DC2-01001 管理体系文件控制程序
14页1、 文件编号: DC2-01001质量、环境和职业健康安全程序文件页 码: 14 of 14版本/版序: A/1管理体系文件控制程序1 目 的确保对管理体系的有效运行起重要作用的所有场所,使用相应文件的有效版本。2 适用范围适用于公司与管理体系有关文件(含适当范围的外来文件)的控制。3 权 责3.1 管理部负责公司所有文件资料的具体控制、监督和检查。3.2 生产部负责所有技术性文件资料的具体控制、监督和检查。3.3 各部门负责本部门使用文件资料的具体控制、监督和检查及其充分性和适宜性的评审、管理工作。3.4 外来各种与质量体系运行要求有关的政策性、标准性文件及相关法律法规,管理性文件由质量部负责管理。技术性文件由总工程师负责管理。3.5 外来各种与环境及OHS体系运行要求有关的政策性、标准性文件及相关法律法规,由生产部负责管理。4工作程序4.1 工作流程图文件的编制/外来文件的收集文件的审
2、核/外来文件的识别文件的批准/外来文件的批示文件的发放/回收文件的使用、保存文件的评审文件的归档文件的更改起草人:日 期:审核人:日 期:批准人:日 期:制订部门: 发行部门: 制订日期: 修订日期:发行日期: 受控状态分发号4.2 文件编制的申请与决定4.2.1 管理类文件的制订,由管理部统一安排/规划,以确保文件的唯一性;4.2.2 未经批准,各部门不得自行制订管理文件,“批准”,是指下列情况之一:1)现行文件中有规定, 如本文件规定管理部协同生产、质量部制订技术文件管理规定;2)向管理部提出申请,并得到同意。4.2.3 管理部、协同生产部、质量部制订并实施技术文件管理规定。4.3 文件分类及编制、审核与批准(见表1)序号文件类别/名称编制部门审核部门或人员批准人备 注1管理方针、目标管理者代表组织管理者代表总经理包括各部门目标2管理手册管理者代表组织管理者代表总经理3程序文件管理者代表组织质量部组织管理者代表4技术文件生产部质
3、量部安环部生产部质量部总工程师5作业管理文件归口部门归口部门组织分管领导6各类表格归口部门部门领导组织分管领导7各类计划归口部门部门领导分管领导按具体文件执行8外来文件归口部门审查适用性含法规、标准等。A 各类计划为有时效限制的专用文件,其他文件均为通用文件。B 作为标样的实物样件或照片等,也应视同文件进行控制。C 文件“编、审、批”权限与其他专类管理文件不一致时,以专类管理文件为准。4.4 文件编号4.4.1 管理文件编号方法A 管理手册编号:例:DC1-A/0 编号第一节“DC”为东瑞化工英文缩写(以下同),“1”表示一级文件,第二节“A”为版本号,版本的换次用英文字母依次更换标识。0为版序号。为修订序号。B 程序文件编号:例:DC2-01001,第一节“DC”意义同上,“2”表示二级文件,“01001”为文件类别号与文件三位数序号。C 作业文件编号:由IMS体系文件引用的作业文件(非化工文件系统)编号方法为:例:DC3-01001,第一节“DC”意义同上,“3”表示三级文件,“01001”从属程序文件的类号,依次标出文件三位数序号。三级文件是原
4、化工文件系统的,编号以原来的编号表示。D 表单文件号后缀两位数,01,02依次表示。4.4.2 技术文件编号方法按技术文件管理规定执行。4.5 文件的受控及其标识4.5.1 在公司范围内与管理体系运行有关的文件均为受控文件。4.5.2 文件的受控与非受控A 受控与否,是针对某类文件的文本,如管理手册是一个文件,复印的多本管理手册,是手册的文本;B 文件文本,按其发放/使用对象分为“受控”和“非受控”,即:1)“受控”一般是指发放和更改受到控制的文件文本,受控文本的发放对象为各执行部门/人员、认证机构等;2)为了宣传等目的向外分发的文件为非受控文本, 如提供给顾客的管理手册。C 需受控的文件文本,一般简称为受控文件。4.5.3 一般情况下,在受控文件应加盖“受控文件”印章;但不盖章并不意味着文件不需受控或文件失控。4.5.4 文件发放前,发放责任部门盖受控章。4.5.5 对有时效限制的临时性文件、一次性文件( 如内审计划等),不盖“受控文件”印章,需要时,可以其它方式(如公司行政公章)明确其效力。4.4.6 用以记录的表格均不盖章。4.6 文件发放4.6.1 发放
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