会展企划书

1、会会展展策策划划1、交通费用 交通费用可以细分 为： (1)、出发地至会务地的交 通费用包括航班、铁路、公 路、客轮，以及目的地车站、机 场、码头至住宿地的交通 (2)、 会议期间交通费用主要是会 务地交通费用，包括住宿地至会 所的交通、会所到餐饮地点的交 通、会所到商务交际场地的交 通、商务考察交通以及其他与会 人员可能使用的预定交通。 (3) 、欢送交通及返程交通包括 航班、铁路、公路、客轮及住宿 地至机场、车站、港口交通费 用。2、会议室/厅费用 具体可细分为： (1)、会议场地租金通常而言 ，场地的租赁已经包含某些常用设施，譬如激光指示笔、音响系统、 桌椅、主席台、白板或者黑板、油性笔、粉笔等，但一些非常规设施 并不涵盖在内比如投影设备、临时性的装饰物、展架等，需要加 装非主席台发言线路时也可能需要另外的预算。 (2)、会议设施租赁 费用此部分费用主要是租赁一些特殊设备，如投影仪、笔记本电 脑、移动式同声翻译系统、会场展示系统、多媒体系统、摄录设备等 ，租赁时通常需要支付一定的使用保证金，租赁费用中包括设备的技 术支持与维护费用。值得注意的是，在租赁时应对设备的各类功效参 数作

2、出具体要求（通常可向专业的会议服务公司咨询，以便获得最适 宜的性价比），否则可能影响会议的进行。另外，这些会议设施由于 品牌、产地及新旧不同，租赁的价格可能相差很大。 (3)、会场布置 费用如果不是特殊要求，通常而言此部分费用包含在会场租赁费 用中。如果有特殊要求，可以与专业的会议服务商协商。 (4)、其他 支持费用这些支持通常包括广告及印刷、礼仪、秘书服务、运输 与仓储、娱乐保健、媒介、公共关系等。基于这些支持均为临时性质 ，如果会议主办方分别寻找这些行业支持的话，其成本费用可能比市 场行价要高，如果让专业会议服务商代理，将获得价格相对比较低廉 且服务专业的支持。 对于这些单项服务支持，主办方应尽可能细化 各项要求，并单独签订服务协议。3、住宿费用 住宿的费用应该非常好理解 值得注意的只是住宿费里面有些价格 是完全价格，而有点是需要另外加收政府 税金的。对于会议而言，住宿费可能是主 要的开支之一。找专业的会展服务商通常 能获得较好的折扣。 正常的住宿费除与酒 店星级标准、房型等因素有关外，还与客 房内开放的服务项目有关譬如客房内 的长途通讯、洗换、迷你吧酒水、一次性 换洗衣物、互联网

3、、水果提供等服务是否 开放有关。会议主办方应明确酒店应当关 闭或者开放的服务项目及范围。 4、餐饮费用 会议的餐饮费用可以很简单，也可以很复杂，这取决于会议议程需 要及会议目的。 (1)、早餐 早餐通常是自助餐，当然也可以采取围桌式就餐，费 用按人数计算即可（但考虑到会议就餐的特殊性及原材料的预备，所以预计就餐 人数不得与实际就餐人数相差到15，否则餐馆有理由拒绝按实际就餐人数结算 而改为按预定人数收取费用） (2)、中餐及午餐 中餐及午餐基本属于正餐， 可以采取人数预算自助餐形式，按桌预算围桌式形式。如果主办方希望 酒水消费自行采购而非由餐馆提供，餐馆可能会收取一定数量的服务费用。 (3) 、酒水及服务费 通常，如果在高星级酒店餐厅就餐，餐厅是谢绝主办方自行外 带酒水消费的，如果可以外带酒水消费，餐厅通常需要加收服务费。在高星级酒 店举办会议宴会，通常在基本消费水准的基础上加收15左右的服务费。 (4)、 会场茶歇 此项费用基本上是按人数预算的，预算时可提出不同时段茶歇的食 物、饮料组合。承办者告知的茶歇价格通常包含服务人员费用，如果主办方需要 非程序服务，可能需要而外的预算。通常情

