配件管理制度[新华信—金龙汽车销售能力提升方案文件].doc

内部资料注意保密配件管理制度金龙联合汽车工业（苏州）有限公司2003年02月目 录第一章 总则 3第二章 常用配件管理办法 3第三章 非常用配件管理办法 5第四章 配件价格管理和结算 6第五章 库房管理办法 8第六章 配件管理人员的管理 10第七章 配件中心库管理办法 11第八章 配件特约经销商管理办法 14第九章 附则 16第一章 总则第一条 为保证金龙联合汽车工业（苏州）有限公司（以下简称苏州金龙公司）在售后服务过程中的配件供应，保障服务质量，规范苏州金龙公司售后配件部（以下简称配件部）、配件中心库（以下简称中心库）、配件特约经销商、特约维修服务站的配件业务管理，健全管理及考核机制，特制订本制度第二条 本制度适用于苏州金龙公司配件部、配件中心库、配件特约经销商及特约维修服务站的苏州金龙配件业务第三条 所有相关单位部门采购配件时，必须通过苏州金龙公司或配套主机厂认可的正规厂家，并通过正规渠道购买，不得采购假冒、伪劣配件第四条 苏州金龙公司的配件分为三类：市场通用件、常用专用件和非常用专用件其中常用专用件和非常用专用件由苏州金龙公司统一采购和管理，适用于本制度；而市场通用件由特约维修服务站和用户自行采购，不包括在本制度所规定的配件管理范围内。

自行采购的配件所产生的一切责任由采购单位自己负责第二章 常用配件管理办法第五条 常用配件是指用于标准车型配置的配件，其技术参数、配套厂家、价格、市场需求量等基本确定或易于确定第六条 在每月25日配件计划（采购）员应制订下月常用配件采购预算和计划1. 配件计划（采购）员应汇总各特约维修服务站、中心库和配件特约经销商上报的《月度配件需求计划》；结合销售公司市场管理部提供的各车型市场保有量和各车型销售量等信息，预测下月各配件的需求量；根据库房管理员提供的《配件库存情况》、《库存预警报告》和《配件价格表》，制订出下月的配件采购预算和采购计划2. 配件计划内容必须含有单位名称、联系、联系人、申请单号、车型、 配件名称（代码）、数量、运输方式，经配件部经理审批、盖章后方为合格计划单计划单做好后到相应部门3. 对于配件计划中已有光盘目录的车型，必须进行电脑打单，以方便明确配件名称、代码，如果确实不明确的，可以通过描述配件安装位置、画示意图等来辅助说 明第七条 根据采购预算和采购计划，配件采购员与相关配套厂家联系，完成配件采购工作第八条 所采购配件到货后，由库房管理员验收，将单货相符的配件入库；若出现单货不符，库房管理员应登记后，交由配件采购员与相关配套厂家联系，退还、调换或补发配件。

第九条 特约维修服务站产生配件需求时，应向所在地区的中心库提出配件需求申请；若所在地区无中心库，可直接向苏州金龙公司配件部申请购买配件，对其《配件申请单》的处理程序同中心库第十条 收到所属地区特约维修服务站的《配件申请单》后，中心库应视具体情况进行审核调整若中心库现有的配件库存能够满足配件需求，中心库则直接将所申请配件包装发运，运单留底备查，并对运输过程中出现的配件损失情况进行理赔；若中心库现有的配件库存无相应配件，由中心库向苏州金龙公司配件部提出配件需求申请第十一条 收到中心库/特约维修服务站的《配件申请单》后，由配件调拨员审核《配件申请单》的合理性，若《配件申请单》不合理，应根据具体情况对其进行调整第十二条 配件调拨员根据《配件申请单》和库存情况打印《配件调拨单》第十三条 配件调拨员根据配件需求的紧急程度确定配件运输方式可供选择的配件运输方式有：特快专递、空运急件、空运普件、中铁快运、火车快件、汽车托运、用户自提为减少费用，应尽量避免采用特快专递、空运急件等费用偏高的运输方式对于发动机、车桥等笨重、体积大的配件，不允许采用特快专递、空运急件运费按协议上商定价格统一核收第十四条 确定配件的运输方式后，将《配件调拨单》交给包装工对配件进行打包装箱并保险。

