汽车销售服务有限责任公司内部控制程序DOC-47P
47页1、 车销售服务有限责任公司版编 制: 审 核: 批 准: 发布日期: 分 发 号: 04 号1 目的对 与 组 织 质 量 管 理 体 系 有 关 文 件 进 行 控 制 ,确 保 各 部 门 所 使 用 文 件 为 有 效 版 本 。2 范围适用于与质量管理体系有关文件控制。3 经理负责批准发布质量手册和程序文件。理者代表负责审核质量手册、程序文件。部门负责相关文件的编制、使用和保管。公室负责组织对体系文件的管理。部门负责本部门与质量管理体系有关的文件收集、整理和归档等。4 司第一级文件质量手册、第二级程序文件,并由办公室备案保存;司第三级文件包括质量记录和作业指导书及其他相关文件等,由各相关部门自行保存并报办公室备案存档。件的编号A:如:为公司代号本号;如:为公司代号本号;量记录(第三级文件) 如:质量记录本号(;质量手册和程序文件版本说明则直接注明在封面,如第 A 版;外来文件沿用原编号,方针目标文件以方针目标发布年份作为标识,不设编号。件的编写、审核、批准、发放a)公司管理体系文件如:质量手册和程序文件由办公室负责组织编写,由管理者代表审核,上报总经理批准发布,由办公室负责登记、
2、发放;b)各部门文件由各部门组织编写、汇总,管理者代表审核,报总经理批准,办公室负责登记、发放。件的受控状况文件分为“受控”和“非受控”两大类,凡与质量体系运行紧密相关的文件应为受控,由各主管部门按规定执行。所有受控文件必须在该文件首页加盖“受控”印章,非受控文件则无“受控”印章。件的更改a)质量手册由办公室组织更改,填写文件更改申请 ,经管理代表审核,上报总经理批准后更改,由办公室发放。办公室应保留文件更改内容的记录;b)其他文件的更改由各相应主管部门填写文件更改申请单 ,经原审批部门审批,再由各相应部门指定人员进行更改、发放、处理。c)少许修改可采用划改和加上更改内容。d)具 有 较 多 更 改 的 原 文 件 必 须 由 相 应 主 管 部 门 收 回 , 以 确 保 有 效 文 件 的 唯 一 性 。件的领用文件使用者应填写文件登记表 ,经相应主管部门负责人审批方可领用。件的保存、件的保存a)质量管理体系文件由办公室保管b)各部门文件由本部门保管。c)对受控文件,各部门应及时填写本部门使用文件的部门受控文件清单 。d)任何人不得在受控文件上乱涂乱改,不准私自外借,确保文件的清晰
3、、易于识别和检索。件的作废和销毁a)所 有 失 效 或 作 废 文 件 , 加 盖 “作 废 ”印 章 , 确 保 防 止 作 废 文 件 的 非 预 期 使 用 ;b)为某种原因需保留的任何已作废的文件,加盖“保留”印章 要销毁的作废文件,经管理者代表批准后销毁。件的借阅、复制借 阅 、 复 制 与 质 量 管 理 体 系 有 关 的 文 件 , 应 填 写 文 件 登 记 表 , 向 资 料 管 理 员 借 阅 、 复制 。 公 室 负 责 收 集 相 关 国 家 、 行 业 、 国 际 标 准 的 最 新 版 本 , 统 一 编 号 、 加 盖 受 控 印章 。部门要把上述标准及其他与质量管理体系有关的外来文件填入“部门受控文件清单” ,并报办公室备案。年由办公室组织对现有质量体系文件进行定期评审,各部门结合平时使用情况进行适时评审。5 相关文件质量记录控制程序6 件登记表控文件清单件更改申请件销毁申请 车销售服务有限责任公司版编 制: 核: 准: 号: 05 号1 目的对质量管理体系所要求的记录予以控制。2 范围适用于为证明产品符合要求和质量管理体系有效运行的记录。3 公室负责
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