DMS系统操作规范.doc

广广 东东 利利 泰泰 集集 团团 有有 限限 公公 司司编 号规 章 名 称施行日期2006-1-20I-JTZB-001-A利泰集团 DMS 系统操作规范页 次1/71 总则 1.1 制定的目的 为了规范集团各子公司在 DMS 系统中的操作、确保 DMS 应用的正确性与 DMS 数据 的准确性，特制定本制度严格执行本制度可实现以下目标： 一 规范集团各子公司的售后业务流程； 二 为子公司相关部门和集团总部提供准确、及时的业务数据； 三 为 CRM 等集成管理系统提供正确的数据来源 1.2 适用范围 利泰集团总部旗下各全资子公司及控股、管理的合资子公司 1.3 管理单位 本规定的解释、修改权归利泰集团总裁办 1.4 名词解释 DMS 系统：即“汽车经销商管理系统” 具体说来，就是在集团各专营店应用的超越、联 友、卓越和惠普系统 DMS 系统操作人员：指登录进 DMS 系统，进行读取和（或）写入操作的人员 账类：对于汽修业务来说，是指根据收款对象的不同对维修费用所作的划分一般分为客 账、免费账、险赔账、厂赔账四大类 厂赔账：指应由汽车厂家赔付的维修费用。

险赔账：指应由保险公司赔付的维修费用 客账：指应由厂家、保险公司之外的任何第三者支付的维修费用应由集团总部或集团其 它子公司承担的维修费用也属于客账 免费账：如果一个维修项目或备件，没有任何人承担赔付责任，必须由修理者承担全部维 修成本，就属于免费账免费账分为内部免费帐与外部免费账 客账减收：指给予客账的折扣金额客账实收金额与结算金额之间的差异也计入客账减收内部车辆：产权属于某一子公司的车辆或虽无产权、但子公司享有使用权并承担维护责任 的车辆称为该子公司的内部车辆内部车辆主要包括公务车和商品车 内部免费账：维修内部车辆时发生的免费账称为“内部免费账” 外部免费账：维修非内部车辆时发生的免费账称为“外部免费账” 2基本原则 DMS 系统操作必须遵循以下基本原则：2.1 数据录入的准确性与真实性 凡向集团 DMS 系统写入数据的操作人员，必须尽自己所能确保所录入的每一个数据 都是准确与真实的（集团另有明文规定要求录入特殊数据的情况除外） 2.2 数据录入的及时性 原则上，应该在实际业务发生的同时完成 DMS 数据的同步更新任何情况下，在实 际业务发生后的 36 小时内，必须完成 DMS 数据的更新。

如果在此时限内未能完成数 据更新，必须立即向集团资讯部报备并陈述原因 （集团另有明文要求不向 DMS 系统 中录入数据的情况除外 ）广广 东东 利利 泰泰 集集 团团 有有 限限 公公 司司编 号规 章 名 称施行日期2006-1-20I-JTZB-001-A利泰集团 DMS 系统操作规范页 次2/72.3 数据录入的完整性 DMS 操作人员在录入数据时必须确保数据的完整和详尽对于任何已投入应用的 DMS 数据录入界面，界面上的每一个数据录入点，只要存在相对应的实际业务数据， 就必须被录入严禁为节省录入时间只录必填数据的行为特别是，在汽修业务中， 客户信息与车辆信息（如 VIN 码、车牌、客户姓名、客户等）必须尽可能完整、 详尽 2.4 业务流程的正确性与完整性 DMS 系统操作人员必须严格遵照集团规定的业务流程进行操作严禁任何擅自改变或 省略标准业务流程的行为如遇特殊情况必须临时改变业务流程，必须先向资讯部提 出申请，资讯部将依据业务内容提请相关人员进行裁决除联友系统外，其它系统一 律禁止使用手工单应用联友系统的子公司，在使用手工单时，必须确保单据的连续、 完整，并定期与财务部门核对单据的使用与留存情况。

