EXCEL中单元格的使用.doc

excel中单元格的使用1.对单元格进行同增同减操作           例如：想让选定区域中的每个单元格都同乘以2，可以这样操作，首先在选定区域外的某个单元格中输入2，选择这个单元格并复制，如图1所示                                                                                     图1 选定并复制单元格        然后选择要进行同乘操作的单元格区域，选择好后，单击“编辑”菜单，选择“选择性粘贴”命令，打开“选择性粘贴”对话框，在“运算”栏中选择“乘”单选项，单击“确定”按钮，对话框中的设置如图2所示图2 “选择性粘贴”对话框        选择区域中的每个单元格就都进行了乘以2的操作，而且已经将结果显示在了每个单元格中，其余操作类似     小编提示：对于这个操作一定要注意操作顺序：选定并复制要乘的数所在的单元格，接下来选中要进行运算的单元格区域，然后再执行“编辑”—“选择性粘贴”命令        在Excel中，如果要对某一单元格或某一区域中的每个单元格中的数值进行同加、同减、同乘或同除操作时，可以使用“选择性粘贴”功能轻松实现。

        使用这个功能还可以对单元格进行自身操作，例如可以进行单元格的自身相加、相减、相乘以及相除操作操作步骤如下：选择要进行自身操作的单元格复制，如图3所示                                                                                                            图3 选择并复制数据区域         然后单击“编辑”—“选择性粘贴”命令，打开“选择性粘贴”对话框，在“运算”栏中选择相应的运算操作，单击“确定”按钮，就可以实现单元格自身的操作        2.在已有数据的单元格中批量加入固定字符        如果数据已经录入，需要在某些数据前面或后面再加入固定字符该怎么操作呢？        例如：要将B列中每个单元格中的数据后面都加上固定数字“0000”，可以进行操作：选中C列，单击鼠标右键，从快捷菜单中选择“插入”命令，在B列后插入一空白列，如图4所示图4 插入空白列         选中C3单元格，在公式栏中输入“＝B3&"0000"”，单击确认按钮，这个单元格中的数字就改变了，如图5所示。

注意：在编辑栏中输入的引号一定要是英文半角引号）图5 添加固定内容         然后使用自动填充功能，拖动自动填充柄就可以将一列中的数据都改变了        3.解决在单元格中不能输入小数点的问题       不知你是否遇到过这种问题，在单元格中输入小数点时，它总是会自动变为逗号，这是怎么回事呢？打开“控制面板”，选择其中的“区域和语言选项”项，打开“区域和语言选项”对话框，在“区域选项”选项卡中单击“定义”按钮，打开“自定义区域选项”对话框，看一下“小数点”项中的内容，如果这里显示的是“，”，那么问题就出在这里了，将它改为“.”，问题就解决了自定义区域选项”对话框如图6所示图6 “自定义区域选项”对话框        4.快速选中包含数据的所有单元格        大家都知道选中整个工作表有很多种方法，如按“Ctrl+A”组合键、单击全选按钮等，可有时需要选中所有包含数据内容的单元格区域，该怎么操作呢？可以这样操作：首先选中一个包含数据的单元格，然后按下“Ctrl+Shift+*”组合键，就可以把所有包含数据的单元格选中效果如图7所示图7 选中包含数据的所有单元格     选定的区域是这样定义的，根据选定的单元格向四周辐射所涉及到的所有数据单元格的最大区域。

     小编提示：本技巧仅适合于工作表中的数据是连续的情况        Excel改变单元格批注的形状添加图片         默认情况下，在Excel中加入的批注通常（如图1）所示，就是一个矩形的文本框想不想改变一下批注的外观呢？比如：可以改为像（如图2）所示的效果图1 Excel中的默认批注样式图2 更改批注格式         操作步骤很简单哦，方法如下：首先，选择“插入”—“批注”命令，给单元格添加批注然后，右击单元格，从快捷菜单中选择“显示/隐藏批注”命令，将批注显示出来确认“绘图”工具栏出现在屏幕中按住Ctrl键，单击选中批注从“绘图”工具栏中选择“绘图”—“改变自选图形”命令（参见图3），然后再从其子菜单中选择想要设置的形状即可图3 选择自选图形         上面一个技巧我们讲解了如何更改批注的形状，接着我们为大家介绍如何在批注中添加图片首先按照上面讲解的方法将批注显示出来，，然后双击批注的边框，可以打开“设置批注格式”对话框，选择“颜色和线条”选项卡，从“填充”栏的“颜色”项的下拉列表中选择“填充效果”项，（如图4）所示                                                                                                   图4 选择“填充效果”项        随后可以打开“填充效果”对话框，选择“图片”选项卡，单击其中的“选择图片”按钮，选择要放在批注中的图片，然后连续单击“确定”按钮，回到Excel编辑状态，就可以看到选择的图片已经添加到批注中了，效果（如图5）所示。

