓库作业进度，每天制作进度报表共享给计划部经理；计划部经理需每天关注 各作业进度，及时处理各瓶颈环节可能产生的负面效应；⑬ 计划部计划专员按月统计采购计划达成率和未达成原因分析，以便针对突出问题逐步改善；4.1.3 •具体操作详见《商品采购作业流程》4・2•计划部商品资料管理与编制：4.2.1. 设计师平台商品资料管理与编制：① 计划部样衣管理员将采购经理/采购总监/董事长收集或设计师提供的样衣登记造册，做好样衣的收、借、退和存放等管理；② 计划部商品资料编辑员到样衣管理员处借领样衣，按设计师分类对样衣正面进行拍照，然后将图片导入电脑按照款式编号方式对图片命名，全部命 名好后用EXCEL图片导入功能将图片和款号导入到《报名表》；（《报名表》内容详见附件）③ 计划部商品资料编辑员根据《商品采购进度计划》里的商品采购价格核算商品销售价格，制作《核价单》交总经理或董事长审核；（《核价单》内容 详见附件）④ 计划部商品资料编辑员提取《商品采购进度计划》里（或设计师通过其它形式提供）的设计师款号、尺码、成份等信息补充到《报名表》⑤ 计划部商品资料编辑员对《报名表》需要填入价格等内容逐一完善，并将完善好的《报名表》输出给营运部经理；⑥ 计划部商品资料编辑员需在计划规定的时间内高标准的完成《报名表》制作；4・2・2・库存商品资料编辑与管理：① 计划部样衣管理员将采购提供的样衣登记造册，做好样衣的收、借、退和存放等管理；② 计划部商品资料编辑员到样衣管理员处借领样衣，按供应商、品类分类对样衣正面进行拍照，然后将图片导入电脑按照款式编号方式对图片命名， 全部命名好后用EXCEL图片导入功能将图片和款号导入到《报名表》；③ 计划部商品资料编辑员根据《商品款式数量明细报价表》里的商品采购价格核算商品销售价格，制作《核价单》交总经理或董事长审核；④ 计划部样衣管理员协助商品资料编辑员一起从样品的价格牌和洗唛上提取商品成份和供应商款号信息，逐一录入与《报名表》里款号对应的单元格 内；⑤ 计划部商品资料编辑员按照本流程第4.2.1.4条、 4.2.1.5条和4.2.1.6条完成《报名表》制作；4.2.3. 计划部商品资料编辑员将《报名表》里面的供应商及款式资料提供给物流部经理，物流部经理负责将供应商及款式资料导入到ERP系统；4.2.4. 计划部吊牌打印员根据计划部专员和计划部资料编辑员提供的吊牌打印所需资料，执行吊牌打印和发放；4.2.5•商品样品管理与款号编制操作详见《款式编号、编码制度》《样衣管理制度》；4・3•商品质量管理与控制：4・3・1・设计师平台商品质量管理与控制：① 品质部对设计师平台样品进行封样批版，制作《批版报告》，并起草编制各商品《工艺单》，明确工艺质量要求；（注：《批版报告》一式两份：品质 部和平台设计师各一份；《批版报告》和《工艺单》内容详见附件）② 品质部经理根据计划经理提供的《商品采购进度计划》的设计师与商品采购信息，将对应商品的《批版报告》和《工艺单》提供给设计师平台设计 师；③ 品质部经理或质检员按照《工艺单》尺寸编制《商品尺寸表》输出给营运部经理；（《商品尺寸表》内容详见附件）④ 品质部经理根据计划部经理提供的《商品采购进度计划》的进度要求，安排QC跟单人员驻设计师平台商品生产现场进行产前指导、产中抽检和成品 件检，QC跟单针对现场质量问题指导纠正或汇报给品质经理沟通处理，并编制《质量检验报告》交至品质部经理留存；（《质量检验报告》内容详见 附件）⑤ 供应商将商品送达第三方后，品质部经理安排驻第三方质检员在第三方拆箱翻理时抽检到货商品品质，若发现商品有部分或批量质量不合格，可自 行判定处理的自行判定处理，否则品质部经理需到现场查看并提供解决方案，并将处理结果信息反馈给采购部和计划部；同时质检员填写《质量抽 检报告》交至品控部经理留存；⑥ 采购部根据品质部给出的处理意见，同供应商商谈退货或代销事宜；⑦ 计划部经理将退货或代销事宜反馈给营运部经理，以便其做后续工作安排。

4.3.2. 库存商品质量管理与控制；① 质检部经理或质检员尺量各样品的尺寸详情一一记录，而后制作《商品尺寸表》输出给营运部经理；② 质检经理根据《商品款式数量明细报价表》和计划部计划专员跟踪的进度反馈，安排质检人员对所采购的商品进行检验，方式分别为：a、 挑款买断商品在供应商同意驻厂检验的前提下，由质检部安排质检员到供应商仓库进行抽检，而后待第三方工厂接收商品后，由第三方工厂安排 质检人员对商品执行全检；b、买断供应商不同意驻厂检验的或代销商品，由质检部提供质量要求和安排协助质检员，第三方工厂安排质量检验人员对到货的商品执行全检；4.3.3. 商品质量检验与处理操作详见《品质管理作业流程》4・4•第三方作业与入库：4.4.1. 设计师平台商品作业与入库：① 需要改标后整作业的设计师平台商品参照本流程 4.4.2.条操作 （注：设计师平台商品涉及到线上网络和线下实体店销售，第三方工厂操作完成后交 接给第三方顺丰仓库的入库的数量需按计划部的要求分别入库，其中线下实体店销售的商品由第三方工厂代管和代发货）② 不需要改标作业的设计师平台商品，供应商分别按计划部要求送至第三方工厂/顺丰仓库 （注：注意本流程4.4.1.1条备注） 4・4・2・库存商品作业与入库：① 第三方工厂接收供应商供给的货品，双方清点箱数、核对装箱单数量无误后办理签字交接手续，第三方工厂在接收到货品次日前将货品扫。