第十五条 配件打包装箱后，由配件协调员进行审核确认无误后将配件按既定方式发运，运单留底备查第十六条 收货单位提货时发现因运输造成的配件破损情况，应拒绝签收，并要求运输单位出具破损证明并理赔配件协调员应协助处理理赔事宜签收后再发现破损的，由签收人自行负责第十七条 时间要求？第十八条 在为事故车、大修车调配件时，必须派有丰富维修经验的人员仔细检查、核对，力争一次调拨到位，减少用户因停运所造成的损失第十九条 对于发动机、空调压缩机、车桥、变速箱等大总成件及单价高于5000元的配件，原则上不予调拨；如用于索赔，则采用直拨的方式第二十条 对于特急或有可能造成严重后果的配件需求，计划人员要随时与配件部或中心库沟通，跟踪发货情况，确保以最快的速度到货第二十一条 对于苏州金龙公司产品商标的销售，必须有确定的直接用户，并提供车辆编号，由当地驻外服务代表签字后方可发货，以避免被非苏州金龙公司的客户冒用如发现苏州金龙商标外流情况，将追究当事人责任第二十二条 常用配件采购流程和管理流程见《售后服务流程汇编》第三章 非常用配件管理办法第二十三条 非常用配件是指用于新开发车型配置的配件，其技术参数、配套厂家、价格、市场需求量等还未处于稳定状态。

第二十四条 新车型开发并投入市场后，配件管理工程师应负责收集整理新车型的技术资料，其中以技术部所提供的新车型零配件编码、零配件技术参数和零配件配套厂家信息为主第二十五条 配件管理工程师应负责编制各车型的配件目录，使配件管理规范化第二十六条 配件计划（采购）员应综合特约维修服务站的配件需求情况和销售公司市场管理部提供的新车型销售量，为确保走合保养件、易损件、紧急停车件有适量储备，确定初次购买的配件的品种和数量，制定出采购定单第二十七条 配件计划（采购）员根据配件目录和/或技术部所提供的零配件配套厂家信息，负责联系相关配套厂家，协商配件价格确定价格后，进行采购第二十八条 所采购配件到货后，由库房管理员验收，将单货相符的配件入库，同时根据货物清单制作配件价格表；若出现单货不符，库房管理员应登记后，交由配件采购员与相关配套厂家联系，退还、调换或补发配件第二十九条 特约维修服务站产生对非常用配件的需求时，应向所在地区的中心库提出配件需求申请；若所在地区无中心库，可直接向苏州金龙公司配件部申请购买配件，对其《配件申请单》的处理程序同中心库第三十条 收到所属地区特约维修服务站的《配件申请单》后，中心库应视具体情况进行审核调整。

若中心库现有的配件库存能够满足配件需求，中心库则直接将所申请配件包装发运，运单留底备查，并对运输过程中出现的配件损失情况进行理赔；若中心库现有的配件库存无相应配件，由中心库向苏州金龙公司配件部提出配件需求申请第三十一条 收到中心库对非常用配件的《配件申请单》后，配件调拨员向库房管理员查询配件库存情况若所需配件有库存，则根据《配件申请单》和配件库存情况打印《配件调拨单》，并确定配件的运输方式后，将《配件调拨单》交给包装工对配件进行打包装箱并保险第三十二条 若配件库库存中无《配件申请单》中所申请配件，应由配件协调员查询厂内的采购仓库库存中是否有所需配件若采购仓库库存中有所需配件，配件协调员负责协调将配件移库配件调拨员根据《配件申请单》和移库配件数量打印《配件调拨单》，并确定配件的运输方式后，将《配件调拨单》交给包装工对配件进行打包装箱并保险第三十三条 配件运输方式的选择同“常用配件的管理”中第十三条第三十四条 配件的发运、查收和理赔同“常用配件的管理”中第十五条、第十六条第三十五条 若配件库和采购仓库中均无所需配件，则由配件采购员立即与配套厂家联系，采取由特约维修服务站直接向配套厂家购买所需配件的形式，尽快满足其配件需求。

