引用文写作基础知识(公文).doc

应用文写作基础知识一、应掌握的应用文写作基础知识（一）公文格式1、 行政公文的格式的概念：行政公文的格式就是指行政公文的文面格 式、用纸规范和印制规范的总和2、 行政公文的格式的内容：2001年1月1日施行的《国家行政机关公 文处理办法》第三章第十条对行政公文的格式做出了规范性的规定：“公文 一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发 人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、 主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成现行的行政公文［除 命令（令）、公告、通告、会议纪要等以外）的格式一般由文面格式、用纸格 式和印装格式三部分组成行政公文的书面格式划分为眉首、主体、版记三部分置于公文首页 红色反线（又称“间隔横线”）以上的各要素统称眉首；置于红色反线（不含 红色反线）以下的各要素统称主体；置于主题词（包含主题词）以下的各要素 统称版记1）眉首：眉首又称文件头，位于公文首页上部，用套红印刷，占首 页的三分之一或五分之二；一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文 机关标识、发文字号、签发人、红色反线等部分组成秘密等级和保密期限为了有效保证公文在传递、处理过程中的国家秘密 的安全，涉及国家秘密的公文应标明密级和保密期限。

秘密公文分为绝密、 机密、秘密三级，其中“绝密”、“机密”级公文还应标明份数序号紧急程度紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急"、“急件J如需同时标识秘密等级，则紧急程度在下，秘密等级在上发文机关标识发文机关又称版头，用红色标识居文件头部分正中， 一般有两种形式：一种是由发文机关名称和“文件二部分组成，如“北 京市人民政府文件”；另一种是只标明发文机关名称（适用于信函式格式）， 如“X X省人民政府”发文机关名称要用全称或规范化简称，如果是几个 单位联合行文，主办机关排列在前发文字号由发文机关代字、年份和序号三部分组成联合行文一般 只标明主办机关的发文字号签发人是指代表发文机关核准、制发该公文的负责人，是公 文生效的具体责任者上行文（包括上报的“请示” “意见”“报告”）应当 在首页注明签发人、会签人姓名红色反线（又称“间隔横线”）红色反线是一条较粗的通栏红线，位 于“发文字号”与文件主体部分的“标题”之间，把文件头部分和正文部 分分开一般政府机关公文用一条通栏红线，党的机关文件在通栏红线正 中加一颗红五星做标志2）主体：是文件的主要部分，包括标题、主送机关、正文、附件说明、 成文日期、印章、附注、附件八个部分。

标题公文标题的三要素：完整的公文标题由发文机关、事由、文种 三部分组成如《国务院办公厅关于表彰奖励中国女子足球队的通报》（国 办发［1 999J61号），发文机关是“国务院办公厅”，事由是“表彰奖励中国 女子足球队”，文种是“通报”公文标题的核心要素：“文种”是公文标题的核心要素，同时也是不能 省略的要素公文标题除了采用三要素齐备的完整式标题形式外，还可以采用省略 式标题形式省略式标题包括以下三种情况：一是省略发文机关的标题， 如《关于严厉打击传销和变相传销等非法经营活动的意见》，通常有文件版 头的公文（主要指上行文），标题不必再重复发文机关；二是省略事由只由 发文机关和文种组成的标题，如《中华人民共和国主席令沢《中国人民银 行通告》等；三是省略发文机关和事由，只有“文种” 一个要素的标题， 如《通告》、《公告》，这类标题一般适用于内容较单一的公布性、知照性公 文注意：公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号 对于转发文，除批转法规性文件加书名号外，均不对原标题加书名号转发上级机关的文件，如果标题过长，可以自拟事由摘要转发；如果 是层层转发的文件，可以只转发首发机关的名称。

