第03章 信息资源组织方法.doc

第03章 信息资源组织方法信息资源组织方法《信息资源组织与管理》之第3章内容提要 3.1信息资源组织概述 3.1.1 信息资源组织的内涵 3.1.2 信息资源组织的目的和要求 3.1.3 信息资源组织的过程3.2信息采集 3.2.1 信息源 3.2.2 信息采集途径 3.2.3 信息采集的方法3.3 信息资源组织的基本方法及途径3.3.1 信息资源组织的基本方法3.3.2 信息资源组织的途径 3.4 0>网络信息资源组织方法3.4.1 网络信息资源组织的新特点3.4.2 网络信息资源组织方法3.5 信息资源组织案例 3.1. 1 信息资源组织的内涵什么是信息资源组织？信息资源组织，又称信息资源整序，是利用一定的科学规则和方法，通过对信息资源外在特征和内容特征的描述和序化，实现无序信息流向有序信息流的转换，从而保证用户对信息资源的有效获取和利用，以及信息的有效流通和组合目的：把无序信息流转化为有序信息流，形成更高级的信息产品，以满足人们的特定需要意义：是信息资源管理的基本范畴之一；是信息资源建设的中心环节；是建立信息系统的重要条件；是信息检索与咨询的基础 ；是开展用户服务的有力保证 。

3.1. 2 信息资源组织的目的和要求目的：(1) 减少社会信息流的混乱程度(2) 提高信息产品的质量和价值3) 建立信息产品与用户的联系4) 节省社会信息活动的总成本 (5) 组织各种类型的信息资源检索工具 基本要求：(1) 信息内容有序化 (2) 信息流向明确化 (3) 信息流速适度化 (4) 信息数量精约化 (5) 信息质量最优化3.1. 3 信息资源组织过程从狭义上理解单纯指信息整序，即利用一定的科学方法，对信息外在特征和内容特征进行分析、选择、标引、处理，将无序的社会信息流转换为有序的社会信息流的过程 从广义上理解3.2.1 信息源(1/6) 1、什么是信息采集信息采集是指根据特定目的和要求将分散蕴涵在不同信息源的有关信息采掘和积聚起来的过程 2、什么是信息源信息源是人们获取信息的源头1、个人信息源2、实物信息源3、文献信息源4、数据库信息源5、组织机构信息源包括3.2.1 信息源(2/6) 1、个人信息源概念也称口头信息源，即通过人与人间的口头语言交流来获取信息的方式 人既是信息的凝聚点，也是信息的发射源特点 (1)及时性(2)新颖性 (3)强化感知性(4)主观随意性 (5)瞬时性3.2.1 信息源(3/6) 2、实物信息源概念实物信息源主要是指各种无机物(如水、空气、土壤、岩石、矿石等)样品，有机物(如动植物等)化石或标本，文物和人类劳动成果的样本，各类产品及服务市场，实验室以及其他有可能出现新的信息“火花”的场所。

特点 (1)直观性 (2)真实性 (3)隐蔽性 （潜在在实物中）(4)零散性 （时空分布广）3.2.1 信息源(4/6) 3、文献信息源概念指用一定的记录手段将系统化的信息内容储存在纸张、胶片、磁带、磁盘和光盘等物质载体上而形成的一类信息源 如：图书、期刊杂志、影像资料、微缩胶卷特点 (1)系统性(2)稳定性 (3)易用性(4)可控性 （控制：数量、质量、流量）(5)时滞性 （如：论文发表时间、图书的出版周期）3.2.1 信息源(5/6) 4、数据库信息源概念以数据库方式提供信息服务的一类信息源把大量的数据组织成数据库，一方面提高了用户的信息检索效率，另一方面也有利于实现信息资源共享 如：文字数据库、数值数据库、声像数据库和多媒体数据库等特点 (1)多用性（为用户提供尽可能多的检索途径 ）(2)动态管理性 （便于扩充修改，更新速度快 ）(3)技术依赖性 （依赖于计算机的运算能力和存储能力 ）3.2.1 信息源(6/6) 5、组织机构信息源概念各级各类组织机构主要是通过内外信息交换来发挥其控制功能，实现组织目标的一类信息源如：重庆市统计局信息、重庆市质监局信息特点 (1)权威性 （如：6>研究开发信息、生产经营信息、质量监督管理信息 ）(2)垄断性 （房管局的房屋拆迁信息、物价局的物价变更信息 ）3.2.2 信息采集途径（1/2） 1、内部途径（1）管理监督部门 （人财物、产供销等管理部门）（2）研究开发部门 （技术中心、研究院所）（3）市场营销部门 （市场部、销售部）（4）“葡萄藤”渠道 （小道消息的非正规组织信息流；决策者收集反馈意见）（5）内部信息网络3.2.2 信息采集途径（2/2） 2、外部途径（1）大众传播媒介 （各种传媒体：广播、电视、报纸、杂志等）（2）政府机关 （档案：工商企业注册登记通告、上市公司业绩报告、专利、标准等；政府出版物：研究报告、统计资料、各类白皮书等)（3）社团组织 （学会、协会：内部通讯、专业简报 ）（4）各种会议 （会议：研讨会、洽谈会、展览会、展销会、交易会、现场会、发布会、演示会 ）（5）个人关系 （广交朋友：接触、聚会闲聊 ）（6）协作伙伴 （供应链为纽带，在“双赢”原则下连成一体） （7）用户和消费者 （用户：需求信息；消费者：反馈信息 ）（8）外部信息网络——Internet3.2.3 信息采集的方法（1/3）抢劫窃取法敲诈利诱法委托收买法技术截获法交换索要法访问交谈法非公开信息日常积累法专家咨询法信息检索法参观考察法预订采购法问卷调查法公开信息静态信息动态信息 信息类型采集途径以下重点介绍两种3.2.3 信息采集的方法（2/3） 1、问卷调查法（1）问卷设计问卷格式应清晰，长度要适中；调查项目的安排要合理，并注意问答形式；提问时的语言应通俗易懂，明确具体。

