集团招评标及合同谈判流程.doc

招评标及合同谈判流程（2011.07 版）责任单位：审计监察中心 责任人：审计监察总监 制度等级：集团级 类 别：审计监察拟 订： 审 核 审 批： 生效日期：一、目 的：保证招评标及合同谈判质量、控制风险、降低造价，选择到诚信好、质优价廉的承包商二、适用范围：1、工程施工项目：50 万元以上（含 50 万元）建安工程以及 3 万元以上（含 3 万元）所有设备材料采购合同项目；2、生产运营项目：年消耗量在 60 万元（含 60 万元）以上的大宗原材料物资或价值在 3 万元（含 3 万元）以上设备的采购三、关键控制点：1、全面、广泛（不同行业、不同地域）搜寻合格的潜在投标人；2、业绩诚信调查和评标非常重要，确保质优、价优者中标；3、合同谈判做到知己知彼,绝不盲目、轻率行事四、招评标、合同签订流程分/子公司计划部门分/子公司负责人招标部 负责人审计监察中心董事长或其授权人01 编 制 并 报 批 、传 达 招 标 计 划至 各 个 业 务 部门02 组织编写招标文件、推荐投标人11 组织对预中标单位进行考察07 编写评标方案09 组织评标12组织合同谈判03审 核 招 标 文 件 、组 织 开 发 及 调查 投 标 人06 组织招标及发售招标文件14 组织资 料 移 交04 审核招标文件、补充投标人 15 流程运行检查05 审批招标文件及发标投标人08 审批评标方案10 审批评标结果13 定 标资 料 移 交明 细 表推 荐 单 位 及资 质 业 绩 调查 表招 标 文 件会 签 单招 标 计 划评 标 方 案审 批 表评 标 结 果汇 总 表合 同 谈 判记 录 表 中 标 单 位审 批 表五、招评标、合同谈判流程说明：序号 部门/岗位 业务活动 详细描述1 分/子公司计 划部门编制并报批、传达招标计划（与业主合同签订时间同步）1、 根 据 与 业 主 签 订 的 收 入 合 同 进 行 分 标 并 编 制 招 标 计 划 ， 确 定 标 段 、工 期 或 交 货 期 、 招 标 文 件 编 制 时 间 、 招 评 标 时 间 、 合 同 谈 判 及 签 订时 间 ； 2、 招 标 计 划 依 次 由 相 关 部 门 负 责 人 及 项 目 经 理 审 核 ， 总 经理 或 授 权 人 审 批 （ 附 件 1） ； 3、 将 审 批 计 划 及 时 传 达 至 流 程 涉 及 相 关部 门 ； 4、 编 制 近 三 年 已 完 同 类 工 程 或 设 备 材 料 合 同 最 高 /最 低 价 格清 单 、 当 地 主 材 即 时 价 格 清 单 。

2 分/子公司负 责人组织编写招标文件、收集投标人信息并推荐投标人（接到计划 3 天内）1、组织技术部门编写招标文件技术部分； 2、组织商务部门编写招标文件商务部分，合并技术部分，形成招标文件；3、组织编制建安工程工程量清单及设备物资采购清单；4、组织招标文件会审，准备招标图纸，填写招标文件会签单（附件 2） ；5、搜集投标人信息，并推荐符合项目要求的投标人，填写招标推荐单位及资质业绩调查表（附件 3）在发标前 2 天一并提交招标部3 招标部负责 人审核招标文件、组织开发及调查投标人（接到招标文件 2天内1、组织计划部门、技术部门/工程部、商务部门/审计部有关人员进行招标文件评审（含投标资格和入围条件的审定） ，审核技术要求、设备材料质地品牌规定、招标时间是否合理，审核推荐投标人资质及业绩；2、组织开发新的投标人，并对其资质、业绩进行调查；4 审计监察中 心审核招标文件、补充投标人（ 2 小时内）1、法务人员审查招标文件内容有无法律漏洞，审核违约责任、索赔、争议解决方式等条款；2、工程审计人员审核招标文件中有关工程变更条款是否合理、招标范围界定及技术参数是否清楚，审核是否刻意指定品牌或人为设限影响报价；3、补充符合条件的投标人，并对其资质、业绩负责。

5 董事长或其 授权人 审批招标文件及发标投标人 批准招标文件及发标投标人6 招标部负责 人 组织招标(按招标文件规定)1、组织向审批的投标人发售招标文件；2、组织现场勘查及招标答疑；3、接收投标文件；4、通知财务收取标书款或投标保证金7 招标部负责 人 组织编写评标 方案 1、收标后 1 个工作日内确定评标时间、地点，根据项目抽选商务评标专家并收集技术评标专家名单一并报批（附件 4） 8 董事长或其 授权人 审批评标方案 审批评标方案（重点审批评标人员） 9 招标部负责 人组织评标（1天内，超过时间报批）1、组织开标（不对投标人公开）和评标，将技术和商务投标文件分开评定； 2、1 天内商务评标组和技术评标组分别出具评标报告；3、收集商务、技术评标过程中的问题进行澄清和优惠报价，根据技术和商务评标报告、结合优惠报价编写《评标结果汇总表》 （附件 5） ；4、组织对已完同类工程和同类设备材料采购合同成交价的对标；5、确定投标单位中标顺序10 董事长或其 授权人 审批评标结果 确定预中标单位11 分/子公司负 责人 组织对预中标单位进行考察根据董事长或其授权人指示，组织包含工程审计在内的人员对预中标单位进行现场考察及调查，主要考核业绩的真实性、履约能力、诚实守信的情况。