例题：1、 国家税务总局转发了国务院题为“关于做好税制改革工作的通知” 这一文件，自治区地税局再转发给各盟市地税局，盟市地税局再进行转发 时，写成了《通辽市地方税务局关于转发内蒙古自治区地方税务局关于转 发国家税务总局关于转发国务院关于做好税制改革工作的通知的通知的通 知》，如何修改2、 标题过长或中间需停顿的，可用空格或换行的方式表述女口：国务 院关于依靠科技振兴农业加强农业科技成果推广工作的决定主送机关：是指负责办理和答复该份公文的主要受理机关，应当使用 全称或者规范化简称、统称下级向上级机关发出的请示或报告，一般只写一个主送机关，受双重 领导的下级机关向上级请示时，也要确定一个主送机关，其他用抄送形式, 不能多头主送，避免出现责任不明，误时误事的现象；上级对下级机关的 发文，主送机关应按法定或约定俗成的惯例排序，如通辽市人民政府下发 的普发性文件，主送机关可以是"各旗、县、市、区人民政府，市政府各 委、办、局”；凡是直接向社会或群众公布的公文及法规章程等，一般不写 主送机关如通告、公告等正文：是行政公文的核心部分，是用来表达具体的思想内容的正文 应根据文种和写作意图选择恰当的表达方式和结构，在公文格式规范、行 文关系正确的前提下，一篇公文的水平与效果关键取决于正文的拟定。

正文中的人名、地名、数字、引文应当准确引用公文应当先引标题, 后引发文字号；引用外文应当标明其中文含义正文写作的要求：第一，符合国家法律、法规，符合党和政府的方针、政策以及上级机 关的有关规定第二，要有针对性，即以事实为根据，分析问题，做到有的放矢第三，一般应一文一事，事由要集中、明确、重点突出第四，行文逻辑缜密，层次清晰，条理清楚第五，具体措施或意见要符合实际，明确具体，可操作性强第六，语言要准确、简洁、规范公文中的数字：公文中的数字，除成文日期、部分结构层次数和在词、 词组、成语、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须 使用汉字外，应当使用阿拉伯数字正文层次标识方法：第一层用“一、” “二、”“三、”……第二层用“（一）》“（二）” “（三）”……第三层用“1.” “2.” “3.” ••…第四层用 “（1）” “（2）” “（3）” 附件说明：公文如有附件，应在正文之后注明附件说明附件说明写在正文下空一行，左空二字用3号仿宋体字标识“附件”， 后标冒号，然后说明附件顺序和名称附件序号用阿拉伯数码，附件名称 后不加标点符号成文日期：是指公文完成并定稿的时间，是公文生效的标志。

成文日 期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期 为准决定、会议纪要等会议讨论通过的公文，以通过日期为准电报以 发出日期为准成文日期标注在正文右下方，右空四字，用汉字将年.月、日标全「零” 写为“0”，女口 “二00二年十月一日”印章：是公文合法生效的标志之一公文除会议纪要和以电报形式发 出的以外，应当加盖印章联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合 下发的公文，发文机关都应当加盖印章单一机关制发的公文在落款处不 署发文机关名称，只标识成文日期，加盖印章应上距正文一行之内，下压 日期，端正，印章用红色；联合行文并需加盖两个印章时，应将成文日期 拉开，左右各空七个字格，主办机关印章在前，两个印章均压成文日期， 不相交或相切；联合行文并需加盖三个以上印章时，应将各发文机关名称 （可用简称）按加盖印章顺序排列则在相应位置，并使印章加盖其上当公文排版所剩空白不能空下印章位置时，应采取调整行距、字距的 措施加以解决，务必使印章与正文在同一版面，不得采用标识“此页无正 文”的方式解决附注：指需要说明的其他事项，包括说明传达范围（如“此件发至县团 级”）、使用方法（如“此件可以翻印”）、正文中出现的名词术语的解释等, 或在使用请示文种时注明联系人的姓名和。