图5 在批注中添加图片        改变Excel工作簿默认单元格批注格式　　如果您的Excel工作簿中运用了一些公式，又怕别人看不懂，可以在存在公式的单元格中插入批注，对公式进行必要的解释批注是一种十分有用的提醒方式，不仅可以用来解释复杂的公式，也可以将对其它用户工作簿的反馈意见写在批注当中以方便互相交流 　　在Excel中，我们可以先选中要插入批注的单元格，然后选择“插入>批注”命令，这时就会在该单元格一侧出现批注框，可以直接在框中输入批注的内容，如图1所示　　图1 插入批注　　创建了批注之后，可以随时改变批注的格式，方法是在包含批注的单元格(右上方有红色小三角的单元格)上单击右键，从弹出菜单中选择“编辑批注”，然后在批注框中选中要改变格式的内容，改变其格式，或者单击批注框的边缘选中整个批注，再改变其格式，例如改变字体、字号、文本颜色等还有一种办法是在批注上单击右键，从弹出菜单中选择“设置批注格式”，打开如图2所示的对话框然后进行设置　　图2 设置批注格式　　然而如果经常会用到单元格批注，又不希望使用默认的单元格批注格式，总不能一次次地手动更改吧在Excel中没有提供改变默认单元格批注格式的途径，但有一种办法可以解决。

其实，Excel中的单元格批注的格式与Windows系统的工具提示格式是完全相同的，了解了这一点，就好办了　　什么是“Windows系统的工具提示”呢？例如在Excel中，当我们将鼠标指针指向工具栏上的“保存”按钮上方时，就会出现如图3所示的黄底黑字的小提示框，告诉我们这是一个“保存”按钮，这就是工具提示　　图3 黄底黑字的小提示框　　要改变工具提示的默认格式，需要打开“显示属性”对话框可以双击“控制面板”中的“显示”将其打开，如图4所示也可以在桌面上单击右键，然后从弹出菜单中选择“属性”将其打开　　图4 控制面板　　以Windows XP系统为例，当打开“显示属性”对话框后，单击上方的“外观”选项卡，然后单击右下方的“高级”按钮，如图5所示 　　图5 显示属性　　在“高级外观”对话框中，在“项目”下方选择“工具提示”，然后就可以设置提示内容的字体、字号、文本颜色、粗体斜体以及提示框的背景颜色等属性了　　图6 外观　　注意：这一改变将会影响所有没有设置格式的批注，而对已经设置了格式的批注则没有影响如果您已经为某些批注应用了其它格式，例如，改变了文本的颜色，上述改变将不会改变这些批注的格式。

        Excel XP“单元格”合并与拆分的技巧　　所谓合并数据是指将两列中的数据合并到一列中，拆分数据是指将一列中的数据拆分到两列中，图1为“毕业院校”和“专业”两列的拆分及合并的效果图　　合并数据　　要将“毕业院校”和“专业”两列中数据合并为“毕业院校及专业”，有“真”、“假”两种合并方法，所谓真合并就是将两列数据真正合并到一列中，而假合并表面上看是合并为一列了，实际数据还是存在于两列中，具体操作跟我一起来看看吧　　1、真合并　　如果将一列中的数据通过再输入合并到另一列中，那不是我们希望看到的解决办法，快捷而准确的操作方法是：　　(1)将需要合并的“毕业院校”和“专业”两列数据通过“剪切”、“粘贴”移动到一个新工作表中，如命名为“合并”工作表　　(2)在“合并”工作表中将XLS文件另存为TXT文件，单击“文件→另存为”，保存类型选择“文本文件(制表符分隔)”，单击[保存]按钮后根据提示连续单击两次[确定]按钮即可　　(3)在Execl中单击[打开]按钮，重新打开TXT文件，在“文本导入向导→步骤之1”中采用默认设置，单击[下一步]按钮，在“步骤之2”分隔符号中，去掉“Tab键”前复选框的选择，单击[完成]按钮，这时两列中数据合并到一列中。

图1　　(4)将合并后的数据再通过“剪切”、“粘贴”操作移动到原工作表的原位置处，合并操作完成　　提示：合并后的数据在原来两列数据(如毕业院校和专业)之间会有一个空格，而有时根据实际需要去掉或加宽空格，可采取如下措施：　　方法一：对TXT文件进行编辑　　XLS文件中列与列之间数据转换为TXT文件后是以制表符分隔的，此时合并后的数据在原来两列数据之间会有一个空格，改变TXT文件中两列之间距离(即改变空格的大小)，对应的XLS文件中原两列数据之间的距离也会随之发生改变，若TXT文件中两列数据之间距离增大或减小为零，则合并的XLS文件中两列数据之间距离也会随之增大或减小为零如果你要将两列数据无缝合并，建议应用下面两种方法　　方法二：利用函数ConcateName                                  中-5-31 15:43:04图2　　ConcateName函数可以实现将几个文本字符串合并为一个文本字符串，语法为：ConcateName (text1,text2,……)，text1, text2,……为1到30个将要合并成单个文本项的文本项，这些文本项可以为文本字符串、数字或对单个单元格的引用，如图2所示。

　　方法三：利用“&”运算符　　利用“&”运算符也可将几个文本字符串合并为一个文本字符串，“&”运算方式同“+”、“-”等运算方式一样，如图2所示　　2、假合并　　我们也来一个“瞒天过海”吧，呵呵，在对单元格设置边框时，利用工具栏中的“外部框线”将两个单元格框在一起，这样两个单元格中数据就在一个表格中了，打印出来后保证不留一点“作假”痕迹此招对付较少单元格效果不错，要应付大量的单元格，奉劝你还是来点“真”的吧！否则够你忙的了　　拆分数据　　合并方法掌握了，拆分也不难，拆分的方法与前面介绍的合并方法相似，先将XLS文件另存为TXT文件，再对TXT文件进行编辑，将需要拆分的数据用“Tab”键或空格分开，然后再用Excel重新打开编辑后的TXT文件，这样原来在一起的数据就被拆分开了        在Excel单元格中设置“斜线”效果　　表格中出现斜线是经常的事(如图1)。