第三十六条 时间要求？第三十七条 在为事故车、大修车调配件时，必须派有丰富维修经验的人员仔细检查、核对，力争一次调拨到位，减少用户因停运所造成的损失第三十八条 对于发动机、空调压缩机、车桥、变速箱等大总成件及单价高于5000元的配件，原则上不予调拨；如用于索赔，则采用直拨的方式第三十九条 对于特急或有可能造成严重后果的配件需求，计划人员要随时与配件部或中心库沟通，跟踪发货情况，确保以最快的速度到货第四十条 非常用配件采购流程和管理流程见《售后服务流程汇编》第四章 配件价格管理和结算第四十一条 配件价格由苏州金龙公司售后配件部统一制定，以调拨单上的价格为准第四十二条 只有对与苏州金龙公司签有协议的特约维修服务站和配件特约经销商才进行配件调拨并严格执行协议价格第四十三条 如果对配件价格进行调整，配件部将发放《配件价格调整通知单》 （J-710-04-10），中心库接通知单后应立即执行新价格，并通知相关单位人员无论价格调高或调低，对已发生的配件调拨所产生的应收款将不予调整第四十四条 一般苏州金龙公司与中心库进行配件结算，中心库与其所管辖地区的特约维修服务站和配件特约经销商进行配件结算；在无中心库的地区，苏州金龙公司直接与特约维修服务站和配件特约经销商进行结算。

第四十五条 配件结算工程师每月？日核算调拨配件账目，制作《配件月报表》，与中心库和特约维修服务站对帐若发现有不符之处，应立即查明原因进行改正第四十六条 中心库管理员每月？日核算调拨配件账目，制作《中心库配件月报表》，分别与配件部配件结算工程师、所管辖地区特约维修服务站和配件特约经销商对帐经双方核对无误后，中心库管理员必须对当月调拨总额和总欠款额进行书面确认，确认书需签字，原件寄至公司总部若发现有不符之处，应立即查明原因进行改正第四十七条 特约维修服务站和配件特约经销商每月？日核算调拨配件账目，制作《配件月报表》，与配件部配件结算工程师或中心库管理员对帐若发现有不符之处，应立即查明原因进行改正第四十八条 配件特约经销商、特约维修服务站应于每月15日前返还对帐中确认的上月应付款，不得以任何理由推迟或拖欠中心库管理员应对其进行督促收到配件款后，中心库管理员应向其开出相对应的发票，并销账第四十九条 中心库管理员应于每月？日前将上月确认的配件应付款转回苏州金龙公司收到配件款后，配件结算工程师应向其开出相对应的发票，并销账第五十条 在特约维修服务站同时有苏州金龙公司配件应付款项和苏州金龙公司索赔应收款项的情况下，若特约维修服务站要求以索赔应收账款冲抵配件应付账款，特约维修服务站应出具请求冲抵的财务证明和索赔费用相关发票，由苏州金龙公司统一按照特约维修服务站复核结算流程进行冲账。

冲账双方的发票必须按税务要求开具第五十一条 如配件特约经销商、特约维修服务站不能按时结算配件款，配件部或中心库应停止对其供货；对结算规定日后一月内仍未付款的配件特约经销商、特约维修服务站，取消其配件特约经销商、特约维修服务站资格，由此造成的损失由欠款单位自行负责第五十二条 配件结算流程见《售后服务流程汇编》第五章 库房管理办法第五十三条 本章适用于苏州金龙公司配件库库房和中心库库房的管理第五十四条 配件库房日常管理：1. 库房管理人员或中心库管理员管理库房钥匙，不得将钥匙随意放置，若无特殊情况不得将钥匙交给他人2. 非内部工作人员不得随意进入库房3. 库房内必须有防火器材，并定期检查，确保遇特殊情况时随时能用4. 库房现场应整齐、清洁、安全所有配件存放必须合理分区分架，必须附有相应标签分区应遵循便于存取、利于管理的原则5. 特约经销商自购配件不得与调拨配件混合放置、混合建帐6. 每月？日进行盘点，做出详细的库存清单报财务部，做到帐。