附注标识在成文日期下一行，居左空二字，应当加圆括号标注附件：是附在正文之后用于补充、说明正文的文字材料或图表材料， 是公文的重要组成部分有的公文因内容需要，又不便于写入正文的材料 才用附件的形式表达，并不是每份公文都有附件常见的附件有两种：一是随文所颁布、批转（转发）、报送的文字材料，实 际是公文的主要内容，而主件只起批准颁布、批转转发、报送或按语作用， 这类附件与公文正件具有同等效力二是补充、说明、解释正文内容的材 料，如代表名单、数字报表、图文资料等，其作用是为正确理解和执行公 文正件提供参考附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第一行顶格标识“附件”，有 序号时标识序号；如不能一起装订，应在附件左上角第一行顶格标识公文 的发文字号并在其后标识附件（或带序号）⑶版记：版记也称文尾，位于公文末页最下部，包括主题词、抄送机关、 印发机关和印发日期三个要素版记的最后一个要素置于最后一行主题词是确切表达公文主题和归属类别的规范化名词或名词 性词组，是文件信息输入计算机的一种信息符号因为按照区局文件精神, 从今年开始系统内部行文不再标注主题词，因为全区办公自动化系统都已 开通，标注主题词已没有必要。

但向系统外行文仍然要标注注意：一份 文件的标引，一般不超过6个主题词抄送机关：指除主送机关外需要执行或知晓公文的机关抄送上级机 关的用“抄报”；抄送平级和下级机关的用“抄送”抄送机关应使用全称或者规范化简称、统称，位置在主题词下一行， 左空一字标识“抄送”，后加冒号；抄送机关间用顿号隔开，回行时与冒号 后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号印发机关和印发日期印发机关多数不以行文机关名称出现，而只用该机 关办公室（厅）名称印发机关位于抄送机关之下，占一行位置印发机关 左空一字，印发日期右空一字印发日期以公文付印的日期为准，用阿拉 伯数码标识二）行政公文的行文规则一个机关的文件，按照行文关系、文件的去向，可以分为上行文、平行文、下行文和泛行文基本行文规则：(1) 根据机关隶属关系和职责范围行文的原则(2) 公文不直接报领导者个人的原则3) 非特殊情况不越级行文原则⑷同级机关可以联合行文的原则5)部门会签未经协调一致不得各自单独行文的原则受双重领导的机关向上级机关行文，应当写明主送机关和抄送机关上 级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送其另一上级机关以下两种情况不宜用抄送：1. 请示不得在主送上级机关的同时向其下级机关抄送；2. 凡与办理公文无关的机关一律不予抄送。

请示应一事一请示，不要一文多事如确有几件事需要请示上级，可 分别写成几份请示上呈报告不得夹带请示事项的规则部门内设机构除办公厅(室)外不得对外正式行文公文的语言特点：庄重、准确、朴实、精炼、严谨、规范庄重是指语言 端庄、格调郑重严肃；准确是指在表情达意时，语言真实确切，无虚假无 错漏，褒贬得当，语意明确界限清楚，符合实际，真切表达欲表达的内容; 朴实是指语言平直自然、是非清楚、明白晓畅、恰如其分、通俗易懂，无 浮华夸饰、无渲染、无形象描绘、无矫揉造作，忌堆砌华丽辞藻，忌滥用 辞格，讲求于平淡之中见神奇；精炼是指语言简明扼要，精当不凡，去浮 辞，忌冗长空泛，同时，又不苟简，即服从行文目的和表现主题的需要， 当祥则祥，当略则略；严谨是指语言含义确切、文句严谨、细致周密、分 寸得当，忌模糊含混、语意多歧；规范是指语言单位构成及组合不仅应符 合现代汉语的语法规则和一般逻辑规则，而且应合乎公务活动所提出的特 殊规范性要求—> 12种应用文体的写作（一）计划与方案计划与方案其实就是工作的打算和安排，进行书面化、条理化、具体化以后就是通常所说的“工作安排”、“工作要点”、“工作规划“工作方 案”，我们经常用到的就是“工作要点”或者叫“工作安排”。

不经常用到 的如书中提到的“中长期规划”、“项目方案。