2）选取样本1)简单随机抽样：适合于总体中个体单位差异不大情况；2)系统抽样：适合于总体中个体单位差异不大情况； 3)分层抽样（类型特征分层，选代表性样本）适用于总体数量较多，且内部差异较大的调查对象4)整群抽样（集体抽样：先将总体按一定标准分成许多群或集体，然后随机抽取若干群或集体作为样本实施逐个调查）5)多段类集抽样 （3）实施调查3.2.3 信息采集的方法（3/3） 2、访问交谈法（1）准备阶段1) 选择访谈对象：一是选择关键人物；二是利用人际关系网络2)拟定访谈提纲：访谈目的、中心议题和提问方式3)提前与被采访者取得联系：确认访谈时间、地点、人物等 4)携带必要证件、资料、工具：以便在需要时展示、记录2）实施阶段访谈实施的过程大体上可分为：接近被采访者、提出询问问题、引导和追询、访谈结束等几个环节基本访谈技巧： 1)接近技巧：自然接近（共同活动）、求同接近（寻求共同点）、友好接近（从关怀、帮助来联络感情）、正面接近（即开门见山）、隐蔽接近（伪装的身份、伪装的目的接近对方） 2)沟通技巧：创造一个融洽的沟通氛围 ；3)提问技巧：将疑问句变为陈述句；4)引导技巧：提醒、引导话题；5)追问技巧：以怀疑、惊奇、感叹的短句，使问题更具体、更准确；6)记录技巧：在准确记录回答的词语部分之外，在页边写下自己的观察和理解。

3）整理阶段3.3.1 信息资源组织的基本方法（1/3） 1、形式特征组织法概念形式特征组织法是根据信息的形式特征，使用一套形式化的符号系统，按照一定的规则组织信息的方法常见的形式特征组织法包括如下几种：（1）字顺组织法：按照揭示信息概念、信息记录和信息实体有关特征所使用的语词符号的音序或形序来组织排列信息的方法 （2）号码组织法 ：按照每件信息被赋予的号码次序或大小顺序排列的方法 （3）时空组织法：按照信息概念、信息记录和信息实体产生、存在的时间、空间特征或其内容所涉及的时间、空间特征来组织排列信息的方法 3.3.1 信息资源组织的基本方法（2/3） 2、内容特征组织法概念根据信息的内容特征，使用一套含有语义的符号系统来组织信息，就是内容特征组织法 常见的内容特征组织法包括两种：（1）分类组织法：依照类别特征组织排列信息概念、信息记录和信息实体的方法 （2）主题组织法 ：按照信息概念、信息记录和信息实体的主题特征来组织排列信息的方法 3.3.1 信息资源组织的基本方法（3/3） 3、信息效用组织法概念信息效用组织法是根据信息的实用价值来组织信息的方法， 它能够反映和满足用户的信息需求，在实际生活中应用极为广泛。

主要包括如下几种：（1）权值组织法：赋予不同信息以不同的权重值，然后通过复杂的计算，以权值大小为依据组织信息的方法2）特色组织法 ：根据某类用户、某一用户或用户某一方面的特殊需要组织信息的方法，如旅游信息等 （3）重要性递减法：重要性递减法是依据信息的重要程度序化信息，如报纸版面的设计等3.3.2 信息资源组织的途径（1/8） 1、信息选择概念从信息管理者的角度看，信息选择就是根据用户的需要，从社会信息流中把符合既定标准的一部分挑选出来的活动，是信息内容、传递时机、获取方式等信息流要素与用户需要相匹配的过程 （1）信息选择的标准： ① 相关性 ② 可靠性③ 先进性④ 适用性 3.3.2 信息资源组织的途径（2/8） 1、信息选择 （2）信息选择的方法： ① 比较法比较就是对照事物，以揭示它们的共同点和差异点运用比较法，首先应找出事物可比的共同基础，即比较对象的可比事项信息的可比事项包括时间、空间、来源、形式等等 ② 分析法通过对信息内容的分析判断其正确与否、质量高低、价值大小等 ③ 核查法通过对有关信息所涉及的问题进行审核查对来优化信息的质量 ④ 引用摘录法 引用表明了各信息单元之间的相互关系，一般来说，被引用次数较多或被本学科专业权威出版物引用过的信息质量较高。

⑤ 专家评估法对于某些内容专深且又不易找到佐证材料的信息，可以请有关专家学者运用指标评分法、德尔斐(Delphi)法、技术经济评估法等方法进行评价，以估测其水平价值，判断其可靠性、先进性和适用性 3.3.2 信息资源组织的途径（3/8） 2、信息标识 （1）数据项的确定数据项是描述信息外表特征或内容性质，如题名、作者、出版、主题、学科、号码等的各个著录事项，也是构成数据库记录的最小单位和基础 选取数据项一般应遵循下述原则① 完整性原则② 标准化原则 ③ 方便性原则 ④ 低冗余原则 ⑤ 灵活性原则 3.3.2 信息资源组织的途径（4/8） 2、信息标识 （2）信息外表特征的加工对于文献型信息 无论是印刷载体，还是缩微、声像、机读载体，国内外均有许多信息加工条例和标准对各类数据项的选取和描述分别做了规定和说明，只不过由于载体的差异而要对其载体形态特征作出特别描述 对于非文献型信息（如口头信息和实物信息等，有两种加工方法）一种方法是将口头信息和实物信息转化为文献型信息，然后依规定格式进行加工； 另一种方法是直接描述事物的名称、外形、内。