4、况下，茶歇的种类可分为西式与中式 两种西式基本上以咖啡、红茶、西式点心、水果等为主，中式则以开水、绿 茶或者花茶、果茶、水果、咖啡、水果及点心为主。 (5)、联谊酒会/舞会 事实 上，联谊酒会/舞会的预算可能比单独的宴会复杂，宴会只要设定好餐标与规模 ，预算很容易计算。但酒会/舞会的预算设计到场地与节目支持，其预算可能需 要比较长的时间确认： 5、杂费 杂费是指会展过程中一些临时性安排产生的费用，包括打 印、临时运输及装卸、纪念品、模特与礼仪服务、临时道具、传真 及其他通讯、快递服务、临时保健、翻译与向导、临时商务用车、 汇兑等等。杂费的预算很难计划，通常可以在会务费用预算中增列 不可预见费用作为机动处理。 那么，展览的预算与会议预算相比 有什么不同呢？ 展览预算与会议预算有相同的地方，也有不同的 地方 相同的地方：住宿费、餐饮费、商务考察费用(如果有考察 计划的话)。 不同的地方：展览场地租赁、展览布置、展品运输与 仓储、小型新闻发布会或者酒会。 展览场地租赁：如果展览在固 定的展览场地进行，那么展览场地的租赁预算通常按展位计算。国 际标准展位面积通常为3mX3m,隔断高度在2.3m

5、至2.5m之间。标配 设施有射灯、椅子、资料桌、电源。展馆业主通常有下列设备可供 租赁：展布支架、视听设备、多媒体设备、装饰用品、小型搬运工 具等。 如果是在其他公共场所举办展览(譬如市政广场或者体育场 所等)，那么场地租赁的预算就很难预测了通常面议，按日计算 ，价格与场地人流集中度及展览时间(是否重要假日等)有关。6、视听设备 除非在室外进行，否则视听设备的费用通常可以忽 略。如果为了公共关系效果而不得不在室外进行，视听设备的预算 就比较复杂，包括： 设备本身的租赁费用，通常按天计算 设 备的运输、安装调试及控制技术人员支持费用，可让会展服务商代 理 音源主要是背景音乐及娱乐音乐选择，主办者可自带，也 可委托代理 c、演员及节目 通常可以选定节目后按场次计算预 算金额通常与节目表演难度及参与人数正相关。在适宜地点如果有 固定的演出，那预算就很简单，与观看表演的人数正相关专场 或包场除外。 d、其他点心、水果及调制色酒 邀请 不管什么样的会议或者展览，主办者当然希望适宜的对象(客户)参加。作 为主办者，邀请的方式非常重要。通常情况下，邀请包括信息发布、回执处理、 确认通知等3个程序。

6、信息发布从媒体上分有印刷品(包括邀请信函、组织文 件、会议通知)、电子邮件、印刷媒介公告、电子媒介公告等几种形式。通常信 息发布包括主题、时间、地点(暂定或者候选)、主要议程及安排、费用及标准等 等，有些还附送会议(展)企划书，可以让参与者了解参加的意义及对会展的期 望。 回执对于主办者来说，回执是对会展企划活动成功与否的判定标志之 一。回执收到后，通常需要统计(在这之前，需要提醒的是回执单的设计非常重 要，应当是合理且圆满的，应当包括如下信息明确的人数、职务、性别、联 系方式、预计到达目的地时间、迎送要求等等)、确认回执有效(通常以会务费用 是否交纳为标志)，接下来需要做的就是资源分配主要是展位与酒店住宿的安 排，回执确认即确认通知可以在这一切完成后发出。回执可以有多种形式传 真、信函、电子邮件、网路回执或者电话均可。回执需要注意的是，如果会展课 题允许，应该考虑到参与者的特殊要求，譬如家属、随行人员、保健要求、交通 代理、饮食习惯、住宿要求等，如果回执清楚，那么对会展的有序安排会起到很 大帮助。 确认通知如果会务费用确认或者有其他方式可以确认，可以发出 确认通知。同时发出的应该还有