12 招标部负责 人 组织合同谈判1、通知预中标单位，组织相关部门、审计、财务人员进行合同洽谈，合同洽谈遵循先谈技术（技术部门、工程部参加） ，后谈商务（商务部门、审计、财务参加）的原则；2、谈判结果形成记录，谈判双方签字确认（谈判以方式确认） （附件 6） 13 董事长或其 授权人 定 标 根据谈判结果确定中标单位，并审批中标单位审批表（附件 7） 14 招标部负责人组织资料移交确定中标单位后 2 个工作日内整理招评标资料（见附件 8）及时移交合同履行部门，以便履行部门组织合同签订15 审计监察中心流程运行检查1、对招评标及合同谈判流程的有效性、及时性、客观性进行检查评价；2、收集流程运转效果及效率信息，分析出现问题的原因及对流程进行优化改进集团合同编写及审核会签流程说明：1 、 特 殊 情 况 不 需 招 标 的 项 目 （ 含 增 补 设 备 材 料 采 购 ） 或 者 计 划 外 的 招 标 项 目 须 报 董 事 长 或 授权 人 批 准 ；2、商务部门负责建安工程、设备物资采购类招标文件及合同的编制、流程会签；3、商务部门负责建安工程合同的签订履行以及 30 万元以下建安工程或零星项目询价与合同签订、负责设备物资采购合同的签订履行以及 3 万元以下设备材料采购、生产运营项目招标范围以外的采购与合同签订。

合同签订后部分条款变更引起的增加费用在此招标金额范围内的须走招标流程签订补充协议，增加费用不在此招标范围内或其他条款的变更由商务部门按原有程序组织签订补充协议4、投标人的谈判与澄清优惠报价必须规定同一时间到董事长或其授权人的专用机上，由其秘书统一收取、登记并移交招标部招标员，否则无效六、纪律要求1、推荐人若推荐亲属或有利益关系的投标人，应经单位负责人批准，且回避评、定标及合同谈判2、招评标工作人员不得单独私下接触投标人，泄露招评标信息3、评标技术组、商务组分别独立评标，不得相互打听评标信息，与评标工作无关的人员不得进入评标室技术、商务评标报告必须分别由参与评标的所有人员签字，否则不予接收4、评标人员不得携带通讯工具进入评标室，在评标期间不得擅自离开，不得将任何资料带离评标室，定标前不得向各自部门汇报评标情况5、评标专家不得在公共场所谈论评标内容，不得打听其他评标组的保密范围内的工作情况七、检查与考核：不定期对招评标工作检查，并按照集团绩效管理、奖惩管理制度执行八、培训改进：1、审计监察中心负责本流程培训（各项目相关人员由各单位对口部门组织培训） 2、培训对象：本流程参与者、检查者，各分/子公司合同、技术、财务人员。

3、培训内容：关键控制点、业务活动、注意事项、表单流转要求4、生效日期之前完成培训并形成记录5、本流程最终解释权为集团审计监察中心九、记录表单：序号 业务活动 表单名称 归档部门 保存期限1 编制并报批、传达招标计 划 1、招标计划（计划内、计划外） 招标部/档案 室 2 年2 组织编写招标文件、招标 前业绩调查2、招标文件会签单 3、招标推荐单位及资质业绩 调查表合同履行部门/档案室 5 年3 组织评标及澄清 4、评标方案审批表 5、评标结果汇总表 合同履行部门 /档案室 5 年4 合同谈判 6、合同谈判记录表7、中标单位审批表 合同履行部门 /档案室 5 年5 资料移交 8、资料移交明细表 合同履行部门 /档案室 5 年十、修订记录：十一、附件：附件 1 招标计划（计划内、计划外）附件 2 招标文件会签单附件 3 招标推荐单位及资质业绩调查表附件 4 评标方案审批表附件 5 评标结果汇总表附件 6 合同谈判记录表附件 7 中标单位审批表附件 8 资料移交明细表序号 版本 修订人 修订日期 修订内容 批准人1 2011.07 版 审计监察中心 2011-07-28 新发布 刘佳项目招标计划 项目名称： 编制时间序号 标段招标文件编制完成时间招评标 时间合同谈判及签订时间开工时间竣工/交货 时间1计划主管： 计划部门负责人： 招标部负责人：技术部门/工程部会审：计划合同部会审：项目负责人/经理会审：总经理或授权人会审：日期：说明：1、招标文件编制时间控制在 1～4 天以内；2、招评标时间控制在 5～20 天以内（含招标文件发售、投标单位编制标书、评标、澄清与优惠报价） ，具体时间注意与相关部门衔接好；3、合同谈判及签订时间控制在一周以内。

4、建安工程标段说明开工、竣工时间，设备物资采购标段说明提资、交货时间 计划外招标项目申报审批表项目名称： 编制时间： 年 月 日序号 项目名称 开工时间 竣工/交货 时间…提出部门（计划招标项目情况说明）：主管领导会审:技术部门（提供技术文件时间）会审:计划部门会审:总经理或授权人审批：日期：附件 2 招标文件会签单建安工程招标文件会签单 编制单位： 时间： 年 月 日招标项目名称项目招标情况说明（含项目概况、时间要求）经办人： 负责人： 日期：工程部审核人： 负责人： 日期：计划部 审核人： 负责人： 日期：技术部审核人： 负责人： 日期：审计监察中心法务人员：工程审计人员： 日期：招标部审核。