(秘书理论与实务)项目四管理办公室环境

1、项目四 管理办公室环境,任务一 设计办公室环境,理 论 知 识,（一）办公室环境管理,1.办公室环境概述,办公室环境是指相对于户外环境而言，它指为实现某项功能，由办公场所、办公设备、办公人员等构成的有机整体。它包括办公室自然环境与办公室人际环境。 办公室自然环境又包括空间环境、视觉环境、听觉环境和空气环境。 办公室人际环境是指办公室人员在人际交往过程形成的各种关系的综合。,项目四 管理办公室环境,任务一 设计办公室环境,理 论 知 识,（一）办公室环境管理,2.办公室环境管理的原则,办公室环境管理是对办公室环境进行合理设计与布置、进行优化选择与调整，使其达到符合秘书工作的需要。办公室环境管理总的原则是方便、舒适、和谐、安全。,项目四 管理办公室环境,任务一 设计办公室环境,理 论 知 识,（二）办公室环境设计要求,1办公室家具与设备的布置应根据办公室大小和结构来进行。,2办公室采光尽可能采用自然光线,3尽量保证办公室安静。,4办公室色彩的选择要与公司文化相适应,5使用空调时，要注意下面三个方面：,6办公室绿化对于改善办公室环境，提高工作效率大有裨益。,项目四 管理办公室环境,任务一 设

2、计办公室环境,理 论 知 识,（三）个人办公桌桌面的设计,1办公桌桌面力求简洁、整齐。,2办公桌抽屉物品要井然有序。,项目四 管理办公室环境,任务一 设计办公室环境,相 关 链 接,（一）办公室布局设计,办公室布局主要有两种方式：一是开放式布局，一是封闭式布局。 开放式布局是指在较大的工作间中摆放较多的工作位。 封闭式布局是指按照任务不同，设计若干独立的小房间，一个部门占用一间，一个或几个员工在其中上班，每个房间有独立的办公设备。,项目四 管理办公室环境,任务一 设计办公室环境,相 关 链 接,（二）办公桌设计技巧,1.藏,2.扩,3.并,4.创,项目四 管理办公室环境,任务二 维护办公室公共区域环境,理 论 知 识,（一）公用区域物品与上司办公室的整理,（1）办公室文件，应全部放进文件柜，并将文件分门别类摆放，并贴上标签。,（2）办公室物品应尽量放在带门的物品柜中，小而零散物品应先装进收纳箱， 然后再放到物品柜中。,（3）为了让设备接线减少，可以将需要相连的设备，放置在同一区域。,1.公用区域物品的整理,项目四 管理办公室环境,任务二 维护办公室公共区域环境,理 论 知 识,（一）公

3、用区域物品与上司办公室的整理,2.上司办公室的整理,（1）上司办公室的整理和清洁工作应在上司上班前完成。 （2）整理与清洁的工作包括：开窗换气，调好空调的温度；给绿色植物浇水，清除残叶；整理桌面，检查办公用品；准备好茶水；搞好清洁卫生。,项目四 管理办公室环境,任务二 维护办公室公共区域环境,理 论 知 识,（二）办公室公用区域清洁标准,1.会议室的清洁标准,会议室的门、窗把手、表面、缝隙无尘土、无污渍； 桌椅摆放整齐，干净无尘土；椅子布面干净无污渍、无头发、无尘土；电话无污渍，摆放整齐； 墙面、布面无尘土、无污渍；悬挂摆放的各种饰品无尘土，摆放整齐； 白板干净无尘、无墨迹；垃圾筒内外干净，垃圾及时清倒；地面上无尘土、头发、无杂物、无污迹；空气清新，无异味；各种设备、设施完好无损。,项目四 管理办公室环境,任务二 维护办公室公共区域环境,理 论 知 识,（二）办公室公用区域清洁标准,2.办公区域的清洁标准,各办公设施完好无损； 桌面干净无污渍、无尘土；电脑、电话外观无污迹；文件柜干净无尘；屏风板完好整齐；布面干净无污迹无破损；玻璃、窗框无手印无尘土；窗帘悬挂整齐；椅子布面干净无污迹、无