2.5 软件权限与业务权限分离的原则 因为各种 DMS 软件的权限设置功能都不够详尽，集团对于各类 DMS 操作人员的业务 权限的界定不一定可以通过软件权限设置来完成因此，操作人员在 DMS 系统中所 拥有的权限与他的实际业务权限不尽相同DMS 操作人员只能在其业务权限范围内进 行操作，绝不允许利用 DMS 权限与实际业务权限的差异在 DMS 系统中做超权限的操 作3数据录入规范 3.1 基础数据录入规范 3.1.1车牌录入规范： 一 商品车维修时车牌号码录入为“商品车 XXXX” ；未上牌的新车维修时，车牌号码录入 为“新车 XXXX” ，其中 XXXX 为该车 VIN 码的后四位如果录入时出现车牌重复的情况， 则加至 VIN 码后五位；如果仍然出现重复，加至 VIN 码后六位录入 PDI 合并工单时， 车牌应录为“PDI” ，厂家另有规定时按厂家规定执行 二 如果车辆的车牌为黑底白字，在录入车牌时，应在其实际车牌号后加“黑”字，中间无 任何空格与标点；如果车辆的车牌为黄底黑字，在录入车牌时，应在其实际车牌号后加 “黄”字，中间无任何空格与标点 3.1.2 VIN 码录入规范 集团 DMS 系统中录入的 VIN 码必须是 17 位。

遇到不足 17 位的 VIN 码，应在其前面加 “LITEDXXXX”补足 17 位，例如：如 VIN 码为“97026565” ，则录入为 LITEDXXXX97026565；如 VIN 码为“ZY026565656565” ，则录入为 LITZY026565656565录 入 PDI 合并工单时，VIN 录为“LITEDXXXXXXXXXPDI” 3.1.3 客户名称录入规范 一 在录入客户资料时，必须正确地区分车主与实际使用人车主是企事业单位的，录入时 应将单位名称作为车主名称如果实际使用人并非车主，应在 DMS 系统中录入完整的使用 人信息（超越和惠普系统中称为“联系人” ，卓越系统中称为“驾驶员” ，联友系统中称为 “使用者” ） 二 为了正确区分外部免费账与内部免费账，凡内部车辆维修，车主姓名必须为所属子公司 的标准简称，如“佛山利泰、江门利隆、龙腾花现”等而非内部车辆维修时，一定不能广广 东东 利利 泰泰 集集 团团 有有 限限 公公 司司编 号规 章 名 称施行日期2006-1-20I-JTZB-001-A利泰集团 DMS 系统操作规范页 次3/7将客户名称录为本公司的标准简称。

内部车辆的使用人或要求维修的部门应作为“实际使 用人”录入系统 3.1.4 客户录入规范 一 录入号码时，无需在外地号前加“0” ； 二 录入固定和小灵通号码时，必须录入区号，格式为“区号-号码” ； 三 如果想在一个录入点录入多个号码，用“/”号进行分隔,如“号码 1/号码 2/号码 3” 不得在“/”号前后插入空格号码的排序应按客户的意愿，客户愿意让公司打入的号 码应放在前面 3.1.5 品牌、车型与颜色的录入规范 凡是集团 CRM 系统的基础数据中已有的品牌、车型和颜色，DMS 数据录入时必须与之保持 一致此处所说的品牌，在联友系统中称为“车系名称” 3.1.6 精品与普通备件的区分标准 一 联友系统中，为了将精品与普通备件区分开来，应该在“备件目录”界面中设置其 “备件类别”或“备件属性” 凡是精品，至少满足以下两项条件之一：1 其备件类别为 “精品附件”或“系统商品” ；2 其备件属性为“风神精品”或“市场精品” 如果以上两 项条件都不符合，则为普通备件 二 在除联友系统之外的其它 DMS 系统中，精品和普通备件的区分标准是：备件编码的开 头两个字母是否为“JP”。