7、会展的确切地点、时间、议程、签到程序及会展 注意事项等。签到与入住安排签到与入住安排 如果是小型商务会议，签到相对简单，仅仅是如果是小型商务会议，签到相对简单，仅仅是 名录登记。但如果是大型会议或者展览，那么签到就是一项复杂的名录登记。但如果是大型会议或者展览，那么签到就是一项复杂的 工作。工作。 通常情况下，会议的签到与住宿安排连在一起。大型会议通常情况下，会议的签到与住宿安排连在一起。大型会议 如果想要签到过程不出现混乱，必要的流程及准备是必须的如果想要签到过程不出现混乱，必要的流程及准备是必须的回回 执统计表、签到表格、引导及协助人员、住宿宾馆准确的房间数量执统计表、签到表格、引导及协助人员、住宿宾馆准确的房间数量 及房间号、房间分配表、钥匙、标明入住者姓名及房号的小信封及房间号、房间分配表、钥匙、标明入住者姓名及房号的小信封( (内内 装客房钥匙，通常酒店可以提供装客房钥匙，通常酒店可以提供) )、入住酒店相对明显的路径指示、入住酒店相对明显的路径指示、 会议会议( (展览展览) )须知、会议须知、会议( (展览展览) )详细日程、考察线路及参与方式、酒店详细日程、考察线路及参

8、与方式、酒店 功能开闭说明及付费标准、返程预定及确认、会务交通使用方式及功能开闭说明及付费标准、返程预定及确认、会务交通使用方式及 付费标准等等。如果可能，尽量使用计算机作签到。一般情况下，付费标准等等。如果可能，尽量使用计算机作签到。一般情况下， 签到服务人员应该不少于签到服务人员应该不少于6 6人人工作时间应该根据会展参与人员抵工作时间应该根据会展参与人员抵 达时间合理分配。达时间合理分配。 如果事先将回执的项目设计得很周全，对于签如果事先将回执的项目设计得很周全，对于签 到及入住安排有很大帮助。到及入住安排有很大帮助。餐饮安排 一般而言，展览不统一安排餐饮(特邀嘉宾或者重 要客户除外)，会议通常统一安排餐饮。餐饮安排通常有两种 形式自助餐或者围桌餐。类别有中式、西式及清真系 列。 统一安排餐饮的会议，对于成本的控制非常重要，自助 餐一般可以发餐券控制(很多酒店对于自助餐的开设有就餐人 数的最低要求)，可以事先制订餐标及餐谱，严格区分正式代 表与随行人员、家属，特殊要求者可以和餐厅协商。围桌式 餐饮安排比较复杂特别是大型会议的时候。围桌式餐饮 安排需要考虑的问题有：开餐时间、每桌人数、入餐凭证、 同桌者安排、特殊饮食习惯者、酒水种类及付款等。需要提 醒的是，会议前期考察时注意餐厅及用具的卫生情况，不能 让就餐者出现健康问题。如果就餐者无法按时集合就餐，可 采取那桌够人数那桌开席的做法，以保证就餐者的权益。交际/酒会 交际/酒会一般需要细心策 划。酒会的目的是加强公共关系及客户 感情联谊，所以氛围十分重要。 交际/ 酒会通常在一个环境相对封闭且有特色 的地方举行。涉及的环节有：乐队(或 者音响、音源)、节目及演员、节目 单、酒水、水果、点心、烧烤食品、道 具、烧烤用具、司仪、交通工具、天气 预报、第二方案、电器技师、保安人 员、临时舞伴、助兴烟火、厨师、服务 人员等。 重点：场地、节目、司仪、 安全保障、服务程序。 由于酒会的规 模及目的不同，没有完整的标准酒会模 式，只能借鉴一些已经举办过的酒会实 例

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