4、尘，椅子腿干净无尘，摆放整齐；垃圾筒干净无污；垃圾及时清倒；垃圾袋及时更换；墙面、踢脚板、消火栓完好无损，无污迹、无尘土；文件柜、展示柜、书架、复印设备无尘土、无污迹；区域地毯干净无污迹、无尘土、杂物、无破损现象；各绿色植物、花盆内无杂物，盆体无尘、无污渍。,项目四 管理办公室环境,任务二 维护办公室公共区域环境,理 论 知 识,（二）办公室公用区域清洁标准,3.接待室的清洁标准,物品摆放整齐；沙发、茶几干净无污渍、无尘土；屏风板完好整齐；布面干净无污迹无破损；窗帘悬挂整齐、玻璃、窗框无污渍无尘土；茶具干净，无手指印，茶叶罐无破损无灰尘；饮水机干净，无污渍；文件柜、书报架无尘土、无污迹，摆放整齐；地毯干净无污迹、无尘土、杂物、无破损现象；各绿色植物、花盆内无杂物，叶子无尘、无污渍。,项目四 管理办公室环境,任务二 维护办公室公共区域环境,相 关 链 接,（一）营造良好的人际环境,1不要背后议论人、传播小道消息。,2融入团队。,3坦诚，敞开心扉。,4积极鼓励。,项目四 管理办公室环境,任务三 检查与处理办公室安全隐患,理 论 知 识,（一）办公室安全隐患的特点,1不易察觉性 例如有的办公

5、室在地上布线，行人稍不注意就可能被绊倒。 2作用的持续性 例如办公桌椅过高对人危害，平时大家没有多少受害的感觉，但时间一长，就会让人患上颈椎病。,项目四 管理办公室环境,任务三 检查与处理办公室安全隐患,理 论 知 识,（二）办公室有碍健康和安全的隐患,1.工作区环境隐患,2.办公家具与设备隐患,3.工作人员行为习惯隐患,4.办公室物品堆放的隐患,项目四 管理办公室环境,任务三 检查与处理办公室安全隐患,理 论 知 识,（三）办公室环境安全隐患检查的内容与记录,1办公环境安全隐患检查的内容 (1)办公室门窗是否清洁、牢固，门锁窗扣是否能用，天花板、墙面是否完好干净。 (2)办公室光线是否充足，灯光是否稳定，太阳光是否直射人的眼睛。 (3)办公室空气是否有异味，是否张贴有禁止吸烟标志。 (4)办公室温度是否适宜，一般室温不低于160c，不高于300c。 (5)办公室空间是否足够，一般平均每人应有5平方料。 (6)办公室是否安静。 (7)办公家具是否符合安全标准，摆放是否安全。 (8)办公设备安装和操作是否候选人符合要求，接线是否规范。 (9)消防设施能否使用。 (10)办公室是否准备接救

6、用品。,项目四 管理办公室环境,任务三 检查与处理办公室安全隐患,理 论 知 识,（三）办公室环境安全隐患检查的内容与记录,1办公环境安全隐患检查的内容,检查时间 年 月 日 检查人,表 4-5 安全隐患记录及处理表,项目四 管理办公室环境,任务三 检查与处理办公室安全隐患,理 论 知 识,（四）安全隐患检查及处置方法,1秘书应定期对办公室环境和办公设备进行检查。 2对于发现的安全隐患，如果属于自己职责范围，自己又能处理的，应及时处理，以减少危险的发生。如果自己无法处理的，应通知相关人员并作跟进，直到问题解决。 3秘书将隐患处理结果填写在隐患处理记录表中。,项目四 管理办公室环境,任务三 检查与处理办公室安全隐患,相 关 链 接,（一）办公室信息安全工作内容和保密措施,1办公室信息安全工作内容 从信息载体来分，秘书的信息安全工作主要有口头信息保密、纸面信息保密和电子信息保密。口头信息保密就是保证不从口头上透露涉密的信息，纸面信息保密就是保证以纸、胶片等为载体的文字、图形、表格等涉密信息不被不应知晓人获得。电子信息保密就是保证以电子存储的保密信息不被盗、不损坏。这三方面的保密工作，用通俗的话来说就是管住自己的“嘴”和“手”。,项目四 管理办公室环境,任务三 检查与处理办公室安全隐患,相 关 链 接,（一）办公室信息安全工作内容和保密措施,2办公室信息安全工作保密措施,（1）口头信息的保密措施,（2）纸面信息的保密措施,（3）电子信息安全的保密措施,

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