开头为“JP”的一定是精品，而开头不是“JP”的一定不是精品这两 个字母的大小写不做限定 3.1.7 漆料计量单位的规范 固体统一用“克”作为计量单位；液体统一用“升”作为计量单位；其它则以最小统计单 位，统一用“个”作为计量单位3.2 账类与结算信息的录入规范 3.2.1 联友系统 3.2.1.1 账类界定标准 一 厂赔账：付费类别为“PDI” 、 “首保” 、 “二保” 、 “保修”的维修项目或备件，属于厂赔 账 二 险赔账：付费类别为“保险”的维修项目或备件，其售价与开票价之间的差额，属于 险赔账 三 客账：凡是开票价不为零的维修项目或备件，其开票价属于客账开票价不为零的项 目或备件，如果付费类别不属于“PDI” 、 “首保” 、 “二保” 、 “保修” 、 “保险” ，其售价与开 票价之间的差额计入客账减收 四 免费账：开票价为零的项目，如果付费类别不属于“PDI” 、 “首保” 、 “二保” 、 “保修” 、 “保险” ，则属于免费账 3.2.1.2 付费类别的录入规范 因为“公司特别行动”和“其它”这两个付费类别的含义和账类都不清楚，所以除非厂家 有明确要求，否则不允许使用这两个付费类别。

3.2.1.3 结算界面录入规范 结算时， “实收费用”一栏录入的数据应与“应收费用”一栏的数值完全一致如果实际向 客户收取的费用并不是这个数值，应在打印出来的结算单上手工标注广广 东东 利利 泰泰 集集 团团 有有 限限 公公 司司编 号规 章 名 称施行日期2006-1-20I-JTZB-001-A利泰集团 DMS 系统操作规范页 次4/73.2.2超越系统 3.2.2.1账类界定标准 一 厂赔账：凡账类代码（即 CIW 代码）以 W 或 w 开头的维修项目和备件属于厂赔账； 二 险赔账：凡账类代码以 I 或 i 开头的维修项目和备件属于险赔账； 三 客账：凡账类代码以 C 或 c 开头的维修项目和备件属于客账； 四 免费与内部账：凡账类代码不以 C、c、I、i、W、w 开头的维修项目和备件属于免费与 内部账 3.2.2.2账类代码录入规范 一 免费账统一以 P 作为账类代码； 二 以账类代码 WZ、WY、…、WA 作为定额厂赔的标识定额厂赔是指厂家对于某些服务 （如首保等）不管具体工作内容给予定额赔付应该为每一种定额厂赔设立相应的账类代 码。

一种定额厂赔所对应的所有维修项目和备件必须在同一张工单内体现 3.2.2.3附加项目录入规范 一 维修时如出现委外加工，应在附加项目中录入，类别代码选择“OC” ；如出现代收代付 的备件采购（指代客户采购备件、公司不从中赚取差价） ，应在附加项目中录入，类别代码 选择“OP” 二 非代收代付的备件采购，不得录入附加项目，必须办理正常的入库和出库手续 三 录入附加项目时，禁止使用“OC” 、 “OP”之外的任何类别代码 3.2.2.4结算界面录入规范 收银时，只需在左侧的“支付方式”中选择“现金” 、 “挂账”等，无需在右侧录入对于 月结客户，支付方式应选取“挂账” 3.2.3惠普系统 3.2.3.1账类界定标准 一 厂赔账：账类代码为 W 的维修项目和备件属于厂赔账； 二 险赔账：账类代码为 P 的维修项目和备件属于险赔账； 三 客账：账类代码为 C 的维修项目和备件属于客账； 四 免费账：账类代码为 I 的维修项目和备件属于免费账 3.2.3.2 结算界面录入规范 如果客户用现金结账，应录入“现金” ；如果是月结客户，应录入“挂账” ；其它支付方式， 全部录入“支票” 。

3.2.4卓越系统 3.2.4.1账类界定标准 一 厂赔账：“性质”为“免保”或“索赔”的维修项目和备件，属于厂赔账； 二 险赔账：“性质”为“另项”的维修项目和备件，属于险赔账； 三 客账：“性质”为“正常”的维修项目和备件，属于客账； 四 免费账：“性质”为“站赔”的维修项目和备件，属于免费账 五 依照卓越软件的内在逻辑，修理类别为 0（免保）或 1（索赔）的工单，无论其维修项 目与备件的属性如何设置，全部计入厂赔账；修理类别为 6（返工）的工单，无论其维修广广 东东 利利 泰泰 集集 团团 有有 限限 公公 司司编 号规 章 名 称施行日期2006-1-20I。